Is builder что это

Разработка программы согласования и регистрации заявок подразделений в системе Directum средствами языка Is-Builder Language

В работе средствами системы электронного документооборота DIRECTUM создана прикладная программа для согласования и регистрации заявок подразделений. Использовалась платформа IS-Builder со встроенным языком программирования IS-Builder Language. Программа включает в себя разработанный тип карточки электронного документа, справочник для хранения информации о заявках, типовой маршрут, а также функцию автоматической регистрации утвержденных заявок.

Ключевые слова

Текст научной работы

После появления персональных компьютеров документы стали набирать в текстовом редакторе и сохранять их на локальном диске компьютера или на сетевом ресурсе в виде файлов. Новые версии документа можно было создавать, изменяя или копируя существующие файлы. Также появилась возможность создавать ксерокопии документов. Результаты работы можно было отправлять по электронной почте. Это «частично автоматизированный» документооборот.

В конце 20 века появились специальные программные продукты для работы с электронными версиями бумажных документов. Первые из этих программ выполняли только отдельные функции документооборота, например: только работа с электронными документами, или только регистрация бумажных документов (функции делопроизводителя), или только пересылка документов сотрудникам для работы.

Венцом развития документооборота стали комплексные системы электронного документооборота, которые полностью автоматизировали все этапы работы с документами и подняли на новый качественный уровень процессы управления организацией. Это «полностью автоматизированный» документооборот [2].

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM — это один из ярчайших представителей комплексных систем электронного документооборота последнего поколения.[5] Для системы DIRECTUM разработчики создали большое количество стандартных компонентов. При установлении программы в зависимости от потребностей самого предприятия можно отказаться от некоторых стандартных компонентов, а также имеется возможность разработать дополнительные модули, отвечающие тем или иным потребностям.

Система DIRECTUM имеет следующие преимущества перед многими подобными программами:

внутри организации сокращается «хождение» бумажных документов;
сокращается время на отыскивание документов;
сокращаются затраты на покупки бумаги, краски для принтера и других расходных материалов;
минимизируется риск потери документов;
создается возможность контролировать движением электронных документов, т.е. всегда можно проверить на каком этапе находится, а также можно влиять на его движение.

В связи с вышеизложенным, введение электронной системы документооборота в современный бизнес является насущной необходимостью.

В данной работе разработана прикладная программа, направленная на повышение эффективности выполнения бизнес-процессов, связанных с вводом, регистрацией, согласованием и контролем исполнения заявок подразделений для системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Функциональность способность системы электронного документооборота DIRECTUM зависит от установленных компонентов. В общей сложности в систему входить восемь модулей, которые расширяют те или иные возможности электронного документооборота и управления взаимодействием. Модуль «Управление электронными документами» обеспечивает поддержку большого количества операций с электронными документами:

создание и хранение исходного документа;
организация и контроль доступом к документу;
использование шифрования и электронных цифровых подписей для защиты документа от изменений;
организация поиска в документах по атрибутам и текстам;
выполнение процесса протоколирования работы с документами.

Модуль «Управление деловыми процессами» позволяет автоматизировать согласование и обработку электронных документов, а также позволяет выдавать электронные задания и контроль исполнения этих заданий.

Модуль «Канцелярия» создает возможность работать с бумажными документами, а именно позволяет: регистрировать документы, контролировать местонахождение документа, списать документы в архив, ввести номенклатуру дел, организовать поиск документов по атрибутам.

Модуль «Управление совещаниями» позволяет проводить совещания. Здесь возможно обсуждение состава участников совещания, места и времени проведения, повестки. После совещания имеется возможность формирования и рассылка протокола, а также контроль исполнения решений.

Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» используется для работы с информациями об организациях. В базе данных содержатся: история переписки между организациями, встреч с контактными лицами, сопровождение процесса продаж, планирование маркетинговых мероприятий и т.п.

Модуль «Управление договорами» позволяет автоматизировать регистрацию входящих и исходящих договоров, согласования этих договоров, визирования руководством. Модуль позволяет обеспечивать конфиденциальность информации, назначать ответственного за регистрацию договора. В «Управлении договорами» хранится вся информация по договорам.

В системе DIRECTUM имеется также модуль «Управление показателями эффективности», который автоматизирует работу с количественными оценками тех или иных процессов организации, а также позволяет разрабатывать алгоритмы получения оценок, в нем накапливается статистика. Вся информация отображается в виде графиков и диаграмм, таблиц.[2]

Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением. Вызов компонент осуществляется через проводник системы DIRECTUM, аналогичный по виду проводнику Windows.

Корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM построена с помощью встроенного предметно-ориентированного инструмента разработки IS-Builder (рис. 1).

IS-Builder является предметно-ориентированным инструментом для быстрой разработки корпоративных систем управления предприятием. Он позволяет осуществлять работу системы с большими объемами данных, в том числе на территориально распределенных объектах, а также включает в себя полный комплекс средств для управления предприятием, таких как учет, планирование, анализ, контроль.

IS-Builder является не только инструментом разработки, но и платформой (средой выполнения) для разрабатываемых на нем систем.[4]

Общая схема взаимодействия основных программных компонент IS-Builder

Рисунок 1. Общая схема взаимодействия основных программных компонент IS-Builder

Язык ISBL (IS-Builder Language) — встроенный в платформу IS-Builder высокоуровневый интерпретируемый язык программирования, на котором задаются все программные вычисления внутри систем, разработанных на этой платформе [3, 6, 14, 15]. Он предназначен для расширения функциональных возможностей системы DIRECTUM и настройки её под нужды конкретного предприятия. Кроме того, следует отметить, что среда Builder широко используется при решении научных прикладных задач [7-13].

В работе прикладная программа для системы электронного документооборота DIRECTUM разработана на базе предметно-ориентированной платформы IS-Builder с использованием встроенного языка программирования IS-Builder Language (ISBL). Программа предназначена для согласования и регистрации заявок подразделений конкретной организации.

Сначала создавался тип карточки электронного документа «Заявки» с информацией об адресате, отправителе, номере и сути заявки. Форма заявки должна иметь доступный интерфейс.

Для хранения информации о зарегистрированных заявках и учета сопутствующей документации создается справочник с аналогичным названием и функцией поиска связанных документов (рис. 2).

Общий вид справочника «Заявки»

Рисунок 2. Общий вид справочника «Заявки»

На закладке «Реквизиты» задаются реквизиты справочника. Они повторяют реквизиты карточки документа, только создается дополнительный реквизит для подсчета зарегистрированных заявок. Внутри закладки «Реквизиты» выполнена автоматизация заполнения полей «Содержание», «Наименование» посредством вычислений в реквизите «Вычисление».

Для автоматической регистрации заявок в справочнике создавалась функция, поддерживающая автоматическое заполнение записи справочника или карточки в зависимости от навигации документа, обработку повторной регистрации, а также проверку наличия прав у пользователя на регистрацию заявок. Функция также содержит подробную справку по своему использованию для облегчения дальнейшей работы с ней.

Для процесса согласования заявок использовался типовой маршрут. Порядок согласования следующий: руководитель подразделения автора заявки, ответственное за тему лицо (или группа лиц) из подразделения-адресата, руководитель подразделения-адресата. При этом право отказать в согласовании заявки имеют только руководители подразделений, остальные лица — ответственные — имеют право только указать свои замечания к заявке. Сам список ответственных лиц задается пользователем-инициатором перед стартом задачи.

Вывод

Таким образом, в работе средствами системы электронного документооборота DIRECTUM на основе предметно-ориентированной платформы IS-Builder с использованием встроенного языка программирования IS-Builder Language создано прикладное программное решение по согласованию и регистрации заявок подразделений, включающее в себя разработанный тип карточки электронного документа, справочник для хранения информации о заявках, типовой маршрут, а также функцию автоматической регистрации утвержденных заявок.

Список литературы

Компания DIRECTUM. Администрирование и настройка системы DIRECTUM. Учебное пособие для администраторов. –DIRECTUM, 2009. – 87 с
Компания DIRECTUM. Использование базовых модулей системы DIRECTUM. Учебное пособие для пользователей. — DIRECTUM, 2009. – 100 с.
Компания DIRECTUM. DIRECTUM. Использование модуля Канцелярия. Учебное пособие для пользователей. – DIRECTUM, 2009. – 54 c.
Компания DIRECTUM. Модификация системы DIRECTUM с помощью IS-Builder. Учебное пособие для разработчиков. – DIRECTUM, 2009. – 131 с.
Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM // URL: http://www.directum.ru (дата обращения 25.01.16).
Синицын A.К., Навроцкий А.А., Щербаков А.В. Программирование алгоритмов в среде Builder C++. — Мн.: БГУИР, 2014. — 92 с.
Хусаинов И.Г., Рахимова Р.А. Роль интерактивных технологий на уроках информатики в развитии этического воспитания учащихся // Современные проблемы науки и образования. – 2015. – № 3. – С. 488.
Хусаинов И.Г. Воздействие акустическим полем на насыщенную жидкостью пористую среду // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 6; URL: http://www.science-education.ru/120-15160 (дата обращения: 31.10.2014).
Хусаинов И.Г. Эволюция импульса давления при прохождении через пористую преграду, расположенную в воде // Фундаментальные исследования. – 2014. – № 11–12. – С. 2645-2649.
Хусаинов И.Г., Хусаинова Г.Я. Компьютерное моделирование процесса релаксации давления в сферической полости после опрессовки // Успехи современного естествознания. — № 10. — 2016, — С. 167-170.
Хусаинова Г.Я. Исследование температурных полей при стационарном течении аномальных жидкостей // Автоматизация. Современные технологии. 2016. № 7. С. 13-16.
Хусаинова Г.Я. Моделирование процесса очистки пористой среды растворителями // Автоматизация. Современные технологии. 2015. № 9. С. 39-43.
Хусаинова Г.Я. Плоскорадиальная фильтрация несжимаемой аномальной жидкости // Современная техника и технологии. 2015. № 7 (47). С. 81-83.
Языки программирования // Википедия. Свободная энциклопедия.- 2016. URL: http://ru.wikipedia.org (дата обращения 20.04.16).
Языки программирования // URL: http://cat.codenet.ru/Languages ( дата обращения 20.01.16).

Цитировать

Хусаинов, И.Г. Разработка программы согласования и регистрации заявок подразделений в системе Directum средствами языка Is-Builder Language / И.Г. Хусаинов. — Текст : электронный // NovaInfo, 2017. — № 64. — С. 50-56. — URL: https://novainfo.ru/article/12840 (дата обращения: 13.06.2022).

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

Выбор инструмента безвозвратного уничтожения документов в электронном архиве

Уничтожение документов, срок архивного хранения которых истек, и дальнейшее хранение которых не требуется – один из элементов работы архива любой организации. Для уничтожения документов на бумажных носителях применяются методы физического уничтожения – сжигание, химическая обработка, шредирование, гарантирующие невозможность восстановления информации. Для документов, хранящихся в электронном виде, применяются иные методы: уничтожение данных на носителе либо уничтожение самого носителя данных. Инструментов уничтожения данных существует предостаточно, но далеко не все они оказались применимыми для автоматизации уничтожения документов в архиве.

Задача

При внедрении электронного архива в организации нам предстояло автоматизировать уничтожение документов электронного архива. Сам архив представляет собой систему Directum, в которой при помощи встроенного инструмента разработки IS-Builder написано большое количество логики по приему документов в архив из систем-источников, преобразованию форматов электронных подписей документов, предоставлению и отзыву прав доступа к целым делам или отдельным документам. Тексты документов архива хранятся на магнитном носителе, и при проведении регламентной процедуры удаления с носителя должны безвозвратно удаляться файлы только тех документов, срок хранения которых истек. То есть об уничтожении целого носителя не могло быть и речи, и задача состояла в поиске подходящего инструмента уничтожения данных документа на носителе.

Поскольку процесс удаления документов реализован тоже на IS-Builder, то и средство уничтожения файлов мы искали такое, работой которого можно управлять из кода на встроенном языке программирования системы Directum. С точки зрения быстродействия, к инструменту предъявлялось требование: инструмент должен тратить не более одной секунды на уничтожение файла размером один мегабайт. Что касается алгоритма, применяемого инструментом для уничтожения данных, то обязательно соответствие ГОСТ Р 50739-95, и приветствуется поддержка нескольких алгоритмов для возможности выбора. Также инструмент должен быть свободно распространяемым и бесплатным для коммерческого использования.

Большинство инструментов, информацию о которых удалось найти поиском в интернете, не удовлетворяли поставленным требованиям, так как были утилитами только с графическим интерфейсом, без возможности программного взаимодействия. Для более детального изучения были выбраны лишь:

утилита SDelete из набора Sysinternals;
Eraser – утилита с интересным подходом к уничтожению;
ну и на реализацию инструмента прямо на IS-Builder мы тоже возложили надежду.

Как мы тестировали

Для тестирования мы подготовили на жестком диске небольшой раздел, чтобы было проще окинуть взглядом наш театр военных действий. На этом диске мы создавали файлы, уничтожали их разными способами и затем смотрели, что от них осталось. Уничтожение считается успешным, если выполнено со скоростью не ниже требуемой, и не удается найти ни одного фрагмента исходного файла. А чтобы сравнение инструментов было честным, для уничтожения файлов во всех инструментах был применен один и тот же алгоритм, поддерживаемый ими всеми – DOD 5220.22-M, формально удовлетворяющий и требованиям ГОСТ.

Для контроля результатов уничтожения мы использовали следующие инструменты:

WinHex – условно бесплатная утилита, получающая доступ к содержимому носителя на низком уровне, позволяющая искать данные по фрагменту содержимого и восстанавливать их;
DiskView – еще одна утилита от Sysinternals. Она использовалась скорее в процессе, чем для контроля результатов – с ее помощью мы наблюдали «географию» расположения фрагментов файлов в кластерах на диске.

Инструмент на IS-Builder

Суть алгоритма DOD 5220.22-M достаточно простая, и мы реализовали его на встроенном языке программирования системы Directum. На вход алгоритм получает имя файла и запрашивает у файловой системы его размер в байтах. Затем три раза генерируется буфер вычисленного размера, который записывается в указанный файл. Красота подхода в том, что алгоритм уничтожения может быть реализован совершенно любой, с любым количеством проходов и самыми немыслимыми шаблонами перезаписи. Кроме того, поскольку инструмент реализуется на IS-Builder без зависимостей от внешнего ПО, со встраиванием его в прикладную разработку системы Directum не возникает совершенно никаких сложностей. И работает-то он быстро. Вот только не уничтожает данные! WinHex обнаружил на диске не просто фрагменты исходного файла, а весь файл целиком и успешно его восстановил. Выяснилось, что в момент записи первого же буфера на диск местоположение файла на диске меняется: исходный файл располагался в начале раздела, а оказался посередине или в конце. Это мы выяснили с помощью DiskView. Исходные же кластеры хоть и помечены свободными, но все еще содержат в себе данные. Это, разумеется, никуда не годится. Способы записи в файл использовали разные, результат везде одинаковый, данные можно найти и восстановить. Получается, мы можем генерировать буфер для перезаписи, но не можем правильно записать его на диск. И поскольку рабочих схем найти не удалось, пришлось попрощаться с идеей обойтись встроенными в Directum средствами.

SDelete

В утилите SDelete от Sysinternals реализован всего один алгоритм удаления (DOD 5220.22-M), но можно указать количество проходов перезаписи, уничтожить дерево каталогов со всем содержимым и даже выполнить «зачистку» незанятого места на диске. SDelete является утилитой командной строки и имеет всего несколько ключей, так что вызвать ее из вычислений IS-Builder несложно:

В результате применения утилиты файлы исчезли с диска практически бесследно: с помощью WinHex удалось обнаружить только следы перезаписи имени файла, но содержимое найти и восстановить не удалось. При этом работала утилита довольно быстро (удаление файла размером 1 мегабайт = 0,2 секунды) и заслуженно вырвалась в лидеры.

Eraser

Бесплатная утилита с графическим интерфейсом. Что отличает Eraser от остальных, так это работа с очередью заданий на уничтожение. Если вы захотите удалить что-то, то вы должны создать соответствующую задачу и добавить ее в очередь. Каждая задача в очереди Eraser – это совокупность информации:

об объекте уничтожения – это может быть конкретный файл или каталог, содержимое «Корзины» пользователя, незанятое место на диске. Это также может быть безопасное перемещение файлов или папок или полная очистка раздела на жестком диске;
об алгоритме уничтожения – Eraser знает несколько готовых алгоритмов перезаписи, а также предлагает возможность создать свои собственные, настроив необходимое количество проходов и указав для каждого из них свой шаблон данных для перезаписи;
о времени старта – задача может быть выполнена непосредственно после помещения в очередь, по расписанию, при загрузке операционной системы или вручную.

Управление утилитой с помощью ключей командной строки тоже работает, причем давно, хотя работа в командной строке до сих пор официально не заявлена и находится в статусе разрабатываемой функциональности:

Уничтожение файла с помощью Eraser выполнено успешно. Оценить скорость работы не вышло в силу асинхронности уничтожения. С точки зрения использования в прикладной разработке смущает подвешенный статус работы в командной строке, но возможность создавать произвольные методы уничтожения выглядит интересной.

Система DIRECTUM документооборота.

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Характерная особенность Directum состоит в том, что в системе совмещаются западные стандарты управления и отечественная специфика организации делопроизводства. Работа службы делопроизводства автоматизируется модулем «Канцелярия», где ведется номенклатура дел, регистрируются бумажные документы в соответствии с требованиями ГСДОУ и контролируется их местонахождение.

Изначально Directum была ориентирована на крупные и средние компании, и это определило высокую масштабируемость системы и возможность ее адаптации к требованиям предприятия. Directum базируется на промышленных платформах — Microsoft SQL Server и IS-Builder, которые хорошо зарекомендовали себя в работе систем разного масштаба — от небольших организаций до крупных предприятий (скажем, уровня ОАО «Пермтрансгаз», где в условиях репликации на 20 серверах в единой системе работает около 600 пользователей).

S-Builder — это одновременно и среда исполнения, и инструмент разработки информационных систем управления предприятием. IS-Builder разрабатывается ижевской компанией НПО «Компьютер» , присутствующей на рынке разработки ПО с 1988 г. Первые версии платформы появились в начале 90-х годов прошлого века в результате работ по автоматизации предприятий Удмуртии и Пермской области. Следующий шаг автоматизации — это автоматизация работы с неструктурированными документами, и в 2003 г. появляется система электронного документооборота Directum (для ее поддержки, развития и продвижения создается одноименная компания). Появление новой системы потребовало и развития инструмента; как следствие, в настоящее время выпущена версия IS-Builder 7.2.

Базовая функциональность Directum состоит из набора типов карточек электронных документов, справочников и их реквизитов с вычислениями и обработчиками событий, функций, сценариев, отчетов, типовых маршрутов и т. д. Для развития базовой функциональности и ее адаптации к нуждам предприятия применяется инструментарий разработчика. В его состав входят компоненты «Типы справочников», «Типы карточек электронных документов», «Сценарии», «Отчеты», «Функции» и другие. Для разработки структуры данных служит компонент «Типы справочников», где для каждого справочника задаются реквизиты, вычисления на них, обработчики событий (например, сохранение записи).

1.Система документооборота DIREKTUM

1.1 Состав системы DIRECTUM

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).
Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).
Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.).

1.2 Клиенты

Среди клиентов DIRECTUM: ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод», ОАО «Каустик», ООО «Газпром Трансгаз Чайковcкий», ОАО «Гипрогазцентр», ОАО «Варьеганнефтегаз», ЗАО «Сургутнефтегазбанк», ОАО «АКИБАНК», ГП «Краснокамская бумажная фабрика «ГОЗНАК», ЗАО АКБ «НОВИКОМБАНК», ОАО «Галоген».

Клиенты по отраслям

1.3 Партнеры компании DIRECTUM

Компания DIRECTUM осуществляет стратегическое и технологическое партнерство с крупнейшими поставщиками платформ, оборудования и различных решений. Большое внимание уделяется развитию дилерской сети, как основы для продвижения, внедрения и поддержки системы DIRECTUM у клиентов. На сегодняшний день дилерская сеть DIRECTUM охватывает все основные регионы России. Дилеры компании DIRECTUM предоставляют полный спектр услуг для успешного внедрения системы: исследование особенностей организации-заказчика; настройка и адаптация системы; обучение и консультации пользователей и администраторов; организационно-методическая поддержка.

1.4 Преимущества/ Недостатки

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

Ориентация на повышение эффективности работы в целом.
Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера).
Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Недостатки

Зависимость от платформ Microsoft.
Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации не типовых задач.
Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии.

2. Внедрение системы DIRECTUM

2.1 Процесс внедрения системы

Выбор и приобретение системы электронного документооборота — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Качественное комплексное внедрение — одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами. На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

библиотеку типовых проектных решений
моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN
четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта
проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов
расчет эффективности по итогам внедрения и т.д.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:

-работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП

— высшее руководство работает с документами из системы

— контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы

— в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников

— создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

2.2 Эффект от внедрения системы

Внедрение документооборота – это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

Прозрачность бизнес-процессов

Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

Исключение несанкционированного доступа

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Повышение исполнительской дисциплины

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

Выполнение требований стандартов ISO-9000

Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК:

обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников

Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.

Легкость внедрения инноваций и обучения

Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:

быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;
легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

Развитие корпоративной культуры

Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

2.3 Интерфейс DIRECTUM версии 4.9.1

— система управления корпоративным контентом (англ. Enterprise Content Management, ECM), позволяет построить полноценную систему электронного документооборота (СЭД) вашего предприятия .

Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации и даже за пределами офиса.

Использование ECM-системы сегодня — норма времени, естественный элемент развития современной компании, возможность выйти на новый уровень ведения бизнеса и получить результат в виде повышения производительности и прозрачности бизнеса, сокращения расходов и минимизации рисков.

Архитектура DIRECTUM основана на собственной надежной предметно-ориентированной платформе. Инструмент разработки IS-Builder (предметно-ориентированный инструмент разработки) открывает возможности для быстрой настройки, высокой масштабируемости, легкой адаптации системы под нужды конкретного клиента, под его бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора .также содержит набор компонент, модулей и решений, что позволяет подобрать оптимальный для ваших бизнес-целей состав системы. Вы можете начать с внедрения базовых модулей для организации архива электронных документов и уже после расширить возможности СЭД (система электронного документооборота) за счет прикладных бизнес-решений по управлению договорами, совещаниями, проектами и так далее. В каталог DIRECTUM предоставляет более 50 технических и интеграционных решений, а также около 20 бизнес-решений.

В DIRECTUM были внесены новые функциональные возможности и существенные изменения, которые появились в версии DIRECTUM 4.9.1.:

-Привилегии пользователей. Появились привилегии, которые влияют на права доступа пользователей системы.

-Ограничения при создании задач. При создании задач могут накладываться следующие ограничения:

-на количество объектов в семействе задач;

-на число участников задачи;

-на число пользователей в группе, доступной для разворачивания, при заполнении маршрута задачи.

3. Скриншоты

Отчет по погрузке персонала

Права доступа к документу

Возможности поиска документов

Заключение

В данной работе мы ознакомились с понятием системы электронного документооборота, определили характерные особенности хранения информации в современных организациях.

Внедрение программы ДИРЕКТУМ в работу производства приводит к заметному качественному изменению в уровне эффективности документооборота, так как данный информационный продукт производит организацию и тотальный контроль деловых процессов на основе workflow. Сюда входят:

-обработка различных заказов,

-организация и проведение деловых встреч,

-поддержка всех циклов и процессов взаимодействия.

Система DIRECTUM имеет возможность интеграции в системы бизнес-моделирования, благодаря чему она может выступать в качестве среды исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM).

Используемые источники

https://www.directum.ru/
https://www.directum.ru/system
https://www.directum.ru/1696763.aspx
https://www.directum.ru/7622679.aspx
http://www.cnews.ru/news/line/ecmsistema_directum_obnovlena_do_versii_4_6_
http://www.ecmonline.ru/out.php?url=http://www.directum.ru/446505.shtml

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Telegram и логотип telegram являются товарными знаками корпорации Telegram FZ-LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.