Как сделать свод в excel из разных листов

Консолидация данных представляет собой удобный способ объединения данных из нескольких источников в одном отчете. Например, если в каждом из региональных филиалов вашей компании есть сводная таблица расходов, с помощью консолидации данных можно объединить такие значения в корпоративный отчет о расходах. Такой отчет может содержать итоговые и средние данные по продажам, текущим уровням запасов и наиболее популярным продуктам в рамках всей организации.

Примечание: Другой способ консолидации данных — использование Power Query. Дополнительные сведения см. в справке по Power Query для Excel.

Для подведения итогов и обобщения результатов по данным в отдельных диапазонах можно консолидировать их в сводной таблице на главном листе. Диапазоны могут находиться в той же книге, что и главный лист, или в других книгах. Консолидированные данные легче обновлять и обобщать на регулярной основе или по мере необходимости.

Итоговый консолидированный отчет сводной таблицы может содержать следующие поля в области Список полей сводной таблицы, добавляемой в сводную таблицу: «Строка», «Столбец» и «Значение». Кроме того, в отчет можно включить до четырех полей фильтра, которые называются «Страница1», «Страница2», «Страница3» и «Страница4».

Каждый из диапазонов данных следует преобразовать в формат перекрестной таблицы с совпадающими именами строк и столбцов для элементов, которые вы хотите объединить. В выбранные данные не следует включать итоговые строки и итоговые столбцы. В приведенном ниже примере показано четыре диапазона в формате перекрестной таблицы.

При консолидации данных можно использовать поля страницы, содержащие элементы, которые представляют один или несколько исходных диапазонов. Например, при консолидации данных бюджета отдела маркетинга, отдела продаж и производственного отдела поле страницы может содержать отдельный элемент с данными по каждому из этих отделов, а также элемент, содержащий сводные данные. В примере ниже показана сводная таблица, в которой выбраны одно поле страницы и несколько элементов.

Если велика вероятность того, что в следующий раз при консолидации данных исходный диапазон данных изменится (например, изменится число строк), рекомендуется задать имя для каждого из исходных диапазонов на разных листах. Эти имена можно использовать при консолидации диапазонов на главном листе. В случае расширения исходного диапазона перед обновлением сводной таблицы можно обновить диапазон на отдельном листе для указанного имени таким образом, чтобы включить в него новые данные.

В Excel также доступны другие способы консолидации данных, которые позволяют работать с данными в разных форматах и макетах. Например, вы можете создавать формулы с объемными ссылками или использовать команду Консолидация (доступную на вкладке Данные в группе Работа с данными).

Для консолидации нескольких диапазонов вы можете воспользоваться мастером сводных таблиц и диаграмм. В нем можно указать, сколько полей страницы будет использоваться: ни одного, одно или несколько.

Чтобы объединить данные всех диапазонов и создать консолидированный диапазон без полей страницы, сделайте следующее:

Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:

Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.

Нажмите Настроить панель быстрого доступа (…) в левом нижнем углу под лентой, а затем нажмите Дополнительные команды.

В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.

Щелкните значок мастера на панели быстрого доступа.

На странице Шаг 1 мастера выберите параметр в нескольких диапазонах консолидации, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 2а выберите параметр Создать поля страницы, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 2б сделайте следующее:

Перейдите в книгу и выделите диапазон ячеек, а затем вернитесь в мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить.

Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.

В разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы введите 0, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 3 мастера выберите между добавлением сводной таблицы на новый или существующий лист, а затем нажмите Готово.

Чтобы включить одно поле страницы, содержащее элемент для каждого исходного диапазона, а также элемент для консолидации всех диапазонов, сделайте следующее:

Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:

Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.

В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.

На странице Шаг 2а выберите параметр Создать одно поле страницы, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 2б сделайте следующее:

Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.

Нажмите кнопку Далее.

Вы можете создать несколько полей страницы и назначить имена элементов каждому из исходных диапазонов. Это позволяет выполнять частичную или полную консолидацию. Например, в одном поле страницы могут консолидироваться данных отдела маркетинга и отдела продаж без данных производственного отдела, а в другом поле — данные всех трех отделов. Чтобы создать консолидацию с использованием нескольких полей страницы, сделайте следующее:

Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:

Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.

В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.

На странице Шаг 2а выберите параметр Создать поля страницы, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 2б сделайте следующее:

Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.

В разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы щелкните число полей, которые вы хотите использовать.

В группе Затем выберите диапазон в списке и укажите метку элемента в каждом из доступных окон полей. Повторите операцию для каждого диапазона для каждого из полей страницы выберите диапазон ячеек, а затем укажите его имя.

Если в разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы задано число 1, выберите каждый из диапазонов, а затем введите уникальное имя в поле Первое поле. Если у вас четыре диапазона, каждый из которых соответствует кварталу финансового года, выберите первый диапазон, введите имя «Кв1», выберите второй диапазон, введите имя «Кв2» и повторите процедуру для диапазонов «Кв3» и «Кв4».

Если в разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы задано число 2, выполните аналогичные действия в поле Первое поле. Затем выберите два диапазона и введите в поле Второе поле одинаковое имя, например «Пг1» и «Пг2». Выберите первый диапазон и введите имя «Пг1», выберите второй диапазон и введите имя «Пг1», выберите третий диапазон и введите имя «Пг2», выберите четвертый диапазон и введите имя «Пг2».

Нажмите кнопку Далее.

Сводная таблица из нескольких листов «Excel».

Очень часто при формировании отчётов (аналитики) основанных на больших объемах данных приходиться сводить в одну таблицу информацию с нескольких листов книги «Excel» .
В идеале для сбора и аналитики информации с разных листов «Эксель» желательно сделать сводную таблицу, которая будет брать данные из нескольких источников (листов книги).

Такую таблицу можно выполнить двумя разными способами.

Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.
Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .

Рассмотрим первый способ.

Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.

Шаг первый.

Необходимо добавить в ленту инструментов кнопку мастера создания сводных таблиц и диаграмм.

Для этого следует кликнуть правой кнопкой мыши по ленте (панели инструментов) и выбрать из выпадающего меню пункт «Настройка ленты»

Настройка ленты

либо войти во вкладку

«Файл» => «Параметры» => «Настройка ленты».

Далее в настройках ленты из выпадающего списка под надписью «Выбрать команды» выбрать пункт «Все команды». В окне ниже отобразятся все возможные команды, которые можно разместить на панели, в алфавитном порядке.

Из списка выбираем «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

Добавление мастера сводных таблиц

В правом окне при помощи кнопки «Создать группу» создаем новую группу инструментов. Для группы можно выбрать удобное для Вас наименование. Например, «Своя группа». Можно выбрать на какой вкладке будет создана группа. В своем примере я выбрал вкладку «Главная».

Когда группа создана, выделите ее курсором, выделите курсором «Мастер сводных таблиц и диаграмм» в левом окне и нажмите кнопку «Добавить >>».

После нажмите «Ок».

Теперь на главной вкладке панели инструментов находится инструмент «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

Мастер сводных на панели

Шаг второй. Построение сводной таблицы из нескольких источников данных.

Кликнуть по кнопке мастера построения сводных таблиц.
На первом окне поставить флажок, напротив «в нескольких диапазонах консолидации» и флажок напротив «сводная таблица»

Второй способ.

Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .

Данный способ заключается в использовании запроса надстройки Power Query.

О данной надстройке рассказывалось в статье: «Power Query» в «Excel» — что это?

Создание запроса Power Query для сведения нескольких страниц книги в одну таблицу.

Шаг первый.

Нужно создать два запроса, каждый из которых будет брать информацию из отдельной таблицы.

Шаг два.

Для этого во вкладке Power Query нужно нажать кнопку «Из таблицы» и указать в появившемся окне диапазон – источник данных. После чего нажать «Ок».

Power Query из таблицы

Шаг три.

Когда создан второй запрос, нужно во вкладке Power Query кликнуть по кнопке «Слияние запросов» и настроит в появившемся окне вид получившейся общей таблицы.

Слияние запросов

Шаг четыре.

Когда вид настроен, нужно нажать кнопку «Закрыть и загрузить.»

Закрыть и загрузить

Надстройка Power Query соберет данные с двух листов и соединит их в одной таблице.

Как создать сводную таблицу в Excel. 2 способа создания сводной таблицы в Эксель

Отчет в виде таблички, регулируемый фильтрами, помогает систематизировать информацию в крупных базах данных. Выясним, как составить такую таблицу на основе информации из документа Эксель и редактировать ее форму и содержание.

Как создается сводная таблица в Excel

Перед составлением сводной таблички необходимо проверить соответствуют ли ее компоненты нескольким критериям. Если не обратить на это внимание, в дальнейшем могут возникнуть проблемы. Условия таковы:

над каждым столбцом есть шапка с заголовком;
каждая ячейка в таблице заполнена;
установлены форматы ячеек (например, только формат «Дата» для дат);
в одной ячейке указываются данные только одного формата;
необходимо разделить объединенные ячейки.

Рассмотрим два метода создания табличного отчета.

Классический способ составления сводной таблицы

Для проверки этого способа воспользуемся табличкой с данными о продажах спортивных товаров. Нужно поставить цель создания таблицы, чтобы четко представить результат. Выясним с помощью сведения данных, сколько женских теннисных кроссовок продали в магазине. Сумма должна отобразиться в строке рядом с наименованием, даже если продажи разбросаны на несколько строк в источнике.

Упростить обновление сводной таблички возможно через подключение динамических изменений. При добавлении новой информации в начальную табличку результат вычислений изменится. Это необязательный шаг.

Нажимаем на одну из ячеек источника и открываем вкладку «Главная» в верхней части экрана. Нужно найти раздел «Стили», а в нем – функцию «Форматировать как таблицу». Выбираем понравившийся стиль.

На экране возникнет окошко, куда требуется добавить диапазон данных. Обычно строка уже заполнена, остается проверить координаты, поставить галочку в графе «Таблица с заголовками» и нажать «ОК».

На панели инструментов появится вкладка «Конструктор таблиц». Она будет возникать в верхней части экрана каждый раз при выборе ячеек отформатированной таблицы. Программа дает таблице имя, его всегда можно изменить. Переходим к основному этапу – составлению табличного отчета:

Необходимо открыть вкладку «Вставка», кликнуть по пункту «Сводная таблица» в левой части экрана.

На экране появится окошко для составления сводной таблицы. Выбираем диапазон данных, из него будет создан отчет. Сначала в строке появится имя первой таблички – если есть необходимость, можно выбрать другие ячейки или указать имя другой таблицы из того же документа.
Выберем место, где будет размещена сводная таблица. Ее можно поместить на тот же лист или на новый в одном документе с начальными данными.
После заполнения всех полей нажимаем «ОК».

Откроется окно для формирования таблички. В нем находится список полей и области настроек. В верхней части окна выбираем нужные поля. После этого перетаскиваем их в нужные области.

В заданной ситуации нужны несколько полей. «Пол» и «Вид спорта» попадают в категорию «Фильтры», «Наименование» – в область «Строки», «Сумма» перемещается в «Значение». Раздел «Столбцы» остается пустым.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

Когда таблица сформирована, нужно применить выбранные фильтры. Разберем этот этап по шагам. Стоит вспомнить условие: нужно определить продажи женских теннисных кроссовок.

Открываем раздел «Пол» в таблице и выбираем «Женский», после этого кликаем «ОК».

Применяем фильтр к виду спорта – согласно условию, необходимо поставить галочку в графе «Теннис» и кликнуть «ОК».

Результат: на листе представлены только запрошенные данные. Информация о сумме в нескольких строчках с одинаковым наименованием суммируется.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

Использование Мастера сводных таблиц

Составить отчет можно с помощью специального инструмента – Мастера сводных таблиц. Функция не находится в быстром доступе по умолчанию, поэтому сначала добавим ее туда.

Открываем вкладку «Файл», ее раздел «Параметры». Находим пункт «Панель быстрого доступа», в появившемся списке выбираем пункт «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Кнопка «Добавить» станет активной, по ней нужно кликнуть, а после – нажать «ОК».

Начинаем работу с Мастером сводных таблиц нажатием на квадратный значок, появившийся в верхнем левом углу экрана.
Появится окно Мастера. Необходимо определить источник информации и вид отчета. В первом случае выбираем первый пункт – список или базу данных, во втором – сводную таблицу.

Второй шаг работы с Мастером – определение диапазона данных. Программа автоматически выбирает диапазон, поэтому нужно проверить правильный ли он. Если данные выбраны неправильно, выбираем ячейки вручную. После настройки диапазона нажимаем «Далее».

Определяем, где собираемся разместить сводную табличку. Если выбираете «Существующий лист», укажите конкретный лист из документа.

Заполняем форму сводной таблички по правилам классического метода и выставляем фильтры.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Зачастую важные для отчета данные размещены в разных таблицах, и их требуется объединить. Воспользуемся Мастером сводных таблиц и совместим несколько баз данных в одну. Представим, что есть две таблицы с данными о наличии товаров на складе. Нужно воспользоваться инструментами Excel, чтобы объединить их в одну базу данных.

Выбираем ячейку и открываем Мастер сводных таблиц и диаграмм. Если он уже есть на панели быстрого доступа, нужно нажать на соответствующий значок. О том, как добавить инструмент на панель, рассказано в разделе «Использование Мастера сводных таблиц».
Данные находятся в двух источниках, поэтому выбираем пункт «В нескольких диапазонах консолидации». Также нужно выбрать разновидность отчета – «сводная таблица».

На следующем шаге выбираем пункт «Создать поля данных» и нажимаем «Далее».
Появится окно со списком диапазонов. Туда можно добавить несколько таблиц. Выделяем мышкой первую таблицу и нажимаем «Добавить», то же делаем со второй таблицей.

Выбираем диапазоны по очереди и даем им имена как полям сводной таблицы. Также нужно указать количество полей.

Последний шаг – выбор места для размещения отчета. Удобнее будет использовать новый лист, так новая таблица не нарушит расположение другой информации в документе.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Данные о деятельности компании иногда оказываются на разных листах в одном документе. Вновь воспользуемся Мастером сводных таблиц, чтобы получить сводный отчет.

Откройте Мастер сводных таблиц и диаграмм. В окне первого шага нужно выбрать источник данных «в разных диапазонах консолидации» и тип «сводная таблица».
На втором шаге выбираем пункт «Создать поля страницы». Откроется окно выбора диапазонов. Сначала выделяем ячейки с информацией на первом листе и нажимаем кнопку «Добавить». Далее нужно переключиться на следующий лист с данными, выделить их и нажать кнопку «Добавить». После внесения всех ячеек в список выбираем количество полей и их очередность. Если информация добавлена правильно, можно перейти к следующему шагу по кнопке «Далее».

Размещаем табличку на новом листе или на одном из существующих листов и нажимаем «Готово».

Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц

Следует учесть несколько особенностей, проявляющихся при работе с отчетами в форме таблиц:

проверьте верно ли прописаны наименования и прочая информация в каждой строке, иначе отчет будет составлен с учетом опечаток – для одного наименования будет создано несколько строк;
необходимо заполнить всю шапку, если таблица не преобразована в динамическую, чтобы избежать ошибок;
если данные отчета не изменяются автоматически (то есть она не динамическая), нужно обновлять информацию после внесения изменений в источники.

Важно! Обновить сводную табличку можно через вкладку «Данные». Для этого выбираем ячейку в таблице и находим на вкладке функцию «Обновить все».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

Плюсы сводных таблиц

Отчеты в формате сводных таблиц обладают серьезными преимуществами перед другими типами отчетов в Excel. Рассмотрим каждое из них:

Таблица составляется по практически любому объему данных.
Редактировать вид отчета можно через меню форматов – встроенная библиотека содержит множество цветовых тем таблиц.
Возможно объединение данных в более широкие группы, например несколько дат объединяются в кварталы.
По результатам отчета можно провести расчеты с помощью инструментов Excel, это не повлияет на источники данных.
Информация в сводной таблице может стать основой для составления графика или другого визуального отчета.

Поля сводной таблицы

Обратим особое внимание на один из шагов составления сводной таблички – выбор полей и распределение по областям. Для того чтобы понять метод работы с окном «Поля таблицы», рассмотрим его элементы по отдельности.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

В более новых версиях Microsoft Excel окно выглядит немного иначе, но функции сохраняются.

Форматы окна «Поля таблицы». В меню можно выбрать, какие разделы будут показаны на экране.
Список полей, которые добавляются в отчет.
В поле «Фильтры» нужно переместить показатели для дальнейшей фильтрации данных.
Поле «Столбцы» должно содержать указания о том, какие данные вывести в столбцах.
Назначение области «Строки» почти то же, что и у области «Столбцы» – указываем данные, которые будут выведены в строках.
В области «Значения» должны оказаться поля с числовым форматом для вычислений.

Если в источниках много данных, можно воспользоваться функцией «Отложить обновление макета», чтобы предотвратить ошибки в работе программы.

Настройка внешнего вида таблицы

Изменения во внешнем виде сводной таблицы вносятся с помощью инструментов вкладки «Конструктор». Она появляется на панели управления, когда отчет уже составлен. Функции раздела «Макет» позволяют изменить структуру итоговой таблицы. Раздел «Стили сводной таблицы» содержит темы разных цветов, которые применяются к отчету.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

Как работать со сводными таблицами в Excel

Бывает недостаточно создать отчет в виде таблицы – требуются дополнительные действия. Рассмотрим несколько способов работы со сводной таблицей, ее структурой и данными.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Если необходимо дополнить отчет новой информацией из расширенного диапазона, придется изменить выбор ячеек.

Открываем вкладку «Анализ» (в более ранних версиях – «Параметры») и кликаем по кнопке «Источник данных».

На экране появится начальная таблица, по которой был составлен отчет, и окно для выбора диапазона. Добавляем к ней столбец с новыми данными и выделяем новый диапазон мышью.
Обновляем сводную таблицу – в списке появятся новые поля. Их нужно распределить по областям.

Обратите внимание! Невозможно сделать новую таблицу источником данных. Если нужно добавить информацию из таблицы, потребуется создать новый отчет на том же листе и поставить две таблицы рядом.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Если отчет не переведен в динамический формат, все еще есть способы обновить информацию в нем после внесения изменений в источник. Обновим сводную таблицу вручную. Для этого кликнем по любой ячейке отчета и по пункту «Обновить» в контекстном меню. Также можно воспользоваться кнопкой с тем же названием на вкладке «Параметры»/«Анализ».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

На этой вкладке размещен инструмент, с помощью которого можно обновлять таблицу автоматически.

Выбираем любую ячейку отчета и открываем вкладку «Параметры»/«Анализ». Находим пункт «Сводная таблица» – в нем нужно выбрать пункт «Параметры».

Находим в настройках пункт «Разметка и формат». Этот раздел состоит из нескольких пунктов. Требуется поставить галочки в графах, показанных на изображении ниже, и нажать кнопку «ОК».

Заключение

Отчет в табличном формате быстро составляется благодаря инструментам Excel. Его наглядность и развернутость можно выбрать на этапе составления. Программа позволяет менять структуру и содержание таблиц.

Как сделать свод в excel из разных листов