Основные бухгалтерские итоги
Основными итогами называются остатки и обороты по счетам и объектам аналитического учета, а также обороты между счетами за любой рассчитанный период с детализацией до месяца.
В пункте меню «Управление бухгалтерскими итогами» устанавливается последний рассчитанный период. В режиме работы с основными итогами обращение может выполняться только к итогам по рассчитанный период включительно. В этом режиме работают два вида методов — получение остатков и оборотов, а также установка периода за который выдаются итоги. По умолчанию используется период, выбранный пользователем интерактивно через меню Сервис => Параметры => Бухгалтерские итоги.
Остатки и обороты по счетам
Синтаксис (у всех одинаковый): СНД (<Счет>, <ТипСуммы>, <Валюта>, <Субконто1>. )
Необязательный параметр. Число или строка — тип возвращаемой суммы. Может принимать одно из следующих значений:
- 1 ("С") — сумма;
- 2 ("В") — валютная сумма;
- 3 ("К") — количество.
Если параметр не указан, метод возвращает сумму.
ОстатокНаСчетеНаНачалоПериода = БухИтоги.СНД("51");
ОстатокНаСчетеНаКонецПериода = БухИтоги.СКД("51");
Обороты между счетами
Метод возвращает оборот с дебета счета <СчетДеб> в кредит счета <СчетКред>.
Развернутое сальдо по субсчетам
Функции СНДР, СНКР, СКДР, СККР предназначены для расчета остатков по счетам, у которых учет ведется на субсчетах. Каждая функция из этой группы возвращает остаток как сумму соответствующих остатков (дебетовых или кредитовых) всех субсчетов указанного счета. При этом учитываются остатки по субсчетам являющихся собственно счетами, а не группами.
* Для помещения в бухгалтерский баланс вычисляется развернутое сальдо по 68 счету, учет на котором ведется на субсчетах. Дебетовая составляющая должна попасть в актив баланса, кредитовая составляющая — в пассив.
БухИтоги = СоздатьОбъект( "БухгалтерскиеИтоги);
ДебСальдоНаНач = БухИтоги.СНДР("68");
ДебСальдоНаКон = БухИтоги.СКДР("68");
КрСальдоНаНач = БухИтоги.СНКР("68");
КрСальдоНаКон = БухИтоги.СККР("68");
Развернутое сальдо по субконто
Функции СНДРС, СНКРС, СКДРС, СККРС предназначены для расчета остатков по счетам, у которых ведется аналитический учет по субконто. Каждая функция из этой группы возвращает остаток как сумму соответствующих остатков (дебетовых или кредитовых) по всем объектам аналитического учета.
Если аналитический учет по счету ведется по двум и более субконто, то для развернутого сальдо параметр <ТипФильтра> устанавливает участие данног вида субконто в получении развернутого сальдо. В зависимости от значения этого параметра данное субконто может участвовать в «развороте» остатка, или накладывать дополнительное ограничение (отбирать) на анализируемые остатки, или никак не влиять на результат функции.
Синтаксис (у всех одинаковый):
<ТипФильтра>. Необязательный параметр. Тип использования субконто. (Строка или число).
- "*" (1) — Разворачивать по данному субконто.
- "!" (2) — Отбирать по данному субконто.
- " " (3) — Не учитывать данное субконто.
Значения по умолчанию: "*" (1) — для первого субконто, " " (3) — для остальных субконто.
//Получим развернутое сальдо дебетовое на начало периода по счету 60,
// учет ведется по субконто Организации.
//Получим развернутое сальдо дебетовое на начало периода по счету 10
//конкретному складу в разрезе материалов, учет ведется по субконто «Материалы» и «Склады».
Установка периода итогов
Устанавливает произвольный период в качестве периода расчета итогов.
Синтаксис: ПериодД(<ДатаНачалаПериода>, <ДатаКонцаПериода>)
Устанавливает квартал в качестве периода расчета итогов.
Синтаксис: ПериодКВ(<Дата>|<НомерКвартала>, <Год>)
Устанавливает в качестве периода расчета итогов период с начала года до конца указанного квартала.
Синтаксис: ПериодКВН(<Дата>|<НомерКвартала>, <Год>)
Устанавливает в качестве периода расчета итогов месяц.
ПериодМ(<Дата>|<НомерМесяца>, <Год>)
Метод ОсновныеИтоги переводит объект в режим работы с основными итогами. Вызов этого метода имеет смысл тогда, когда был выполнен расчет временных итогов или запрос, и нужно вернуть объект к работе с основными итогами. При этом результаты запроса или расчета временных итогов теряются.
Для переключения в режим работы с временными итогами следует выполнить метод Рассчитать. После этого объект позволяет получать остатки и обороты по счетам за произвольный период, заданный при вызове метода Рассчитать.
Для получения временных итогов используются те же методы, что и для получения основных итогов (СНД, СНК , СКД , СКК, ДО, КО, ОБ и другие). Параметры метода Рассчитать определяют итоги, которые будут доступны для получения этими методами.
Временный расчет
Метод Рассчитать
Синтаксис
Рассчитать(<НачалоПериода>, <КонецПериода> , <ФильтрПоСчетам>, <ТолькоСинтетика> , <ПланСчетов>, <РазделительУчета>)
Необязательный параметр. Выражение типа дата, документ или позиция документа начала периода расчета временных итогов. Если этот параметр не указан, будут вычисляться конечные сальдо на момент, указанный в параметре <КонецПериода>.
Необязательный параметр. Выражение типа дата, документ или позиция документа конца периода расчета временных итогов. Если этот параметр не указан, будут вычисляться начальные сальдо на момент, указанный в параметре <НачалоПериода>.
Если из двух параметров периода задан только параметр начала периода, метод Рассчитать вычислит начальные остатки — без оборотов. Наоборот, если задан параметр конца периода, будут вычисленные конечные остатки.
1 — рассчитывать сальдо только по счетам;
0 — или не указан — рассчитывать сальдо по счетам и по субконто.
Установка параметра <ТолькоСинтетика> в 1 задает выполнение расчета итогов только по счетам, без субконто. В этом случае функции для получения развернутого сальдо по субконто СНДРС, СКДРС, СНКРС, СККРС для счетов, по которым ведется аналитический учет по субконто будут возвращать 0, даже если реально в информационной базе есть остатки по этим счетам.
Если параметр <ТолькоСинтетика> не указан или равен 0, временный расчет итогов будет выполнен и по счетам, и по субконто.
Метод Актуальность
Устанавливает или сбрасывает признак актуальности временных итогов.
Данный метод позволяет организовать поддержку временного расчета итогов в актуальном состоянии. При установке объекту «БухгалтерскиеИтоги» признака поддержки в актуальном состоянии, в нем будут отражаться все изменения в итогах, выполняемые операциями. При этом данный актуальный объект «БухгалтерскиеИтоги» смогут автоматически использовать временные расчеты и запросы других объектов «БухгалтерскиеИтоги» с аналогичными фильтрами, что позволяет оптимизировать время расчета.
Данную возможность следует использовать только в специальных случаях, например, для оптимизации больших регламентных расчетов. Данная возможность может применяться только при работе программы в монопольном режиме или, если не в монопольном режиме, то только при проведении документа.
<Флаг>: 1 — поддерживать временный расчет в актуальном состоянии; 0 — не поддерживать;
Стандартные бухгалтерские отчеты
На прошлом занятии мы с Вами закрывали период, проводили регламентные операции в части НДС. Закрытие периода завершает наш основной процесс по воду хозяйственных операций.
На данном занятии мы будем рассматривать результаты, которые мы создали в программе 1С Бухгалтерия 8. Рассмотрим стандартные бухгалтерские отчеты, с помощью которых можно получить информацию из программы и анализировать ее.
Оборотно-сальдовая ведомость
Отчет "Оборотно-сальдовая ведомость" предназначен для формирования оборотно-сальдовой ведомости по всем счетам (субсчетам) за определенный период времени.
Каждая строка отчета соответствует определенному счету или субсчету. Счета упорядочены в порядке возрастания.
Для каждого счета показаны суммы остатков на начало и на конец периода по дебету и кредиту и суммы оборотов за период.
Шахматная ведомость
Отчет предназначен для формирования шахматной ведомости по всем счетам (субсчетам) за определенный период времени.
Каждая строка отчета соответствует дебетуемым счетам, каждый столбец — кредитуемым счетам. Счета упорядочены в порядке возрастания.
Для каждого счета в строке, показаны суммы оборотов за период в корреспонденции со счетом в колонке.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету
Отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" предназначен для формирования оборотно-сальдовой ведомости по выбранному счету за определенный период времени.
По составу выводимой информации отчет напоминает фрагмент отчета Оборотно-сальдовая ведомость.
Отчет можно сформировать с детализацией по субсчетам или по объектам аналитического учета (субконто).
Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.
В отчете можно вывести развернутое сальдо. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом.
Анализ счета
Отчет "Анализ счета" предназначен для представления данных по оборотам между выбранным счетом и всеми остальными счетами за определенный период.
По содержанию выводимой информации отчет похож на отчет Обороты счета. Отличие заключается в форме представления информации.
Отчет можно сформировать с детализацией по субсчетам или по объектам аналитического учета (субконто).
Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.
В отчете можно вывести развернутое сальдо. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом.
Карточка счета
Отчет "Карточка счета" предназначен для представления упорядоченной по датам выборки корреспонденций счетов, которые относятся к выбранному периоду времени и в которых был использован выбранный счет.
По структуре отчет аналогичен отчету Карточка субконто.
Каждая строка отчета соответствует одной корреспонденции счетов. В отчете выводится итоговая информация: начальный остаток по выбранному счету, а также конечный остаток и итоговые обороты.
Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.
Анализ субконто
Отчет "Анализ субконто"предназначен для представления данных по выбранному виду субконто: начальное и конечное сальдо, обороты за период по счетам. Отчет можно сформировать не только по выбранному субконто или нескольким субконто, но и по значению субконто или реквизиту значения субконто.
Отчет формируется с детализацией по счетам. Настройки отчета позволяют задать дополнительную детализацию по субсчетам.
Данные можно вывести с разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.
В отчете можно вывести развернутое сальдо. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки.
В отчете можно установить следующие настройки:
- Показатели
- Группировка
- Отбор
- Сортировка
- Оформление
- Дополнительные данные
- Диаграмма
Обороты между субконто
Отчет "Обороты между субконто"предназначен для представления данных по оборотам между списком выбранных субконто и списком корреспондирующих субконто.
Карточка субконто
Отчет "Карточка субконто"предназначен для представления упорядоченной по датам выборки корреспонденций счетов, которые относятся к выбранному периоду времени и в которых был использован выбранный вид субконто.
По структуре отчет аналогичен отчету Карточка счета.
Каждая строка отчета соответствует одной корреспонденции счетов. В отчете выводится итоговая информация: начальный остаток по выбранному счету, а также конечный остаток и итоговые обороты.
Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.
Отчет по проводкам
Отчет "Отчет по проводкам" предназначен для представления списка корреспонденций счетов, отобранных по заданным критериям.
Каждая строка отчета соответствует одной корреспонденции счетов.
Главная книга
Отчет "Главная книга"позволяет по каждому счету (субсчету) вывести информацию о сальдо начало и конец периода, оборотах счета с другими счетами (субсчетами) за выбранный период времени. Отчет формируется по данным бухгалтерского учета.
Построение отчета выполняется по кнопке Сформировать.
Формирование более компактного вида отчета со скрытым заголовком выполняется по кнопке Заголовок.
Параметры формирования отчета можно задать по кнопке Настройка:
- В поле Период можно задать период формирования отчета: месяц, год и т.д. Если в отчет нужно выводить данные по периодам, в которых не было движений по счетам бухгалтерского учета, то нужно установить флажок Все периоды.
- Для детализации данных по субсчетам или по субсчетам корр.счетов нужно установить флажок По субсчетам или По субсчетам корр.счетов.
- Для вывода развернутого сальдо нужно установить флажок Развернутое сальдо. Дополнительные параметры можно задать на закладке Развернутое сальдо, например, указать по субсчетам или по аналитике счетов должно выводится в отчет развернутое сальдо. По кнопке По умолчанию можно заполнить настройки, которые установлены в отчете по умолчанию, и при необходимости их скорректировать.
- При печати можно вывести данные каждого счета (субсчета) на отдельный лист. Для этого нужно установить флажок Разбивать по листам.
Экспресс-проверка ведения учета
Экспресс-проверка ведения учета в программе 1С Бухгалтерия 8 помогает в любой момент времени получить сводную или детальную информацию о состоянии данных информационной базы.
Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных информационной базы. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу.
В результате выполнения экспресс-проверки формируется отчет, в котором показывается общее число проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки. Отчет можно распечатать или сохранить в файл.
Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией до раздела учета или до каждой проверки. В отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке:
- предмет контроля – что именно проверяет текущая проверка;
- результат проверки – были ли в ходе проверки обнаружены ошибки;
- возможные причины ошибок;
- рекомендации по устранению ошибок.
Состав выполняемых проверок можно ограничить (кнопка Показать/скрыть настройки). Для того чтобы проверка или раздел проверок не выполнялись, нужно снять флажок.
Отчет "Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль"
Отчет предназначен для выявления возможных ошибок данных налогового учета и учета разниц в оценке активов и обязательств.
Отчет содержит аналитический анализ состояния налогового учета и учета разниц в оценке активов и обязательств, который проводится методом сопоставления данных бухгалтерского учета, налогового учета и учета разниц в оценке активов и обязательств.
Отчет нужно формировать только после выполнения регламентных операций закрытия месяца.
Показатели отчета группируются по экономическому содержанию и представляются в виде графических схем (блок-схем). Связи между блоками отражаются стрелками. Стрелки иллюстрируют "переход" стоимости от одного объекта учета к другому. Стрелки исходят из блоков, символизирующих списываемые объекты (их стоимость уменьшается), и входят в блоки, символизирующие объекты, стоимость которых возрастает.
Связи между схемами обозначаются двумя способами:
- с помощью автоматических переходов от одной схемы к другой;
- на общей схеме.
Переход от одной схемы к другой производится по двойному щелчку мыши на блоке с интересующими показателями. Если расшифровка запрошенного показателя не предполагает переход на другую схему, то открывается отчет по проводкам, содержащий все учетные записи, по которым был сформирован этот показатель. Каждая учетная запись может быть детализирована по документам. Для этого необходимо установить флажок Развернуть по документам командной панели. Документ можно открыть непосредственно из отчета и при необходимости скорректировать.
Общая картина расположения схем и связи между схемами находятся в разделе "Структура налоговой базы". Структура налоговой базы доступна при открытии отчета и по кнопке с одноименным названием на командной панели любой схемы и таблицы расшифровки. С помощью структуры налоговой базы можно перейти к интересующему разделу учета.
На схеме "Производство" отражены производственные расходы по выпуску готовой продукции и услуг, оказанных сторонним заказчикам. Расходы, отнесенные на стоимость услуг, оказанных собственным производственным подразделениям, в отчете не отражаются.
На схеме "Стоимость активов" в блоке "Стоимость товаров, РБП, списанных на расходы и амортизация" отражается стоимость активов, списанных по причинам иным, чем реализация (списание на собственные нужды, списание на прочие расходы, возвраты поставщикам и т.д.).
На схеме "Расходы по обычным видам деятельности" в блоке "Стоимость товаров, РБП, списанных на расходы и амортизация" отражается стоимость активов, списанных на расходы по обычным видам деятельности.
На схеме "Расходы по обычным видам деятельности" и на схеме "Производство" допускается несовпадение данных блока "Прямые расходы" для многопередельных производств в том случае, если на некотором производственном этапе допущена переквалификация расходов из прямых в косвенные и наоборот. Тоже правило действует для блока "Косвенные расходы".
На схеме "Налог" анализ состояния налогового учета проводится методом сопоставления величины налога на прибыль по данным налогового учета (декларация по прибыли) и по данным бухгалтерского учета с учетом признания и списания постоянных и отложенных налоговых активов и обязательств (отчет о прибылях и убытках). Если величина налога на прибыль по данным бухгалтерского учета совпадает с величиной налога на прибыль по данным налогового учета, то ведение налогового учета расценивается как правильное.
Блоки иллюстрирует стоимость активов, обязательств, доходов и расходов организации по данным:
- бухгалтерского учета (желтый фон),
- налогового учета (голубой фон),
- учета постоянных разниц в оценке активов и обязательств (розовый фон),
- учета временных разниц в оценке активов и обязательств (зеленый фон).
В случае если для показателей одного блока не выполняется правило "Оценка стоимости по данным бухгалтерского учета = Оценка стоимости по данным налогового учета + Постоянные и временные разницы", то блок обводится рамкой красного цвета. Это сигнал наличия ошибок учета. Рекомендуется рассмотреть историю формирования показателей блока, выяснить причину невыполнения правила и устранить ее.
Отчет не предназначен для анализа данных о доходах и расходах, отнесенных к видам деятельности с особым порядком налогообложения. За исключением тех расходов, которые отнесены к деятельности с особым порядком налогообложения, в результате распределения по полученным доходам.
Отчет не предназначен для анализа доходов, не учитываемых при определении налоговой базы (ст. 251 НК РФ).
Отчет "Анализ состояния налогового учета по НДС"
Отчет предназначен для проверки в программе 1С Бухгалтерия 8 правильности заполнения книги покупок, книги продаж и декларации по НДС. В отчете показана сумма начислений и вычетов НДС по видам хозяйственных операций.
Отчет нужно формировать только после выполнения регламентных операций по НДС.
Отчет состоит из общей схемы налоговой базы и расшифровок отдельных блоков этой схемы.
Возврат к схеме отчета из расшифровок осуществляется по кнопке Структура налоговой базы.
В каждом блоке, отражающем начисление, либо вычет НДС содержится два показателя:
- сумма исчисленного НДС (желтый фон),
- сумма не исчисленного НДС (серый фон).
В случае если блок содержит записи с ошибками, то рядом с ним выводится восклицательный знак красного цвета.
Сумму каждого блока отчета можно расшифровать.
Отчет "Наличие счетов-фактур"
Отчет предназначен для контроля наличия счетов-фактур, полученных от поставщиков.
При формировании отчета можно задать следующие параметры:
- Наличие счета-фактуры — возможные значения:
- Есть — при построении отчета учитываются документы, по которым сформированы счета-фактуры,
- Нет — учитываются документы, по которым не были сформированы счета-фактуры,
- Не имеет значения — учитываются все документы, по которым могут быть сформированы счета-фактуры.
- В зависимости от значения параметра Отбор отчет формируется либо на основании документов, указанных в разделе Список документов, либо на основании всех документов, кроме указанных в разделе Список документов.
- Если список документов не заполнен, отчет формируется по всем документам с учетом остальных ограничений (организация, период и т.п.).
Результаты формирования отчета выводятся в разделе Результат:
- Документ-основание — выводится документ, на основании которого формируется счет-фактура.
- Счет-фактура — счет-фактура, сформированный на основании документа. Если реквизиты счета-фактуры указаны непосредственно в документе-основании, то выводится наименование документа-основания.
- Проведен — признак проведения счета-фактуры.
Отчет «Оценка риска налоговой проверки».
В форме расположены команды управления отчетом, поле "быстрых" пользовательских настроек и поле результата отчета.
При открытии в поле "быстрых" пользовательских настроек выводятся текущий перечень параметров (текущего варианта настроек), по которым возможен отбор данных для построения отчета. В список "быстрых" пользовательских настроек включаются только те параметры, которые определены для этого при конфигурировании, а также те, для которых в пользовательских настройках каждого такого параметра указан режим "Быстрый доступ". Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.
Для редактирования полного перечня текущих настроек выполните команду "Настройка". В открывшейся форме выполняется формирование условий отбора для построения отчета. Список может содержать дополнительные параметры.
Для использования существующих настроек выполните команду "Все действия — Выбрать настройку". В списке укажите нужную настройку и нажмите кнопку "Выбрать".
Команда выбора присутствует только в том случае, если у отчета или у конфигурации установлено свойство "Хранилище пользовательских настроек отчетов".Отчет может содержать несколько вариантов настроек отчета, определенных при конфигурировании. Для выбора нужного варианта используйте команду "Выбрать вариант". В списке укажите нужный вариант и нажмите кнопку "Выбрать". В списке будут представлены те настройки, которые ранее были сохранены командой "Все действия — Сохранить настройку".
Если значения всех настроек параметров предполагается использовать для построения отчета в дальнейшем (возможно, если для пользователя установлено право "Сохранение данных пользователя"), то вариант этих настроек можно сохранить. Для этого выполните команду "Все действия — Сохранить вариант". В открывшейся форме укажите имя варианта и нажмите кнопку "Сохранить".
Если требуется изменить существующий вариант, выполните команду "Все действия — Изменить вариант". В открывшейся форме выберите вариант и нажмите кнопку "Выбрать". Внесите требуемые изменения и сохраните результат.
Если в поле "быстрых" пользовательских настроек вносились изменения и требуется вернуться к "стандартным" значениям (значения, которые сохранены для текущего варианта настроек), выполните команду "Все действия — Установить стандартные настройки".
Для построения отчета нажмите кнопку "Сформировать".
Результат выводится в поле табличного документа. В верхней части которого указываются применяемые для данного построения значения параметров отбора.
Результат отчета может быть сохранен в программе 1С Бухгалтерия 8, а также распечатан.
Как управлять бухгалтерскими итогами
Объясните, пожалуйста, в доступной форме, что такое «бухгалтерские итоги» в «1С: Бухгалтерии 7.7» и почему появляется сообщение «На текущую дату бухгалтерские итоги не рассчитаны!». Конечно, я знаю, что нужно делать в таких случаях (меню «Операции
→ Управление бухгалтерскими итогами»), но до конца не понимаю, зачем это нужно и что при этом происходит в программе. А когда чего-то не понимаешь, отсутствует уверенность в правильности своих действий при работе с программой.
Валентина Н., г. Харьков
Сергей КАМЕНСКИЙ , консультант «Б & К», г. Харьков
Все бухгалтерские программы можно поделить на две группы: те, которые сохраняют в информационной базе (далее — ИБ) только проводки, и те, которые вместе с проводками сохраняют еще и итоговые данные по счетам. Ведение учета в программах первой группы напоминает мемориально-ордерную форму бухгалтерского учета. Чтобы построить отчет, нужно проанализировать все зафиксированные в мемориальных ордерах проводки. Для построения нового отчета приходится выполнять эту операцию снова.
«1С: Бухгалтерия» принадлежит ко второй группе программ. В ее ИБ сохраняется информация не только о документах, операциях и сделанных ими проводках, но и бухгалтерские итоги — сальдо и обороты по счетам и субконто. В этом «1С: Бухгалтерия» напоминает журнально-ордерную форму бухгалтерского учета.
При учете вручную в журналах-ордерах и ведомостях каждый день подводят промежуточные итоги. При сведении Главной книги используют итоговые данные из журналов-ордеров и ведомостей. Объем вычислительной работы при использовании журнально-ордерной формы бухгалтерского учета не уменьшается. Тем не менее она распределяется на протяжении учетного периода более равномерно.
Когда вы даете команду провести документ или операцию, одновременно с регистрацией в ИБ проводок автоматически пересчитываются и бухгалтерские итоги. «1С: Бухгалтерия» сохраняет остатки и обороты по счетам с детализацией по субконто и обороты между синтетическими счетами без учета аналитики. Бухгалтерские итоги сохраняются ежемесячно.
Обновление бухгалтерских итогов несколько замедляет работу компьютера, но пользователя это совсем не раздражает, ведь когда вы даете команду «1С: Бухгалтерии» провести документ, вы психологически готовы к тому, что компьютер должен выполнить определенную работу. То есть он может на некоторое время «задуматься». Зато когда вы попросите у программы сведенный отчет, он будет готов максимум через секунду. А все потому, что для его построения программа использует уже готовые итоговые данные. Кстати, название «1С» как раз и означает «одна секунда».
Заметим, что и в «мемориально-ордерной» идеологии построения бухгалтерской программы есть свои сильные стороны. В первую очередь это гибкость системы отчетов. В некоторые программы даже включен конструктор отчетов, чтобы бухгалтер смог разработать новую форму отчета самостоятельно, без программирования. А недостаток — медленное построение отчетов — практически исчез с повышением мощности ПК и развитием технологий баз данных.
Управление бухгалтерскими итогами
Итак, что делать, если, запустив «1С: Бухгалтерию», в окне сообщений вы видите предупреждение «
На текущую дату бухгалтерские итоги не рассчитаны!»? Например, такое предупреждение, скорее всего, появится при первом запуске демо-базы ООО «Добро» (рис. 1).
Как же так? Ведь немного выше шла речь об автоматическом расчете бухгалтерских итогов «на лету», при вводе каждой проводки. Как же объяснить сообщение, что итоги не рассчитаны?
А дело вот в чем. Для хранения остатков и оборотов по синтетическим счетам и объектам аналитики программа создает в ИБ файл
1sbkttl.dbf, для хранения оборотов между синтетическими счетами — файл 1sbkttlc.dbf. Пример ООО «Добро» охватывает диапазон операций по 31.03.2003 г. Именно по I квартал 2003 года включительно в этом файле зарегистрированы итоги. Но ведь вы запустили программу более поздней датой. «1С: Бухгалтерия» определила, что места для итогов за II квартал 2003 года и следующие кварталы не отведены, и просит вас расширить диапазон дат вправо.
Выберите из главного меню команду «
Операция → Управление бухгалтерскими итогами»*. Откроется окно, показанное на рис. 2.
* В сетевых версиях программы устанавливать дату расчета бухгалтерских итогов можно только в монопольном режиме. —
В этом окне сообщается, что расчет итогов установлен по I квартал 2003 года. В нижнем поле предлагается распространить диапазон расчета на следующий квартал. Не будем размениваться на мелочи и установим расчет на 10 лет вперед. Для этого будем щелкать мышью по кнопке с направленной вверх стрелкой до тех пор, пока в окне не появится надпись «
1 квартал 2013». Потом щелкнем мышью по кнопке «Установить расчет». Программа продублирует итоговое сальдо по состоянию на 01.04.2003 г. на все следующие месяцы. Более поздние движения по счетам в демо-базе не зарегистрированы. Итак, итоги по оборотам за все следующие месяцы будут нулевыми. При регистрации проводок более поздними датами программа будет регистрировать созданные ими обороты и автоматически будет изменять сальдо за каждый месяц по I квартал 2013 года включительно.
Установив диапазон расчета итогов на десятилетие вперед, мы увеличили размеры файлов с бухгалтерскими итогами раз в пять и прибавили компьютеру работы по их текущему обновлению. В версии «1С: Бухгалтерии», предназначенной для одного пользователя, это никаких проблем не создает, но в сетевых версиях может заметно увеличиться трафик (количество данных, пересылаемых через сеть в единицу времени). Кстати, можно устанавливать расчет итогов не только вперед, но и назад во времени. Применим разумный компромисс, «откатив» расчет назад по четвертый квартал текущего года включительно.
Полный пересчет итогов» позволяет заново рассчитать итоги по всем операциям, зарегистрированным с наиболее ранней даты (т. е. от даты введения остатков) по период, указанный в окне «по:». Файлы 1sbkttl.dbf и 1sbkttlc.dbf будут построены заново, по информации о зарегистрированных проводках.
Полный пересчет итогов делают при восстановлении информационной базы после сбоев.
Признаком того, что в ИБ произошел сбой и бухгалтерские итоги не актуальны, могут быть расхождения в данных двух разных отчетов, которые должны выдавать одинаковые цифры, например если не совпадают сальдо по счету и суммарное сальдо по всем субконто этого счета.
Интервал вывода итогов
Построение каждого стандартного отчета начинается с установления диапазона дат, за который он будет выведен. В «1С: Бухгалтерии» можно указать общий для всех отчетов интервал построения, который будет применяться по умолчанию. Целесообразно установить текущий месяц или квартал. Этот интервал можно со временем изменить для каждого отчета индивидуально.
Для установления диапазона вывода итогов выберите в главном меню команду «
Сервис → Параметры». В открывшемся окне «Настройка параметров системы» перейдите на закладку «Бухгалтерские итоги» (рис. 3 на с. 20). Структура полей этой закладки понятна из рисунка. Поля заполняют слева направо.
В первом сверху поле выводится текущий период вывода итогов. Переключатели в левой части окна разрешают установить квартал, месяц, день или произвольный интервал вывода итогов (тогда «1С: Бухгалтерия» будет использовать временный набор итогов). Средний вертикальный ряд полей разрешает выбрать конкретный квартал, месяц или день. Для установления интервала предусмотрены два поля выбора дат. Те поля ввода, в которых можно указывать день, имеют кнопки вызова календаря. Крайний правый ряд полей разрешает указать, что данные в отчетах должны выводиться нарастающим итогом с начала года, с начала квартала или с начала месяца соответственно.
Если щелкнуть мышью по кнопке «
Применить», установленный интервал вывода итогов вступит в действие, но окно не закроется. На рис. 3 (см. с. 20) эта кнопка не активна, так как интервал вывода отчетов не изменялся. Кнопка «ОК» закрывает окно с принятием изменений, кнопка «Отменить» — без принятия.
Вот, собственно говоря, и вся премудрость управления бухгалтерскими итогами. Уверены, что теперь «1С: Бухгалтерия» не будет приводить вас в замешательство своими предупреждениями о том, что итоги не рассчитаны.