Настройка имён создаваемых файлов
При создании файлов по шаблонам программой заполнения документов, можно достаточно гибко настроить, какие имена будут присваиваться создаваемым файлам.
Для этого, в настройках на вкладке «Создание файлов» имеется поле «Маска для имен создаваемых файлов»:
При настройке маски, мы можем использовать все доступные коды полей, а также 3 специальных поля:
- — имя файла шаблона без расширения
- — расширение файла шаблона
- — подпапки (если шаблон находится не в самой папке ШАБЛОНЫ, а в одной из её подпапок)
По-умолчанию, в настройках программы задана маска <%str%>— <%filename%>.
Рассмотрим на примере, что обозначает каждый из 3 кодов в этой маске, и какие имена получат создаваемые файлы.
Предположим, что исходная таблица с данными у нас выглядит так:
| ФИО | Дата рождения | ФИО сокр | Номер договора | Дата договора |
|---|---|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | 09.02.1966 | Иванов И.И. | ОУ2011/1 | 01.12.2011 |
| Купитман Иван Натанович | 13.01.1970 | Купитман И.Н. | ОУ2011/3 | 03.12.2011 |
| Кисегач Анастасия Константиновна | 31.12.1971 | Кисегач А.К. | ОУ2011/4 | 04.12.2011 |
| Черноус Варвара Николаевна | 17.12.1973 | Черноус В.Н. | ОУ2011/5 | 05.12.2011 |
| Быков Андрей Евгеньевич | 04.12.1975 | Быков А.Е. | ОУ2011/6 | 06.12.2011 |
а в папке «ШАБЛОНЫ» у нас 3 файла:
- Акт.doc
- Приказ.doc
- доверенность.xls
причем файл «доверенность.xls» находится в подпапке «разное»:
. \Шаблоны\Акт.doc
. \Шаблоны\Приказ.doc
. \Шаблоны\разное\доверенность.xls
При использовании маски имени файла <%str%>— <%filename%>. ,
имена получаемых файлов имеют следующий вид:
| Маска имени файла | Файл шаблона | Имя созданного документа |
|---|---|---|
| Строка №2 (Иванов И.И.) | ||
| <%str%>— <%filename%>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\2 — Акт.doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\2 — Приказ.doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\2 — доверенность.xls | |
| Строка №3 (Купитман И.Н.) | ||
| <%str%>— <%filename%>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\3 — Акт.doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\3 — Приказ.doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\3 — доверенность.xls |
Как видите, код <%str%>заменяется на порядковый номер исходной строки на листе.
Это позволяет давать всем файлам уникальные (отличающиеся друг от друга) имена.
Чтобы в имена создаваемых файлов попала фамилия сотрудника,
можно применить, например, маску <%filename%>— <ФИО сокр>.<%ext%>:
| Маска имени файла | Имя файла-шаблона | Имя файла созданного документа |
|---|---|---|
| Строка №2 (Иванов И.И.) | ||
| <%filename%>— <ФИО сокр>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\Акт — Иванов И.И..doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\Приказ — Иванов И.И..doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\доверенность — Иванов И.И..xls | |
| Строка №3 (Купитман И.Н.) | ||
| <%filename%>— <ФИО сокр>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\Акт — Купитман И.Н..doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\Приказ — Купитман И.Н..doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\доверенность — Купитман И.Н..xls |
| Маска имени файла | Имя файла-шаблона | Имя файла созданного документа |
|---|---|---|
| Строка №2 (Иванов И.И.) | ||
| <ФИО>\<%filename%>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\Иванов Иван Иванович\Акт.doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\Иванов Иван Иванович\Приказ.doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\Иванов Иван Иванович\доверенность.xls | |
| Строка №3 (Купитман И.Н.) | ||
| <ФИО>\<%filename%>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\Купитман Иван Натанович\Акт.doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\Купитман Иван Натанович\Приказ.doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\Купитман Иван Натанович\доверенность.xls |
Обратите внимание на обратный слеш (\) после кода <ФИО>— это позволяет создать подпапку,
имя которой соответствует тексту из заданного столбца.
В нашем примере, для каждого сотрудника в папке «Документы» была создана отдельная подпапка.
Таких слешей может быть сколько угодно, — например, ничто не мешает использовать маску типа <%date%>\<%filename%>\<ФИО>.
| Маска имени файла | Имя файла-шаблона | Имя файла созданного документа |
|---|---|---|
| Строка №2 (Иванов И.И.) | ||
| <%date%>\<%filename%>\<ФИО>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\2013-01-21\Акт\Иванов Иван Иванович.doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\2013-01-21\Приказ\Иванов Иван Иванович.doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\2013-01-21\доверенность\Иванов Иван Иванович.xls | |
| Строка №3 (Купитман И.Н.) | ||
| <%date%>\<%filename%>\<ФИО>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\2013-01-21\Акт\Купитман Иван Натанович.doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\2013-01-21\Приказ\Купитман Иван Натанович.doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\2013-01-21\доверенность\Купитман Иван Натанович.xls |
Таким образом, мы сгруппировали созданные файлы по дате создания (заполнения), а внутри папки (за текущую дату) — по типу документа (акт, приказ, и т.д.)
ДОБАВЛЕНО в феврале 2021:
Если надо группировать созданные файлы в папке сначала по полю (например, по фамилии), и уже внутри этих папок создавать подпапки (как они созданы в папке ШАБЛОНЫ), то можно применить в маске имени файла специальный подстановочный код <%subfolder%>:
Рассмотрим вариант с маской имени файла <ФИО>\ <%subfolder%>\<%filename%>.
| Маска имени файла | Имя файла-шаблона | Имя файла созданного документа |
|---|---|---|
| Строка №2 (Иванов И.И.) | ||
| <ФИО>\<%subfolder%>\<%filename%>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\Иванов Иван Иванович\Акт.doc |
| . \Шаблоны\ приказы \Приказ.doc | . \Документы\Иванов Иван Иванович\ приказы \Приказ.doc | |
| . \Шаблоны\ разное \доверенность.xls | . \Документы\Иванов Иван Иванович\ разное \доверенность.xls | |
| Строка №3 (Купитман И.Н.) | ||
| <ФИО>\<%subfolder%>\<%filename%>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\Купитман Иван Натанович\Акт.doc |
| . \Шаблоны\ приказы \Приказ.doc | . \Документы\Купитман Иван Натанович\ приказы \Приказ.doc | |
| . \Шаблоны\ разное \доверенность.xls | . \Документы\Купитман Иван Натанович\ разное \доверенность.xls |
Можно в маске имени файла использовать сразу несколько доступных кодов полей:
| Маска имени файла | Файл шаблона | Имя созданного документа |
|---|---|---|
| Строка №2 (Иванов И.И.) | ||
| <ФИО сокр>(по договору <Номер договора>) <%filename%>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\Иванов И.И. (по договору ОУ2011_1) Акт.doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\Иванов И.И. (по договору ОУ2011_1) Приказ.doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\Иванов И.И. (по договору ОУ2011_1) доверенность.xls | |
| Строка №3 (Купитман И.Н.) | ||
| <ФИО сокр>(по договору <Номер договора>) <%filename%>. | . \Шаблоны\Акт.doc | . \Документы\Купитман И.Н. (по договору ОУ2011_3) Акт.doc |
| . \Шаблоны\Приказ.doc | . \Документы\Купитман И.Н. (по договору ОУ2011_3) Приказ.doc | |
| . \Шаблоны\разное\доверенность.xls | . \Документы\разное\Купитман И.Н. (по договору ОУ2011_3) доверенность.xls |
Можно добавлять данные из исходной таблицы Excel в имена отдельно выбранных файлов,
прописав коды полей прямо в именах файлов-шаблонов.
Для примера, переименуем наши шаблоны следующим образом:
- Счёт (<ФИО сокр>) на <сумма договора>рублей.doc
- доверенность — <ФИО>.xls
- Договор <Номер договора>от <Дата договора>.doc
В этом случае, мы можем использовать простейшую маску имени файла <%filename%>.
| Маска имени файла | Файл шаблона | Имя созданного документа |
|---|---|---|
| Строка №2 (Иванов И.И.) | ||
| <%filename%>. | . \Шаблоны\доверенность — <ФИО>.xls | . \Документы\доверенность — Иванов Иван Иванович.xls |
| . \Шаблоны\Договор <Номер договора>от <Дата договора>.doc | . \Документы\Договор ОУ2011_1 от 01.12.2011.doc | |
| . \Шаблоны\Счёт (<ФИО сокр>) на <сумма договора>рублей.doc | . \Документы\Счёт (Иванов И.И.) на 300,00 рублей.doc | |
| Строка №3 (Купитман И.Н.) | ||
| <%filename%>. | . \Шаблоны\доверенность — <ФИО>.xls | . \Документы\доверенность — Купитман Иван Натанович.xls |
| . \Шаблоны\Договор <Номер договора>от <Дата договора>.doc | . \Документы\Договор ОУ2011_3 от 03.12.2011.doc | |
| . \Шаблоны\Счёт (<ФИО сокр>) на <сумма договора>рублей.doc | . \Документы\Счёт (Купитман И.Н.) на 320,30 рублей.doc |
или же, комбинировать оба способа:
| Маска имени файла | Файл шаблона | Имя созданного документа |
|---|---|---|
| Строка №2 (Иванов И.И.) | ||
| <ФИО сокр>— <%filename%>. | . \Шаблоны\доверенность.xls | . \Документы\Иванов И.И. — доверенность.xls |
| . \Шаблоны\Договор <Номер договора> |
. \Документы\Иванов И.И. — Договор ОУ2011_1.doc | |
| . \Шаблоны\Счёт ( <сумма договора>руб.).doc | . \Документы\Иванов И.И. — Счёт ( 300,00 руб.).doc | |
| Строка №3 (Купитман И.Н.) | ||
| <ФИО сокр>— <%filename%>. | . \Шаблоны\доверенность.xls | . \Документы\Купитман И.Н. — доверенность.xls |
| . \Шаблоны\Договор <Номер договора> |
. \Документы\Купитман И.Н. — Договор ОУ2011_3.doc | |
| . \Шаблоны\Счёт ( <сумма договора>руб.).doc | . \Документы\Купитман И.Н. — Счёт ( 320,30 руб.).doc |
В последнем примере, мы применили маску <ФИО сокр>— <%filename%>. ,
а имена файлов-шаблонов были такими:
- доверенность.xls
- Договор <Номер договора>
- Счёт ( <сумма договора>руб.).doc
Обратите внимание на код поля
Это поле используется, чтобы сообщить программе, в скольки экземплярах надо выводить на печать тот или иной документ.
(актуально при использовании функции автоматического вывода документов на печать)
По-умолчанию, на печать выводится 1 копия документа (впрочем, количество копий можно задать в настройках программы, или же настроить, чтобы оно бралось из определённого столбца исходной таблицы Excel)
Используя код (где x — целое число), можно указать программе количество печатных копий для отдельных файлов-шаблонов.
Презентация на тему: Маска файла
№ слайда 1 
Тема урока Файл. Маска файла. Поиск файлов.
№ слайда 2 
Задание 1. Дано дерево каталогов. Определите полное имя файла Doc3. 1) A:\DOC3 2) A:\DOC3\Doc3 3) A:\DOC3\Doc1 4) A:\TOM3\Doc3
№ слайда 3 
Задание 2. Перемещаясь из одного каталога в другой, пользователь последовательно посетил каталоги DOC, USER, SCHOOL, A:\, LETTER, INBOX. Каково полное имя каталога, из которого начал перемещение пользователь? 1) A:\DOC 2) A:\LETTER\INBOX 3) А:\SCHOOL\USER\DOC 4) А:\DOC\USER\SCHOOL
№ слайда 4 
Маска файла Для групповых операций с файлами (например, для поиска файлов) используются маски имен файлов. Маска представляет собой последовательность букв, цифр и прочих допустимых в именах файлов символов, в которых также могут встречаться следующие символы: Символ «?» (вопросительный знак) означает ровно один произвольный символ. Символ «*» (звездочка) означает любую последовательность символов произвольной длины, в том числе «*» может задавать и пустую последовательность.
№ слайда 5 
Например, если ввести в поиск следующею запись: gloss*.doc Будет выполнен поиск всех файлов, имена которых начинаются на «gloss», с расширением .doc, например Glossary.doc и Glossy.doc. А если ввести gloss?.doc, будет найден файл Glossy.doc или Gloss1.doc, но не Glossary.doc.
№ слайда 6 
Задача. Найти на компьютере все файлы, удовлетворяющие заданному критерию. Поиск файлов. Найдем на диске C: файлы с расширением .doc. Выбираем Пуск — Найти — Файлы и папки…, задаем условие поиска (*.doc), поиск в – локальный диск (C:). Нажав кнопку Найти, получаем результат- все файлы с расширением .doc
№ слайда 7 
№ слайда 8 
Презентация по теме "Файл. Файловая система. Маска файла"
На каждом носителе информации может храниться большое количество файлов.
Файловая система – порядок хранения файлов на диске.
ФАЙЛОВАЯ СИСТЕМА
МНОГОУРОВНЕВАЯ ФАЙЛОВАЯ СИСТЕМА
Корневой каталог (папка)
Каталог (папка) — поименованная совокупность файлов и подкаталогов (вложенных каталогов).
ПОЛНОЕ ИМЯ ФАЙЛА
В ОС Windows путь к файлу начинается с логического имени устройства внешней памяти; после имени каждого подкаталога ставится обратный слэш:
D:\изображения\фото
В ОС Linux путь к файлу начинается с имени единого корневого каталога; после имени каждого подкаталога ставится прямой слэш:
/home/methody/text
ПОЛНОЕ ИМЯ ФАЙЛА
Полное имя файла – путь к файлу
+ собственное имя с расширением.
А:\Изображения\Фото\Прогулка.jpg
Собственное имя с расширением
Запишите полные имена всех файлов.
Файл Есенин.doc хранится на жёстком диске в каталоге ПОЭЗИЯ , который является подкаталогом каталога ЛИТЕРАТУРА . В таблице приведены фрагменты полного имени файла:
Восстановите полное имя файла и закодируйте его буквами (запишите последовательность букв без пробелов и запятых).
Пользователь работал с каталогом:
D:\ДОКУМЕНТЫ\ФОТО\2011\ВЕСНА
Сначала он поднялся на три уровня вверх, потом спустился в каталог ЭКЗАМЕН и после этого спустился в каталог ИНФОРМАТИКА . Запишите полный путь для того каталога, в котором оказался пользователь.
МАСКА ФАЙЛА
Для групповых операций с файлами (например, для поиска файлов) используются маски имен файлов.
Маска представляет собой последовательность букв, цифр и прочих допустимых в именах файлов символов, в которых также могут встречаться следующие символы:
Символ « ? » (вопросительный знак) означает ровно один произвольный символ.
Символ « * » (звездочка) означает любую последовательность символов произвольной длины, в том числе «*» может задавать и пустую последовательность.
- Например, если ввести в поиск следующею запись: gloss*.doc
Будет выполнен поиск всех файлов, имена которых начинаются на «gloss», с расширением .doc, например Glossary.doc и Glossy.doc .
- А если ввести gloss?.doc , будет найден файл Glossy.doc или Gloss2.doc , но не Glossary.doc.
При поиске файла можно использовать маску имени файла — последовательность букв, цифр и прочих допустимых в именах файлов символов, в том числе: