Как делать перенос таблицы в ворде по госту

Компьютер плюс

Перенос части большой таблицы на следующую страницу документа в приложении Word Office осуществляется автоматически. Можно также сделать перенос шапки этой таблицы, чтобы было удобно понимать ее содержимое.

При изучении данных больших таблиц часто приходится на полях делать карандашом пометки с названиями каждого столбца. Конечно, это неудобно, особенно если таблица располагается более чем на двух листах бумаги. Как было бы хорошо, если не только на первом, но и на каждом последующем листе бумаги поместить ее шапку, думается каждому в этот момент.

Требования по оформлению переноса таблиц

Если многие знают, как сделать повтор строки таблицы в редакторе Excel, то о том, что подобное можно сделать в текстовом Ворде большинство пользователей и не подозревают. Между тем, требования по оформлению документов часто обязывают помещать шапку на каждом листе работы с продолжением таблицы, что заставляет изрядно помучиться над этим вопросом.

Требования по размещению таблицы на нескольких страницах в разных учреждениях могут незначительно различаться:

• Во-первых, как сказано выше, на каждом листе, отличном от первого, повторяется первая строка таблицы, т.е. ее шапка;
• Во-вторых, во второй строке таблицы указывается нумерация столбцов арабскими цифрами, а на остальных страницах повторяется только эта строка. При этом выше этой строки (выше таблицы) требуется написать: «Продолжение таблицы …».

Автоматический перенос первой строки

В приложении Word 2007 и более поздних версиях можно автоматизировать перенос первой строки (первый, рассмотренный случай). Для этого нужно поставить курсор в шапку таблицы и, открыв окно «Свойства таблицы», вкладка «строка» отметить пункт так, как на рисунке.

Настройка повторяемости заголовка таблицы

То же можно сделать, перейдя во вкладку макет, где открыв строку «Данные», кликнуть по «Повторить строки заголовков». При этом не нужно забывать устанавливать курсор в ячейке первой строки.

Повторить строки заголовка

После таких манипуляций таблица, какой бы громоздкой она не была, будет иметь строку заголовка на каждой странице. Удобство чтения такого документа будет обеспечено.

Первая строка одна на каждой странице

Если же требуется, как во втором случае, повторять на следующих страницах вторую строку с нумерацией столбцов, то перенос придется осуществлять вручную.

Оформление переноса таблицы вручную

Если мы попробуем повторять любую строчку таблицы (не первую) на новых страницах, простой вставкой строки в месте раздела страниц, то может произойти следующее (конечно, это не обязательно): новая пустая строчка, вместо того, чтобы расположиться на новой странице переместится на предыдущую.

Чтобы этого не происходило нужно разделить таблицу на отдельные части. Выполняется это одновременным нажатием клавиш Ctrl+Enter, при курсоре, установленном в строку, которую намереваемся перенести. Вторая часть таблицы переместится на новую страницу, перейдя на которую нажатием кнопки Enter, можно вписать «Продолжение…», вставить дополнительную строку и пронумеровать ее ячейки.

Перенос таблицы вручную

Здесь нужно заметить, что такую операцию лучше делать по окончании составления документа, так как при добавлении какого-либо элемента выше таблицы граница ее раздела может быть сдвинута, выглядеть такой документ будет нехорошо. По этой же причине, начинать делить таблицы, описанным способом нужно с самой первой таблицы.

Таким образом, редактор Word позволяет, как и Excel повторять шапку таблицы на всех страницах автоматически. Однако приложение не дает возможности делать это с любыми, отличными от первой строками, поэтому здесь лучше действовать в ручном режиме.

Оформление таблиц по ГОСТу — правила, требования и примеры

Заполнение бланка

Таблица используется в разных областях с целью систематизированного и наглядного представления информации в документах. Её можно оформить границами/линейками открытого, закрытого либо полузакрытого типа. Разделительная разметка заменяется проблемами. Название таблицы с такими линейками — вывод. Она включается в документ Ворд в качестве продолжения текстовой фразы либо её окончания. Чтобы правильно поместить содержание по столбцам, используется табулятор (опция автоматической обработки данных).

Согласно ГОСТу, таблицу нужно заполнить после нумерации. Последняя процедура носит сквозной характер. Для её проведения используются арабские числа (пример: «Таблица 8»). Заголовок либо номер располагается справа в верхнем углу или снизу по центру в виде подписи. По требованию ГОСТа, графа может быть без названия, но с индивидуальным номером. Другие правила заполнения ячеек:

1. Текст в столбцах и строках начинается с заглавной буквы. Названия пишутся в единственном числе.
2. Продолжением шапки (заголовка) являются подзаголовки столбцов и строк. Их нужно писать должным образом, начиная со строчных букв.
3. При составлении полей точки, запятые и другие знаки препинания не используются.
4. Нужно подписывать таблицы по ГОСТу, соблюдая полуторный интервал.
5. Под данными указывается ссылка на источник информации. Для выполнения такой подписи используется курсив.

Оформление текста

Название самой таблицы набирается шрифтом, как и текст. Интервал между строк можно уменьшить. Заглавия графиков начинаются с большой буквы, а для подзаголовков используется формула для второго уровня. Все заголовки нужно писать горизонтально. По образцу ГОСТа, допускается вертикальный набор.

Чтобы сделать выравнивание слов в столбцах, используется значок «по центру». Правильное размещение цифр в графах: по вертикали располагаются равнозначные разряды. В ячейке осуществляется перенос величин с равным количеством знаков после запятой. Для минимизации объёма в строках и заголовках, наименования рисунков, применяются сокращения, установленные ГОСТом 2.321.

Если в столбце пишется одно слово, его можно заменить знаком кавычек. Позиция, которая состоит из словосочетаний или предложений, заменяется выражением «то же», а дальше — заместительными символами.

Кавычки не заменяют цифры, математические и химические знаки, специальные символы, которые используются не только в таблице, но и в приложении.

Само наименование состоит из головки, заголовок, боковика и прографки. Остальные элементы относятся к хвосту, который делится на прографку и боковик. Последняя часть и головка считаются заголовочными элементами. В прографке отображаются сведения, из-за которых составлялась таблица. До начала выполнения работы рекомендуется продумать структуру боковика и головки. Таким способом пользователь оптимально систематизирует сведения.

Другие советы, как правильно оформлять таблицу по ГОСТу:

1. Начало — нумерационный заголовок, состоящий из слова «Таблица» и порядкового номера. Он используется для упрощения ссылки на данные.
2. По тематическому заголовку определяется содержимое ячеек. Для компактности документа объединяются тематический и нумерационный заголовки.
3. Если по высоте графы не помещаются на странице, выполняется соответствующая отметка на следующей. Таким способом читатель сможет быстро сориентироваться в документе.
4. По всем страницам соблюдается единообразие. При необходимости на других страницах повторяется головка полностью с заголовками либо номерами граф.
5. Чтобы уменьшить расстояние в ячейках, выбирается меньший шрифт. Если строки по ширине не помещаются на странице, рекомендуется написать продолжение таблицы на следующей странице. Для этого понадобится перенести определённую её часть: левая будет находиться отдельно от правой. При необходимости таблица делится на больше частей. Для ориентира подходят заголовки, нумерация, линии в качестве внешней границы.

Дополнительная информация

При составлении граф проводится их нумерация. Для выполнения из текста адресных ссылок на ячейки понадобиться пронумеровать строки. Номер нужно включать в содержимое боковика. Если оно представлено в виде сложного многоярусного списка, соблюдаются стандартные требования к нумерации.

Если пункт имеет окончательные сведения в прографке относительно суммирующих данных всех подпунктов, тогда его необходимо выделить в отдельную строку. При наличии у строки боковика и заголовка допускается объединение пункта с первым подпунктом. В названиях граф предварительно пишется определение, а после запятой единица измерения. Таким методом пользователь не повторяет данные в ячейках.

В заголовок графы включаются существующие ограничения: от, до, не менее. Названия боковика и граф нужно ставить в именительном падеже. При этом соблюдается иерархическая последовательность. Чтобы визуально выделить «шапки», используется заливка. Красиво смотрятся графы, центрированные по ширине и высоте.

При написании текста в ячейках соблюдаются правила пунктуации. Предложения начинаются с маленькой буквы, если они являются обрывочной фразой. Если предложение полноценное либо текст состоит из нескольких законченных мыслей, первая буква заглавная.

Процедура правильного оформления таблиц требует соблюдения определённых правил расположения чисел: единицы должны находиться под единицами, а десятки под десятками. Содержимое ячеек выравнивается по правому краю. Дополнительно устанавливается отступ справа.

Графа, представляющая показатели разных величин, центрируется. Для записи диапазона значения используется тире либо многоточие. Такой вариант оформления считается правильным, но трудоёмким. Чтобы упростить работу, студенты и опытные дизайнеры используют одинаковое количество символов в числах до и после многоточия/тире.

Если знаков не хватает, в MS Word производится печать цветом бумаги: левый верхний вариант в таблице цветов шрифта текста.

При выравнивании содержимого ячеек знаки будут учитываться, а на печати и мониторе они не будут видны. Чтобы их заменить, потребуется измениться цвет. Если такой материал использоваться для слайдов, визуально скрытые дополнения воспримутся в качестве полноценной информации.

По ГОСТу, оставлять незаполненные строки нежелательно. Лучше написать «нет сведений» либо поставить тире. При оформлении управленческой документации рекомендации часто игнорируются, что приводит к их последующей доработке. Табличные данные в дипломных работах должны записываться с учётом установленных требований.

Вузы разрабатывают методические материалы на их основе. При этом они могут отличаться некоторыми пунктами: особые указания относительно места расположения названия (справа либо слева от верхнего угла), шрифта, интервалов. Основой внутривузовских установок считается государственный стандарт.

Соблюдение ГОСТ требований позволяет создавать удобные и наглядные таблицы, которые внешне выглядят понятными и аккуратными. Их можно легко и быстро подписать, рассмотреть, обсудить.

Как оформить таблицы в дипломе: все от интервала до переноса

Таблицы в дипломной работе оформляются согласно требованиям ГОСТа 7.32 – 2017 (в ЕСКД – это ГОСТ 2.105 – 95). Методические рекомендации вузов разрабатываются на его основе, но могут отличаться незначительными деталями, к примеру, особыми указаниями насчет места расположения названий (слева или справа от верхнего края), размера шрифта, параметров интервалов в таблицах диплома или проекта, но в основном внутривузовские установки – это кальки государственного стандарта.

Как правильно оформлять таблицы в дипломе

• Если таблица не вынесена в приложения, то вставляется в текст после абзаца, который содержит отсылку к ней.
• Ссылка делается на каждую таблицу в работе (указывается присвоенный ей номер).
• Название таблицы не может быть длинным (в идеале максимум – пять слов) и должно точно передавать ее содержание.
• Подписываются таблицы вверху слева, на уровне начала графической части – без отступа от края на абзац, в одной строчке с номером. Заголовок пишется через тире.

• Нельзя использовать диагональные линии для разделения головки боковика.
• Желательно ориентировать таблицу так, чтоб данные считывались без поворота листа. Если колонок много, а их перенос затруднит восприятие информации, то ее можно расположить «лёжа», но так, чтобы разворот для чтения делать по ходу часовой стрелки.

• Графа «№ п/п» не делается. Если это необходимо, то порядковые номера указываются в боковике, рядом с наименованиями позиций (см. пример выше), но не перед числами, цифровыми кодами моделей (5678/24 – 98).
• Минимальная высота строк для таблиц в дипломе – 8 мм.
• Для нумерации используются только арабские цифры.

Варианты, как нумеровать таблицы в дипломе:

• последовательно по мере вставки в работу (то есть сквозная нумерация);
• изолированно в каждой главе: проставляется через точку номер раздела и расположение таблицы в нем: 2.5.; 3.7;
• по расположению в «Приложениях»: Б.2.4.

Единственную в дипломной работе таблицу можно подписать «Таблица 1» , «Таблица B.1» (буква соответствует наименованию приложения, если материал вынесен за пределы основного текста).

Таблицы, занимающие отдельные листы (А3 считается одним), входят в общую нумерацию страниц диплома.

• Перенос длинных таблиц с большим числом строчек оформляется без нижней ограничительной черты на предыдущей странице. При разрыве номер и название указываются только в начале (с правой стороны), на следующем листе пишется «Продолжение или окончание таблицы…» (ГОСТ 1.5–2001 рекомендует подписывать курсивом).

Пример переноса таблицы в дипломе:

• Продолжение маленькой таблицы, в которой всего несколько граф, можно сделать на одной странице, отделив части двойной вертикальной линией. Шапку надо обязательно повторить.

Сечение, мм	Вес, г	Сечение, мм	Вес, г
4 500	75	10 000	120
6 000	80	11 000	130

В Ворде толщина и формат используемых при создании линий меняется в конструкторе таблиц:

Если граф много, их можно поделить на примерно равные части и разместить друг над другом на одном листе.

• При переносе строк таблицы за пределы страницы повторяется шапка (горизонтальная головка), при перемещении граф – вертикальный боковик.
• Главы, разделы, параграфы нельзя заканчивать таблицей. После нее обязательно надо расположить текст, к примеру, обобщение представленной информации.

Оформление таблиц в дипломе: требования к тексту

• Название таблицы набирается таким же шрифтом, как и весь текст работы, если методические рекомендации вуза не содержат отдельных требований к оформлению.
• Межстрочный интервал в таблице может быть меньшим, чем в остальной работе, как и шрифт, которым заполняются ячейки. Но слишком мельчить не стоит – все должно легко читаться, поэтому разумный предел – 10-й кегль.
• Все заглавия граф начинаются с большой буквы, подзаголовки на втором уровне – с маленькой, если продолжают предложение, и с прописной, если имеют собственное значение.

• Заголовки пишутся горизонтально, но ГОСТ допускает и вертикальный набор.
• Общие для всех данных единицы измерения прописываются только в головке (см. пример для продолжения небольших табиц).
• Выравнивание в столбцах предпочтительнее делать по центру.
• Цифры в графах располагаются таким образом, чтобы равнозначные разряды находились на одной вертикали по всему столбцу. Представляемые величины заносятся с одинаковым количеством знаков после запятой.
• В целях минимизации объема в заголовках и строках используются сокращения, установленные ГОСТом 2.321.
• Однословный текст в столбцах разрешается заменять знаком кавычек, а если опускаемая позиция включает два и больше слова, при первом пропуске пишется «То же», дальше – ставятся заместительные символы. Кавычки нельзя использовать вместо цифр, а также для замены химических или математических знаков, специальных символов, в том числе «%» и «№».

• Вместо отсутствующих данных ставится длинное тире (прочерк).

Если методичка не ограничивает полет фантазии выпускника при оформлении таблиц в дипломе, то сухие требования ГОСТ можно оживить заливкой фона ячеек, особенно если надо подчеркнуть соответствие табличной информации данным в диаграммах, используя одинаковый цвет. Но о пределах дозволенного лучше осведомиться у руководителя.