Определение ключевых полей
Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.
Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:
- Включить в таблицу поле счетчика.
- Задать для него автоматическое увеличение на 1.
- Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).
Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик (AutoNumber).
Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:
- Открыть таблицу в режиме Конструктора.
- Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.
- Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).
Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в окне Конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала нужно определить ключ, а затем нажать кнопку Индексы (Indexes) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design). Затем в появившемся окне Индексы (Indexes) нужно указать другой порядок полей для индекса с именем Ключевое поле (Primary Key).
Рассмотрим в качестве примера применения составного ключа таблицу "Заказано" (OrderDetails) базы данных (Northwind) (рис. 2.23).
В данном случае в качестве составного ключа используются поля "Код заказа" (OrderlD) и "КодТовара" (ProductID), т. к. ни одно из этих полей в отдельности не гарантирует уникальность записи. При этом в таблице выводится не код товара, а наименование товара, т. к. поле "КодТовара" (ProductID) данной таблицы содержит подстановку из таблицы "Товары" (Products), а значения полей "КодТовара" (ProductID) этих таблиц связаны отношением "один-ко-многим" (одной записи таблицы "Товары" (Products) может соответствовать несколько записей таблицы "Заказано" (OrderDetails)). Оба поля могут содержать повторяющиеся значения. Так, один заказ может включать в себя несколько товаров, а в разные заказы могут включаться одинаковые товары. В то же время сочетание полей "КодЗаказа" (OrderlD) и "КодТовара" (ProductID) однозначно определяет каждую запись таблицы "Заказы" (OrderDetails).
Добавление и изменение первичного ключа таблицы в Access
Первичный ключ — это поле или набор полей со значениями, которые являются уникальными для всей таблицы. Значения ключа могут использоваться для обозначения всех записей, при этом каждая запись имеет отдельное значение ключа. Каждая таблица может содержать только один первичный ключ. Access может автоматически создавать поле первичного ключа при создании таблицы. Вы также можете самостоятельно указать поля, которые нужно использовать в качестве первичного ключа. В этой статье объясняется, как и зачем использовать первичные ключи.
Чтобы задать первичный ключ таблицы, откройте таблицу в режиме конструктора. Выберите нужное поле (или поля), а затем на ленте щелкните Ключевое поле.
Примечание: Эта статья относится только к классическим базам данных Access. В веб-приложениях Access и веб-базах данных первичный ключ для новых таблиц назначается автоматически. Несмотря на то что автоматические первичные ключи можно менять, делать это не рекомендуется.
В этой статье
Общие сведения о первичных ключах в Access
Используя поля первичных ключей, Access быстро связывает данные из нескольких таблиц и объединяет их понятным образом. Вы можете добавить поля первичных ключей в другие таблицы, чтобы ссылаться на таблицу, которая является источником первичного ключа. В других таблицах поля называются внешними ключами. Например, поле «ИД клиента» в таблице «Клиенты» также может отображаться в таблице «Заказы». В таблице «Клиенты» оно является первичным ключом. В таблице «Заказы» оно называется внешним ключом. Проще говоря, внешний ключ — это первичный ключ другой таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Основные сведения о создании баз данных.
1. Первичный ключ
При переносе существующих данных в базу данных в них уже может существовать поле, которое можно использовать как первичный ключ. Часто в роли первичного ключа таблицы выступает уникальный идентификационный номер, например порядковый или инвентарный номер или код. Например, в таблице «Клиенты» для каждого клиента может быть указан уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом.
Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.
При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и типом данных «Счетчик».
Создание приемлемого первичного ключа
Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать несколько характеристик.
Ключ должен однозначно определять каждую строку.
В нем не должно быть пустых или отсутствующих значений — он всегда содержит значение.
Ключ крайне редко изменяется (в идеале — никогда).
Если не удается определить приемлемый ключ, создайте для него поле с типом данных «Счетчик». Поле «Счетчик» заполняется автоматически созданными значениями при первом сохранении каждой записи. Таким образом, поле «Счетчик» соответствует всем трем характеристикам приемлемого первичного ключа. Дополнительные сведения о добавлении поля «Счетчик» см. в статье Добавление поля счетчика в качестве первичного ключа.
Поле с типом данных «Счетчик» является хорошим первичным ключом.
Примеры неудачных первичных ключей
Любое поле, не имеющее одной или нескольких характеристик подходящего первичного ключа, не следует выбирать в качестве первичного ключа. Ниже представлено несколько примеров полей, которые не годятся на роль первичного ключа в таблице «Контакты», и пояснения, почему их не следует использовать.
Связывание таблиц и удаление связей в Microsoft Access
Работа с базами данных — процесс, требующий определённых навыков и понимания некоторых нюансов. Разработанная компанией Microsoft программа Access даёт пользователям возможность быстро создавать и редактировать БД. Один из важнейших моментов, с которым обязательно нужно разобраться, при создании БД — связывание её элементов. В этой статье разберёмся с тем, как создать или удалить связи между таблицами в Access. Давайте же начнём. Поехали!
Прежде чем мы перейдём к связыванию, необходимо создать так называемые ключевые поля. Что это такое? Ключевое поле — это поле, определяющее каждую запись. Теперь перейдём непосредственно к его созданию. Открыв нужную таблицу, щёлкните правой кнопкой мыши по вкладке и выберите пункт «Конструктор». Затем добавьте новое поле. Например, если у вас есть список сотрудников, то ключевым стоит сделать «код сотрудника», указав тип данных «счётчик» либо «числовой». Чтобы сделать его ключевым, нажмите кнопку «Ключевое поле», расположенную на панели инструментов Microsoft Access. Далее, необходимо проделать то же самое для всех остальных таблиц.
Теперь уже можно связывать наши таблицы. Чтобы сделать это, откройте вкладку «Работа с базами данных» и в разделе «Отношения» ленты инструментов выберите пункт «Схема данных». Перед вами откроется окно, в котором понадобится выбрать все таблицы. Поочерёдно кликните по каждой из них. Закончив, выйдите из этого окна. Теперь нужно определиться с тем, как именно связывать. Например, есть две таблицы: «Бренд» и «Одежда», между которыми необходимо связать между собой. Поле «Код бренда» должно быть и там, и там. Если оно отсутствует — создайте его. При этом для записей категории «Бренд» оно будет ключевым (так называемый первичный ключ), а для «Одежда» — обычным (внешний ключ). Первичный ключ «Код бренда» перетащите на внешний ключ «Код бренда». После этого появится диалоговое окно, в котором нужно отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Отметив все пункты, нажмите кнопку «Создать». Появится чёрная линия, соединяющая указанные строки. Созданная связь имеет название «один ко многим». То есть в приведённом примере это будет означать, что один бренд может выпускать много разной одежды.
Далее, аналогичным образом свяжите все остальные, не забывая добавлять поля. Имея минимум три таблицы (среди которых две основных и одна промежуточная), вы можете создать тип связи «многие ко многим». Для заполнения полей, являющихся внешними ключами, можно использовать «Мастер подстановок». Чтобы сделать это, перейдите в режим конструктора и в разделе «Тип данных» выберите пункт «Мастер подстановок». В открывшемся окне выберите откуда будет взята информация для заполнения. Затем укажите нужные поля и нажмите кнопку «Далее». Следующие два окна можно пропустить. В конце кликните по кнопку «Готово». Прежде чем начать заполнение, программа предложит вам сохраниться, щёлкните «Да». Обратите внимание, что заполнение таким способом возможно только в случае, если связь ещё не установлена. Если у вас так не получилось, то вы можете удалить её и заполнить ячейки. После этого она автоматически появится, однако, вам понадобится кликнуть по ней два раза и отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».
Чтобы удалить связь, кликните по кнопке «Схема данных» на панели инструментов, затем щёлкните по линии, показывающей её, и нажмите на клавиатуре клавишу delete.
Теперь вы знаете как добавляются и удаляются связи при работе с БД в программе Microsoft Access. Обладая этими навыками, вы уже сможете создавать полноценные, функционирующие БД, однако, продолжайте развивать свои знания программы Access. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.