Как создавать таблицы в access

MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида

Хотя в Access 2010 существует четыре типа объектов базы данных, таблицы, возможно, являются наиболее важными. Даже когда вы используете формы, запросы и отчеты, вы все еще работаете с таблицами, потому что там хранятся ваши данные. Таблицы лежат в основе любой базы данных, поэтому важно понять, как их использовать.

В этой статье вы узнаете, как открывать таблицы, создавать и редактировать записи, а также изменять внешний вид вашей таблицы, чтобы упростить просмотр и работу.

Основы таблиц

Если вы новичок в Microsoft Access, вам необходимо изучить основы работы с таблицами, чтобы вы могли открывать, перемещаться, добавлять информацию и редактировать их.

Чтобы открыть существующую таблицу:

1. Откройте свою базу данных и найдите область навигации.
2. В области переходов найдите таблицу, которую вы хотите открыть. Таблицы отмечены значком.
3. Дважды щелкните имя таблицы. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов.

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями.

Поле — это способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Запись — это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Навигация по столам

Чтобы перемещаться по записям в таблице, вы можете использовать клавиши со стрелками вверх и вниз, прокручивать вверх и вниз или использовать стрелки на панели навигации записи, расположенной в нижней части таблицы. Вы также можете найти любую запись в текущей открытой таблице, выполнив ее поиск, используя окно поиска записей. Просто поместите курсор в поле поиска, введите любое слово, которое появляется в записи, которую вы хотите найти, и нажмите Enter. Чтобы просмотреть дополнительные записи, соответствующие вашему поиску, нажмите Enter еще раз.

Чтобы перемещаться между полями, вы можете использовать клавиши со стрелками влево и вправо или прокручивать влево и вправо.

Добавление записей и ввод данных

Ввод данных в таблицы в Access аналогичен вводу данных в Excel. Для работы с записями вам нужно будет ввести данные в ячейки.

Чтобы добавить новую запись:

Существует три способа добавления новой записи в таблицу:

• В группе «Запись» на вкладке «Главная» щелкните команду «Создать».

• На панели навигации «Запись» в нижней части окна нажмите кнопку «Новая запись».

• Просто начните печатать в строке ниже вашей последней добавленной записи.

Иногда, когда вы вводите информацию в запись, выдается всплывающее окно, чтобы сообщить вам, что введенная вами информация недействительна. Это означает, что в поле, в котором вы работаете, есть правило проверки, которое является правилом о типе данных, которые могут отображаться в этом поле. Нажмите «ОК», затем следуйте инструкциям во всплывающем окне, чтобы повторно ввести свои данные.

Чтобы сохранить запись:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
2. Нажмите кнопку «Сохранить».

Перед закрытием таблицы обязательно сохраните несохраненные записи. При закрытии таблицы Access не будет запрашивать сохранение.

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, просто нажмите ее и введите свои изменения. Тем не менее, Access также предлагает вам возможность находить и заменять слово в нескольких записях, а также полностью удалять записи.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Find и Replace, который ищет термин и заменяет его другим термином.

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Найти».
2. Выберите команду «Заменить». Появится диалоговое окно «Найти и заменить».

3. Нажмите поле «Найти»: и введите слово, которое вы хотите найти.

4. Нажмите кнопку «Заменить с» и введите слово, которое вы хотите заменить оригинальным словом.

5. Нажмите стрелку «Вниз»: выберите область, которую вы хотите найти.
Выберите «Текущее поле», чтобы ограничить поиск выбранным в данный момент полем.
Выберите текущий документ для поиска по всей таблице.

6. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Match: выберите, насколько близко вы хотите, чтобы результаты соответствовали вашему поиску.
Выберите любую часть поля для поиска поискового запроса в любой части ячейки.
Выберите «Всего полей» для поиска только для ячеек, которые соответствуют вашему поисковому запросу.
Выберите «Начало поля» для поиска только для ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.

7. Нажмите «Найти далее», чтобы найти следующее вхождение поискового запроса.

8. Нажмите «Заменить», чтобы заменить исходное слово на новое.

Хотя вы можете использовать Replace All для замены каждого экземпляра термина, заменяя его по одному, вы можете быть абсолютно уверены, что редактируете только нужные вам данные. Замена данных непреднамеренно может негативно повлиять на вашу базу данных.

Чтобы удалить запись:

1. Выберите всю запись, нажав серая рамка в левой части записи.

2. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
3. Нажмите команду Удалить. Запись будет удалена навсегда.

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются неизменными даже после удаления записи. Например, если вы удалите 34-ю запись в таблице, последовательность идентификационных номеров записей будет читать . 32, 33, 35, 36 . а не . 32, 33, 34, 35, 36 .. ,

Изменение внешнего вида таблицы

Access 2010 предлагает несколько способов изменить внешний вид таблиц. Эти изменения касаются не только того, чтобы ваш стол выглядел красиво; они могут облегчить чтение таблицы.

Изменение размеров полей и строк

Если ваши поля и строки слишком малы или велики для данных, содержащихся в них, вы всегда можете изменить их размер, чтобы отображался весь текст.

Чтобы изменить размер поля:

1. Поместите курсор над правой сеткой в заголовке поля. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

2. Нажмите и перетащите линию сетки вправо, чтобы увеличить ширину поля или влево, чтобы уменьшить ширину поля.
3. Отпустите мышь. Ширина поля будет изменена.

Чтобы изменить размер строки:

1. Поместите курсор на нижнюю линию сетки в серой области слева от строки. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

2. Нажмите и перетащите линию сетки вниз, чтобы увеличить высоту строки или вверх, чтобы уменьшить высоту строки.
3. Отпустите мышь. Высота строки будет изменена.

Скрытие полей

Если у вас есть поле, которое вы не планируете редактировать или не хотите, чтобы другие люди редактировали, вы можете скрыть его. Скрытое поле невидимо, но все еще является частью вашей базы данных. Данные в скрытом поле могут быть доступны из форм, запросов, отчетов и любых связанных таблиц.

Чтобы скрыть поле:

1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля.
2. В раскрывающемся меню выберите Скрыть поля.

3. Поле будет скрыто.

Параметры форматирования таблиц

Цвет чередующихся строк

По умолчанию фон любой другой строки в таблице Access представляет собой несколько оттенков, более темных, чем фон остальной части таблицы. Этот более темный цвет чередующихся строк упрощает чтение вашей таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно выше и ниже нее.

Чтобы изменить цвет другой строки:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.
2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Альтернативный ряд».

3. Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите «Нет цвета», чтобы удалить цвет другой строки.

4. Цвет вашей альтернативной строки будет обновлен.

Изменение линий сетки

Другим способом Access упрощает чтение ваших таблиц путем добавления линий сетки, которые отмечают границы каждой ячейки. Gridlines(линии сетки) — это тонкие линии, которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию сетчатые линии темно-серого цвета и появляются со всех сторон ячейки, но вы можете изменить их цвет или скрыть нежелательные линии сетки.

Чтобы настроить отображение линий сетки:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.
2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Gridlines.

3. Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать горизонтальные линии сетки между строками, вертикальными градиентами между столбцами, обоими типами линий сетки или вообще ничем.

4. Строки сетки на вашем столе будут обновлены.

Дополнительные параметры форматирования

Чтобы просмотреть дополнительные параметры форматирования, нажмите стрелку форматирования Datasheet в нижнем правом углу группы форматирования текста.

Диалоговое окно «Форматирование таблицы данных» предлагает несколько дополнительных параметров форматирования, в том числе возможность изменять цвет фона, цвет сетки и стиль границы и линии. Он даже включает возможность просмотра таблицы образцов с вашими вариантами форматирования, поэтому поиграйте с различными вариантами форматирования, пока не получите таблицу, выглядящую так, как вы этого хотите.

5 Создание таблиц

· с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard).

5 .1 Создание таблицы путем ввода данных

Если для пользователя сложно сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 5.1).

Рисунок 5.1 — Создание таблицы путем ввода данных

Для этого необходимо:

1) Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

2) Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field 1), Поле2 (Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

3) В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

4) Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать из контекстного меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца подсвечивается, и можно вводить свое название.

5) По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

6) В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы >?) нажать кнопку Да (Yes).

7) В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК (рис. 5.2).

Рисунок 5.2 — Диалоговое окно Сохранение

Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым.

5 .2 Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Для этого необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard).

2) В диалоговом окне Создание таблиц (Table Wizard) (рис. 5.3) выбрать назначение таблицы: Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные (Personal)).

3) В поле Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать подходящую таблицу — Список рассылки (MailingList).

4) Переместить нужные поля из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > — переместить одно поле, » — переместить все поля.

Рисунок 5.3 — Диалоговое окно Мастера таблиц

5. Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.

6. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 5.4). Нажать кнопку Далее (Next).

Рисунок 5.4 — Диалоговое окно Переименование поля

7. В следующем диалоговом окне в поле Необходимо задать имя для новой таблицы (What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений" (рис. 5.5).

Рисунок 5.5 — Второе диалоговое окно Мастера таблиц

8. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I’ll set the primary key)). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее (Next).

Если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Необходимо выбрать поле с уникальными для каждой записи данными (What field will hold data that is unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле.

9. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей (рис. 5.6). Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи (Relationship).

Рисунок 5.6 — Третье диалоговое окно Мастера таблиц

Рисунок 5.7 — Диалоговое окно Связи

Рисунок 5.8 — Четвертое окно Мастера таблиц

10. В окне Связи (Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 5.7).

11. В диалоговом окне Мастера таблиц (см. рис.5.6) нажать кнопку Далее (Next).

12. В последнем диалоговом окне, пользователю необходимо выбрать, что он будет делать с таблицей дальше(Изменить структуру таблицы) и нажать кнопку Готово( Finish ) (рис.5.8).

5 .3 Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) (рис. 5.9).

Рисунок 5.9 — Окно новой таблицы в режиме Конструктора

2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.

3. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы >?), нажать кнопку Да (Yes).

8. В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

9. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

Печать таблицы

Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:

1. Выделить таблицу в окне базы данных.

2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).

При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).

Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Учебное пособие содержит материал, обеспечивающий практическую часть дисциплины «Основы баз данных», которая читается в Институте математики Сибирского федерального университета студентам третьего курса. Включает в себя шесть тем, охватывающих полный цикл реализации проекта базы данных с помощью Microsoft Office Access 2007: от создания основных объектов и построения пользовательского интерфейса до администрирования базы данных. Каждая из шести тем содержит краткое изложение необходимого теоретического материала и завершается практическими заданиями и контрольными вопросами. В пособии для любого задания предусмотрено десять вариантов – десять различных предметных областей. Предназначено для студентов направления подготовки бакалавров 010300.62 «Математика. Компьютерные науки», а также для студентов направлений подготовки бакалавров и специалистов 010100.62, 010100.65 «Математика», 010500.62, 010500.65 «Прикладная математика и информатика» укрупненной группы 010000 «Физико-математические науки и фундаментальная информатика».

Оглавление

• Введение
• 1. Создание таблиц

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007 предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.

1. Создание таблиц

База данных ‒ это динамически обновляемая информационная модель некоторой предметной области. Работа с базой данных делится на три этапа: проектирование, создание, эксплуатация. Современные базы данных создаются и эксплуатируются при помощи СУБД. СУБД Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде множества связанных между собой таблиц. Всякая база данных формируется на основе проекта, который определяет ее структуру и информационные потребности пользователей. Цель данной темы: дать ответы на основополагающие вопросы, из чего состоит база данных в Access и как ее создать.

1.1. Немного теории

Основные объекты базы данных

База данных Access — это файл с расширением ACCDB (ACCDB-файл), в котором хранятся такие объекты как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы, модули.

Таблицы (базовые таблицы) — объекты базы данных, предназначенные для хранения информации о предметной области. Как правило, база данных состоит из нескольких связанных между собой таблиц. Каждую строку таблицы называют в Access записью, а столбец — полем.

Запросы предназначены для извлечения информации, хранящейся в одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно, задав ряд условий, отфильтровать и отобразить только нужные записи. В базе данных хранятся не результаты выполнения запросов, а лишь предписания описывающие, какую информацию надо извлечь из таблиц базы данных.

Отчеты служат для представления и печати информации, хранящейся в таблицах и формируемой запросами базы данных. С помощью отчетов можно просматривать и печатать нужные сведения в виде документов установленного образца. Отчеты можно запускать в любое время, и они всегда будут отражать текущее состояние базы данных.

Формы называют окнами базы данных, которые используются для просмотра, ввода и редактирования данных, организации пользовательского интерфейса. Они могут содержать кнопки для выполнения различных команд.

Модули и макросы расширяют функциональные возможности Access и позволяют автоматизировать некоторые специфические процессы обработки информации, диктуемые предметной областью.

Макросы — это программы, составленные из макрокоманд. Набор макрокоманд Access представляет собой упрощенный язык программирования и содержит несколько десятков команд. Каждая макрокоманда задает определенное действие над каким-либо объектом базы данных. Макросы чаще всего запускаются при наступлении определенных событий. Например, когда открываемый отчет пустой.

Модули (модули VBA), как и макросы, являются программами. Они пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Это язык программирования более низкого уровня, чем язык макрокоманд.

Запуск системы и существующей базы данных

Чтобы запустить Access, нужно выполнить следующие действия.

1. Щелкнуть по кнопке Пуск на панели задач Windows.

2. Указать Все программы.

3. Выбрать Microsoft Office, а затем Microsoft Access.

Откроется страница Приступая к работе с Microsoft Office Access. В ней показано, с чего можно начать работу в Access. Например, можно открыть одну из недавно использованных баз данных, создать новую базу данных с помощью шаблона или создать новую пустую базу данных.

Если запуск Access осуществлен, открыть существующую базу данных можно с помощью кнопки Microsoft Office, расположенной в верхнем левом углу страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access. Это можно сделать так.

1. Щелкнуть кнопку Microsoft Office. Откроется окно, в котором выбрать пункт Открыть.

2. В диалоговом окне Открытии документа найти ACCDB-файл базы данных и нажать кнопку Открыть.

Можно запустить Access и открыть существующую базу данных одновременно, дважды щелкнув на значке ACCDB-файла этой базы данных. Открытие существующей или новой пустой базы данных сопровождается отображением на экране главного окна Access, в котором располагаются основные элементы интерфейса.

В главном окне Access располагаются следующие инструменты:

• кнопка Microsoft Office в левом верхнем углу окна. Включает пункты Создать, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Управление, Электронная почта, Опубликовать, Закрыть базу данных. Кроме того, здесь находится кнопка Параметры Access для настройки параметров запуска базы данных и вида главного окна Access;

• панель быстрого доступа (верхняя строка окна слева). Содержит наиболее часто используемые операции. Данную панель можно настроить, щелкнув стрелку в правой ее части;

• кнопки Свернуть, Свернуть в окно, Закрыть (верхняя строка окна справа). Позволяют приостановить работу с базой данных (путем сворачивания главного окна Access) или завершить работу с ней (путем закрытия главного окна Access);

• лента Office Fluent (верхняя часть главного окна). Служит основным командным интерфейсом Access. Имеет вкладки команд: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. Каждая вкладка разбита на группы связанных команд. Скрыть и восстановить ленту можно двойным щелчком по активной вкладке команд;

• панель сообщений системы безопасности (сразу под лентой);

• область переходов (левая часть окна). Здесь отображаются имена объектов базы данных. Всякий объект, находящийся в области переходов, может быть открыт двойным щелчком или через команду Открыть контекстного меню. Область переходов можно скрыть и потом вновь отобразить с помощью клавиши F11 или кнопки Открыть/закрыть границу области переходов;

• область данных (центральная часть окна). Служит пространством для работы с объектами базы данных. Здесь объекты создаются, изменяются и отображаются. Допускается одновременно работать с несколькими открытыми объектами. Для перехода от одного открытого объекта к другому служат вкладки документов. Вкладки документов можно скрыть, используя кнопку Параметры Access;

• строка состояния. Предназначена для вывода сообщений о состоянии хода работы с базой данных. Строку состояний можно скрыть через кнопку Параметры Access.

Существует также мини-панель инструментов. Она появляется при выделении текста для форматирования. Ее можно использовать для изменения шрифта, цвета, размера и других простейших операций форматирования. При удалении курсора от выделенного текста мини-панель постепенно исчезает. При работе с базой данных всегда можно получить справку, нажав клавишу F1 или щелкнув знак вопроса с правой стороны ленты. Для разных типов объектов базы данных Access предоставляет контекстные меню с набором основных команд. Контекстное меню вызывается щелчком правой кнопки мыши по объекту (в области переходов или в области данных).

Создание пустой базы данных

Чтобы создать новую базу данных, необходимо выполнить действия.

1. На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Новая пустая база данных выбрать команду Новая база данных. Откроется раздел Новая база данных.

2. В разделе Новая база данных в поле Имя файла ввести имя файла создаваемой базы данных без указания расширения. Расширение ACCDB будет добавлено автоматически. Чтобы сохранить ACCDB-файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажать кнопку Открыть (рядом с полем Имя файла), перейти к нужной папке и нажать кнопку Ok.

3. Щелкнуть кнопку Создать.

СУБД Access построит базу данных с пустой таблицей, которой будет присвоено имя Таблица1 и откроет эту таблицу. Если на этом этапе данные вводить не нужно, то нажать кнопку Закрыть, расположенную в верхней правой части тела таблицы. Область переходов будет пустой. Для дальнейшей работы по созданию базы данных целесообразно настроить область переходов следующим образом. Щелкнуть левой кнопкой мыши в верхней строке области переходов. Откроется список параметров настройки. Выбрать Все объекты и Тип объекта Теперь в области переходов будут отображаться имена всех создаваемых объектов, причем все они будут сгруппированы по типам (вначале все таблицы, потом все запросы и т.д.).

☞ Примечание. Пустая база данных становиться хранилищем информации только тогда, когда для нее созданы таблицы и определена схема данных. Это основа для дальнейшего пополнения базы другими объектами.

Что включает в себя создание таблицы?

Таблицы составляют ядро базы данных. Любая база данных обязана содержать как минимум одну таблицу, иначе работа с базой не имеет смысла. Создание таблицы предполагает определение имени, структуры и свойств таблицы.

Имя таблицы должно быть семантически осмысленным, лаконичным и уникальным в рамках создаваемой базы данных. Оно может содержать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы.

Структура таблицы определяется

• списком полей. Поля задают столбцы таблицы;

• свойствами полей. Свойства устанавливают множества допустимых значений, которые могут появляться в тех или иных столбцах таблицы;

• первичным ключом — минимальным набором полей, значения которых позволяют однозначно идентифицировать записи таблицы;

• индексами. Индексы ускорят доступ к данным, содержащимся в таблице.

Таблица как объект базы данных, представляющий собой множество полей и множество записей, обладает собственными свойствами. Эти свойства отражают особенности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. При создании таблицы ряд ее свойств устанавливается по умолчанию.

Средства создания таблицы

Существуют два основных средства конструирования таблиц в Access: Режим таблицы и Конструктор таблиц. Им отвечают два соответствующих режима работы с таблицей: Режим таблицы и Конструктор таблиц. Через контекстное меню возможна смена режимов.

Режим таблицы имеет ряд преимуществ перед Конструктором таблиц. Во-первых, он проще в применении. Во-вторых, таблицу в процессе конструирования можно сразу обозревать и заполнять. В Конструкторе таблиц таблица только конструируется, а для просмотра результатов конструирования необходим переход в Режим таблицы. Однако Конструктор таблиц предоставляет разработчику баз данных больше инструментальных возможностей, чем Режим таблицы.

Для создания новой таблицы в существующей базе данных (возможно пока пустой) при помощи Режима таблицы нужно выполнить следующие действия.

1. Открыть базу данных.

2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.

3. Щелкнуть команду Таблица. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. В дальнейшем это имя может быть изменено при сохранении или закрытии таблицы. Таблица откроется в Режиме таблицы и на ленте отобразится вкладка Режим таблицы.

Вкладка Режим таблицы имеет четыре группы команд (табл. 1.1).

Для формирования новой таблицы при помощи Конструктора таблиц необходимо исполнить такие шаги.

1. Открыть базу данных.

2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.

3. Щелкнуть команду Конструктор таблиц. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. Таблица откроется в Конструкторе таблиц. На ленте отобразится вкладка Конструктор, а в области данных — бланк конструктора.

Вкладка Конструктор обладает тремя группами команд (табл. 1.2).

Бланк конструктора содержит три столбца:

• Имя поля. Должно быть уникальным в рамках создаваемой таблицы. Задается всегда;

• Тип данных. Определяет значения, которые можно хранить в поле. Указывается всегда;

• Описание. Необязательный параметр для записи комментария.

Бланк разбит на строки. Каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы. В нижней части бланка располагается область Свойства поля. В этой области определяются и отображаются свойства выделенного поля.

Выбор имени поля

Для каждого поля таблицы должно быть задано имя. В Access нет никаких особых ограничений на имя поля. Это может быть любой набор из 64 символов. Однако с самого начала нужно тщательно продумать имена полей таблицы, т.к. они в дальнейшем будут использоваться при создании запросов, форм и отчетов, записи выражений. Вот несколько рекомендаций:

• имя должно быть лаконичным, поскольку при вводе длинных имен больше вероятность возникновения ошибки;

• первую букву слова, включенного в имя поля, желательно делать заглавной. Например, ГруппаТоваров;

• в имени поля лучше всего не ставить пробелы, т.к. при ссылке на такие поля в выражениях придется использовать скобки, а это увеличивает длину записи выражения. Вместо пробела можно применять символ «_»;

• имена полей должны быть семантически осмысленными и однозначно интерпретируемыми. Не стоит делать два поля с названиями, которые легко перепутать;

• если одни и те же данные используются в разных таблицах, то и поля должны называться одинаково.

Свойства полей и типы данных

У всякого поля таблицы есть свойства. Данные свойства определяют множество допустимых значений поля и особенности работы с этими значениями. Наиболее важное из этих свойств — тип данных. В Access предусмотрены следующие типы данных:

• Текстовый. Произвольный набор букв, цифр и знаков пунктуации. Размер поля — память, необходимая для хранения одного значения: до 255 байт;

• Поле MEMO. Длинные текстовые фрагменты. Такой тип поддерживает тексты в формате RTF. Размер поля: до 64 Кб;

• Числовой. Числовые (целые или дробные) значения. Размер поля: 1, 2, 4, 8 или 12 байтов;

• Дата/время. Значения времени и даты. Размер поля: 8 байтов;

• Денежный. Аналогичен числовому типу. Данные этого типа не округляются во время вычислений. Размер поля: 8 байтов;

• Счетчик. Целые числа, автоматически формируемые и уникальные для каждой записи таблицы. Поле с таким типом может выступать в роли первичного ключа таблицы. Размер поля: 4 байта;

• Логический. Одно из двух значений: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл;

• Поле объекта OLE. Это может быть файл с цифровой фотографией, точечным рисунком, электронная таблица или текстовый документ. Размер поля: до 1 Гб;

• Гиперссылка. Это адреса электронной почты, адреса веб-узлов. Размер поля: до 2 Кб;

• Вложения. Один или несколько файлов произвольного формата. Этот тип поддерживает больше форматов файлов, чем Поле объекта OLE. Размер поля: до 2 Гб;

• Мастер подстановок. Используется для запуска Мастера Постановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы (запроса) или из постоянного списка значений. В последнем случае список хранится в текстовом виде.

После того как поле создано (указаны его имя и тип данных), требуется задать другие свойства поля. В табл.1.3 перечислены основные свойства полей и типы данных, которым присущи эти свойства.

Свойства таблицы отражают особенности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. Они выводятся в Окне свойств, которое отображается в Конструкторе таблиц при нажатии команды Страница свойств. Наиболее важные свойства таблицы приведены в табл. 1.4.

Добавление поля в режиме таблицы

Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.

1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.

2. Перейти на вкладку команд Режим таблицы.

3. Выделить столбец Добавить поле (он всегда самый правый). В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Переименовать. Курсор переместится в заголовок столбца, куда необходимо ввести имя поля.

4. В группе команд Форматирование и тип данных указать основные свойства поля: Тип данных, Формат, Обязательное, Уникальное (Индексированное поле).

Если используется база данных, состоящая из нескольких таблиц, можно поле добавить из другой таблицы. Для этого на шаге 3 следует в группе Поля и столбцы щелкнуть команду Добавить поля. Справа откроется область Список полей, в которой можно выбрать нужное поле и перетащить в таблицу. В этом случае свойства добавленного поля уже определены и их не рекомендуется изменять.

Добавление поля в режиме конструктора

Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Перейти на вкладку Конструктор.

3. Заполнить строку бланка конструктора.

4. Заполнить область Свойства поля. Если поле ключевое, то этот факт следует учесть в свойствах поля.

Напомним, что каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы.

Добавление столбца подстановок

Столбец подстановок — это поле, значения которого выбираются из списка. Этот список может быть формирован вручную, взят из другой таблицы или запроса. Столбец подстановок можно создать различными способами. Наиболее простой из них — с помощью Мастера подстановок.

В Режиме таблицы вызвать Мастер подстановок можно следующим образом.

1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок. Перейти на вкладку Режим таблицы.

2. В таблице выделить поле, которое будет столбцом подстановок.

3. В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Столбец подстановок. Запуститься Мастер подстановок и откроется диалоговое окно Создание подстановки.

Вызвать Мастер подстановок можно также в Конструкторе таблиц. Для этого достаточно проделать следующие шаги.

1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок

2. В бланке Конструктора таблиц перейти на строку, соответствующую полю, которое должно стать столбцом подстановок.

3. В столбце Тип данных в раскрывающемся списке выбрать Мастер подстановок. Запуститься Мастер подстановок и откроется окно Создание подстановки.

Чтобы организовать фиксированный список значений, следует выполнить действия.

1. В окне Создание подстановки выбрать Будет введен фиксированный набор значений. Щелкнуть кнопку Далее.

2. Указать число столбцов списка. Ввести значения в ячейки списка. Щелкнуть кнопку Далее.

3. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.

4. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.

Для создания столбца подстановок в виде списка значений из таблицы или запроса нужно осуществить надлежащие шаги.

1. В окне Создание подстановки выбрать Объект «столбец постановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. Щелкнуть кнопку Далее.

2. Указать таблицу или запрос со значениями, необходимыми для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

3. Отобрать поля для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

4. Определить порядок сортировки значений в подстановке. Щелкнуть кнопку Далее.

5. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то снять флажок Скрыть ключевой столбец. В этом случае будут отображаться все столбцы подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.

6. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то требуется указать поле, значение которого будет записываться в таблицу, в которой формируется подстановка. Щелкнуть кнопку Далее.

7. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.

8. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.

Столбец подстановок будет создан. Свойства подстановки можно просмотреть и изменить в бланке конструктора, открыв вкладку Подстановка в области Свойства поля. Здесь целесообразно свойство Разрешить изменение списка значений установить в состояние Да. Это позволит добавлять в список новые значения. Можно разрешить в поле вводить значения, которых нет в списке, не изменяя при этом сам список. Для цели свойству Ограничиться списком надо присвоить значение Нет.

☞ Примечание. В Access допускается формирование столбца подстановок, разрешающего выбор из списка сразу несколько значений. Достаточно при создании столбца подстановок при помощи мастера установить флажок в свойстве Разрешить несколько значений.

Определение первичного ключа

Первичный ключ таблицы — это одно или несколько полей, значения которых уникальные для каждой записи таблицы. Другими словами, первичный ключ однозначно определяет каждую запись таблицы. Значения ключа, если и меняются, то крайне редко (лучше всего — никогда). Если первичный ключ состоит из одного поля, то его называют простым, если из несколько полей, то — составным ключом. Поля, входящие в первичный ключ, именуют ключевыми полями. Для любой базовой таблицы требуется определить первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов к базе данных. В Access постоянно проверяется уникальность значений ключа. Первичные ключи таблиц обязательны при формировании схемы данных.

Желательно в качестве ключевых полей брать поля, отражающие свойства объектов предметной области. Если таких полей нет (или их слишком много), то в роли простого ключа может выступать поле типа Счетчик.

Для простого ключа должны быть установлены свойства: Обязательное поле (Да), Индексированное поле (Да). Если ключ составной, то все ключевые поля должны иметь свойство Обязательное поле (Да). Между тем, свойство Индексированное поле следует установить в состояние Нет, т.к. отдельное ключевое поле может иметь повторяющиеся значения.

При создании таблицы в Режиме таблицы первичный ключ создается автоматически. Им является поле типа Счетчик. Это поле скрыто. Чтобы его увидеть, нужно перейти в Конструктор таблиц.

Для определения первичного (простого или составного) ключа требуется выполнить действия.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Выбрать поле, которое нужно использовать в качестве ключа. Чтобы выбрать несколько ключевых полей, следует при выделении полей удерживать клавишу Ctrl.

3. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкнуть команду Ключевое поле. Можно воспользоваться также командой Ключевое поле контекстного меню. В результате слева от имени каждого ключевого поля появится индикатор ключа ‒ символ «».

Для удаления ключа необходимо выполнить действия.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Выбрать ключевые поля.

3. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкнуть команду Ключевое поле. Индикатор ключа исчезнет.

☞ Примечание. Базовая таблица может иметь только один первичный ключ. Чтобы его изменить, надо старый ключ удалить и определить новый первичный ключ. Эти действия возможны лишь в Конструкторе таблиц.

Когда все поля добавлены, необходимо сохранить таблицу. Для этого требуется выполнить действия.

1. Щелкнуть кнопку Microsoft Office.

2. Выбрать команду Сохранить.

3. Ввести имя таблицы, если таблица сохраняется впервые. Щелкнуть кнопку Ok.

Те же действия можно осуществить при помощи команды Сохранить контекстного меню или Панели быстрого доступа. После этого таблицу целесообразно открыть в режиме Конструктор таблиц и настроить свойства таблицы в Окне свойств.

Создание схемы данных

Основная стратегия при проектировании структуры базы данных — неизбыточность данных. С этой целью вся подлежащая хранению информация о предметной области распределяется по таблицам. После того как таблицы созданы, они должны быть связаны между собой через общие поля. Межтабличные связи делают базу данных единым целым. В соответствии с межтабличными связями реализуются операции соединения таблиц при выполнении многотабличных запросов, форм и отчетов. Межтабличные связи — основа обеспечения целостности данных. Суть целостности данных: сведения, хранящиеся в разных таблицах, должны быть согласованными, т.е. не должны содержать противоречивую информацию.

Для межтабличных связей характерно следующее:

• каждая связь устанавливает отношение между двумя таблицами, т.е. является бинарной. В этой связи одна из таблиц играет роль основной, а другая — подчиненной. Разделение ролей условное;

• связываемые таблицы должны иметь первичные ключи;

• связываемые таблицы должны иметь общие поля. Только через общие поля устанавливается связь между таблицами. Общие поля (их называют полями связи) — поля с одинаковыми именами, одним и тем же типом данных;

• подчиненной считают таблицу, у которой поле связи совпадает с первичным ключом. В основной таблице поле связи может быть первичным ключом, частью первичного ключа или вовсе не входить в ключ. Если в основной таблице поле связи не является первичным ключом, то его называют внешним ключом таблицы;

• возможные степени связи: «один-к-одному», «один-ко-многим». При степени «один-к-одному» связываемые таблицы равноправны, поскольку полями связи выступают первичные ключи связываемых таблиц. В этих условиях каждая запись первой таблицы может быть связана не более чем с одной записью второй таблицы и наоборот. При степени «один-ко-многим» всегда «один» со стороны подчиненной таблицы (где поле связи — первичный ключ) и «много» со стороны основной таблицы. Это означает, что каждая запись подчиненной таблицы может быть связана со многими записи основной таблиц, однако всякой записи основной таблицы может соответствовать лишь одна запись подчиненной таблицы.

В Access всякая межтабличная связь имеет параметры, которые представлены в табл.1.5. Совокупность всех межтабличных связей базы данных называют схемой данных.

☞ Рекомендация. Не следует вводить данные в таблицы до формирования схемы данных, поскольку возможно нарушение целостности данных. Если в дальнейшем при связывании таблиц будет обнаружено нарушение целостности данных, Access не разрешит создать связь между таблицами, и потребует вначале удалить из них противоречивые данные.