Как защитить от редактирования ячейки в Excel — запрет ввода ошибочных данных
Доброго времени!
В офисной работе часто возникает необходимость создать какой-нибудь общий документ Excel, в который бы вносили изменения сразу несколько человек (расшарив его в сети).
Разумеется, среди пользователей не все хорошо разбираются с ПК — и есть большая вероятность того, что своими не аккуратными действиями могут испортить документ. 😠
Хорошим решением подобной загвоздки может стать защита определенных ячеек от редактирования — т.е. позволить пользователям изменять документ только в разрешенном месте!
Собственно, об этом и будет сегодняшняя заметка. 👇
Примечание: все скрины в статье сделаны в MS Office 2019. Если у вас нет возможности использовать официальный продукт от Microsoft, можете воспользоваться его аналогами: https://ocomp.info/chem-zamenit-word-i-excel.html
Защищаем ячейки в Excel
Для того, чтобы в Excel защитить ячейки от редактирования и изменения — необходимо прибегнуть к инструменту защиты всего листа . Однако, по умолчанию, в этом случае Excel блокирует все ячейки, что нас не очень устраивает.
Поэтому, сначала необходимо выделить те ячейки (строки/столбцы), которые мы хотим разрешить редактировать, после нажать по ним правой кнопкой мышки и кликнуть по меню «Формат ячеек» . См. пример ниже.
Далее в меню «Защита» нужно снять галочку рядом с пунктом «Защищаемая ячейка». Нажать OK.
После перейти в меню «Рецензирование» и активировать инструмент «Защитить лист» . Меню Excel приведено на скрине ниже.
Далее укажите пароль и отметьте галочками, что пользователи могут делать с листом (можно оставить все по умолчанию).
Собственно, на этом всё!
В заранее отмеченных нами ячейках (в шаге 1), в которых мы сняли защиту — можно вводить любые числа и значения, в других же — Excel блокирует ввод и просит снять защиту с листа. Удобно?!
Дополнительно Excel позволят сделать так, что ввести в ячейку можно будет только определенное значение. Например, число от 1 до 100! (дополнительная защита от «дурака»).
Покажу на простом примере как это делается.
Сначала нужно выделить строку/столбец (или просто ячейки), перейти в меню «Данные» и кликнуть по инструменту «Проверка данных» (как он выглядит — показано на скриншоте ниже).
Проверка данных на этапе ввода
Далее в параметрах задаете тип значения, минимум и максимум, и вписываете подсказку. Пример ниже.
Указание диапазона верных значений
После этого, когда поставите курсор в «нашу ячейку» Excel сразу же подскажет, что ввести можно от 1 до 100 (а если кто-то введет что-то отличное — выскочит ошибка 👇).
Как работает проверка
Примечание : разумеется, вместо моего диапазона чисел — можно указать любые другие, или вообще разрешить вводить нечто иное.
В общем-то, достаточно полезный инструмент, когда хочешь разрешить работать с документом пользователям с разным уровнем подготовки.
Защита данных от изменений в Excel
Иногда возникает необходимость защитить от изменений окончательный вариант какого-либо документа, например последнюю, согласованную версию бюджета, дабы избежать случайных изменений в нем. Мы очень долго и упорно работали над нашим файлом, и нам очень хотелось бы по прошествии времени застать его в том виде, в котором он был нами сохранен в окончательном варианте, особенно, если файл расположен в общем доступе.
Программа Excel, как всегда, предоставляет нам несколько возможностей сделать это. Каждый из них имеет свои особенности и по этому рассмотрим каждый из них по подробнее.
Психологический
Первый способ, можно назвать «Психологический». Это когда мы даем имя файлу недвусмысленно указывающее на окончательный вариант, например «Имя_файла_финиш», «Имя_файла_окончательно», «Имя_файла_не_изменять_убью. ». По сути дела, нас ничего не удерживает от внесения изменений, кроме психологических сдерживающих факторов. При всех своих очевидных минусах, это достаточно распространенный и информативный вариант.
Окончательный вариант
Программа Excel 2010 дает возможность пометить документ как окончательный. В этом случае команды ввода, редактирования и проверки правописания на вкладках ленты станут неактивными, лента свернется, и под ней появиться сообщение, что данная книга помечена как окончательная. Также соответствующий значок появиться в строке состояния. Редактирование файла будет недоступно (без соответствующей команды).
Этот способ вполне подходит для защиты документа от случайных изменений.
Для того, чтобы пометить файл как окончательный необходимо в меню Файл → выбрать пункт Сведения → элемент Защитить книгу (Разрешения) → команда Пометить как окончательный.
Однако, при желании, все таки можно редактировать документ, воспользовавшись соответствующей командой управления «Все равно редактировать» появившейся под свернутой лентой в информационном сообщении.
Также, для редактирования книги можно проделать путь аналогичный ее защите, и при повторном нажатии на команду Пометить как окончательный, документ снова будет доступен для внесения изменений.
Как видим, данный способ защиты приемлем только от внесения случайных изменений. Если мы хотим уберечь наш документ от злого умысла, то нам необходимо что-то посерьезнее.
Защита листа
Следующий способ связан с установкой защиты листа от изменений. В Excel 2010 установить защиту листа можно на вкладке Рецензирование → группа Изменения → команда Защитить лист.
Откроется диалоговое окно, в котором можно установить пароль на снятие защиты листа и при необходимости разрешить внесение определенных изменений.
Устанавливаем пароль и на снятие защиты листа и нажимаем ОК. Пароль придется подтвердить еще раз. Теперь при попытке внести какие либо изменения на лист, программа Excel будет выдавать сообщение о том, что ячейка защищена от изменений.
Защиту листа можно установить и через меню Файл → элемент Сведения → группа Разрешения → команда Защитить текущий лист.
Для снятия защиты с листа необходимо проделать тот же самый путь: вкладка Рецензирование → группа Изменения → команда Снять защиту листа. Вводим пароль в появившемся диалоговом окне (если был установлен) и нажимаем ОК. Лист снова доступен для изменений.
Этот способ позволяет гибко подойти к защите данных от изменений на листе Excel. Кроме возможности разрешить определенные виды изменений, существует возможность, защитив только необходимые ячейки, оставить для других возможность редактирования.
Для того чтобы часть ячеек оставить незащищенными, необходимо установить соответствующий параметр для данных ячеек (снять галочку «Защищаемая ячейка»).
Сделать это можно выделив необходимые ячейки, щелкнуть на них правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать пункт Формат ячеек. В появившемся диалоговом окне, на вкладке Защита снять галочку Защищаемая ячейка и нажать ОК.
Теперь, при установке защиты листа, выделенные нами ячейки, будут доступны для редактирования.
Защита листа, как мы видим, является надежным способом защиты данных в Excel от изменений. От злого умысла нас теперь оберегает пароль. Даже если файл будет заменен другим, но с таким же именем, мы всегда сможем это понять, вводя наш пароль (если пароль принят, значит, файл не меняли).
Единственным минусом данного способа защиты данных, на мой взгляд, является необходимость защиты каждого листа. И если листов в книге Excel много, то это достаточно длительный процесс.
Есть еще одно ограничение на применение данного способа. Если наш документ имеет структуру (сворачивающиеся строки и столбцы) то при защите листа, она перестает действовать.
Как сохранить работоспособной структуру и в тоже время защитить данные от изменений, мы поговорим в следующих наших встречах на страницах сайта.
Защита книги
При защите всей книги, мы можем одновременно избежать указанных выше недостатков: и сразу защитить от изменений множество листов, и даже сохранить работоспособной структуру на листах книги Excel. Однако, мы не сможем оставить возможность редактирования для некоторых ячеек. Защищено будет сразу все – все данные на всех листах.
Защитить книгу можно следующим образом.
На этапе сохранения книги, в диалоговом окне Сохранение документа, нажимаем на кнопку Сервис и в появившемся меню выбираем пункт Общие параметры.
После этого появляется диалоговое окно Общие параметры, имеющее поля для установления пароля на открытие книги и на внесение изменений. Поскольку нас интересует установление защиты от изменений, то в соответствующем поле вводим пароль (1), нажимаем ОК (2) и в появившемся окне Подтверждение пароля вводим пароль повторно (3), нажимаем ОК (4) и нажимаем кнопку Сохранить (5).
Теперь при открытии сохраненной книги будет появляться диалоговое окно Пароль, которое будет предлагать ввести пароль для открытия книги с возможностью записи (внесения изменений), либо открыть в режиме «Только для чтения». Вводим наш пароль в соответствующее поле и нажимаем ОК.
Следует отметить, что при открытии книги в режиме «Только для чтения» существует возможность вносить изменения в открытую книгу, однако сохранить их не удастся. Программа предложит сохранить файл под другим именем.
Конечно, исходный файл можно подменить, однако отсутствие пароля при открытии книги, или сообщение о некорректности ввода нашего пароля сразу укажут нам на подмену файла.
Сохранение в формате PDF
Для того чтобы в наш документ уже точно нельзя было внести изменения, а можно было бы только его просматривать и печатать, можно воспользоваться возможностью сохранения файла в формате PDF.
При этом в обратную сторону, из формата PDF в формат Excel, уже никак не перейти, если не использовать специальное программное обеспечение по распознаванию текста.
Если необходимо все же внести изменения в сохраненный в формате PDF файл, то необходимо открыть исходный файл в Excel, внести изменения и заново сохранить его в формате PDF. Но это будет уже другой файл.
Для сохранения документа в формате PDF в меню Файл выбираем пункт Сохранить как, в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа в поле Тип файла выбираем PDF (1). Нажимаем кнопку Параметры (2), устанавливаем, что мы будем сохранять: текущий лист или всю книгу (3) и нажимаем кнопку ОК (4) и кнопку Сохранить (5).
Как видите, программа Excel дает достаточно возможностей для защиты данных от изменений. Нужно лишь выбрать способ соответствующий вашим обстоятельствам.
Защита ячеек в Excel от изменения, редактирования и ввода ошибочных данных
Защитить информацию в книге Excel можно различными способами. Поставьте пароль на всю книгу, тогда он будет запрашиваться каждый раз при ее открытии. Поставьте пароль на отдельные листы, тогда другие пользователи не смогут вводить и редактировать данные на защищенных листах.
Но что делать, если Вы хотите, чтобы другие люди могли нормально работать с книгой Excel и всеми страницами, которые в ней находятся, но при этом нужно ограничить или вообще запретить редактирование данных в отдельных ячейках. Именно об этом пойдет речь в данной статье.
Защита выделенного диапазона от изменения
Сначала разберемся, как защитить выделенный диапазон от изменений.
Защиту ячеек можно сделать, только если включить защиту для всего листа целиком. По умолчанию в Эксель, при включении защиты листа, автоматически защищаются все ячейки, которые на нем расположены. Наша задача указать не все, а то диапазон, что нужен на данный момент.
Если Вам нужно, чтобы у другого пользователя была возможность редактировать всю страницу, кроме отдельных блоков, выделите все их на листе. Для этого нужно нажать на треугольник в левом верхнем углу. Затем кликните по любому из них правой кнопкой мыши и выберите из меню «Формат ячеек» .
В следующем диалоговом окне переходим на вкладку «Защита» и снимаем галочку с пункта «Защищаемая ячейка» . Нажмите «ОК» .
Теперь, даже если мы защитим этот лист, возможность вводить и изменять в блоках любую информацию останется.
После этого поставим ограничения для изменений. Для примера давайте запретим редактирование блоков, которые находятся в диапазоне B2:D7 . Выделяем указанный диапазон, кликаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Формат ячеек» . Дальше перейдите на вкладку «Защита» и поставьте галочку в поле «Защищаемая…» . Нажмите «ОК» .
На следующем шаге необходимо включить защиту для данного листа. Перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Защитить лист» . Введите пароль и отметьте галочками, что пользователи могут делать с ним. Нажмите «ОК» и подтвердите пароль.
После этого, любой пользователь сможет работать с информацией на странице. В примере введены пятерки в Е4 . Но при попытке изменить текст или числа в диапазоне В2:D7 , появится сообщение, что ячейки защищены.
Ставим пароль
Теперь предположим, что Вы сами часто работаете с этим листом в Эксель и периодически нужно изменить данные в защищенных блоках. Чтобы это сделать, придется постоянно снимать защиту со страницы, а потом ставить ее обратно. Согласитесь, что это не очень удобно.
Поэтому давайте рассмотрим вариант, как можно поставить пароль для отдельных ячеек в Excel. В этом случае, Вы сможете их редактировать, просто введя запрашиваемый пароль.
Сделаем так, чтобы другие пользователи могли редактировать всё на листе, кроме диапазона B2:D7 . А Вы, зная пароль, могли редактировать и блоки в B2:D7 .
Итак, выделяем весь лист, кликаем правой кнопкой мыши по любому из блоков и выбираем из меню «Формат ячеек» . Дальше на вкладке «Защита» убираем галочку в поле «Защищаемая…» .
Теперь нужно выделить диапазон, для которого будет установлен пароль, в примере это B2:D7 . Потом опять зайдите «Формат ячеек» и поставьте галочку в поле «Защищаемая…» .
Если нет необходимости, чтобы другие пользователи редактировали данные в ячейках на этом листе, то пропустите этот пункт.
Затем переходим на вкладку «Рецензирование» и нажимаем кнопочку «Разрешить изменение диапазонов» . Откроется соответствующее диалоговое окно. Нажмите в нем кнопочку «Создать» .
Имя диапазона и ячейки, которые в него входят, уже указаны, поэтому просто введите «Пароль» , подтвердите его и нажмите «ОК» .
Возвращаемся к предыдущему окну. Нажмите в нем «Применить» и «ОК» . Таким образом, можно создать несколько диапазонов, защищенных различными паролями.
Теперь нужно установить пароль для листа. На вкладке «Рецензирование» нажимаем кнопочку «Защитить лист» . Введите пароль и отметьте галочками, что можно делать пользователям. Нажмите «ОК» и подтвердите пароль.
Проверяем, как работает защита ячеек. В Е5 введем шестерки. Если попробовать удалить значение из D5 , появится окно с запросом пароля. Введя пароль, можно будет изменить значение в ячейке.
Таким образом, зная пароль, можно изменить значения в защищенных ячейка листа Эксель.
Защищаем блоки от неверных данных
Защитить ячейку в Excel можно и от неверного ввода данных. Это пригодится в том случае, когда нужно заполнить какую-нибудь анкету или бланк.
Например, в таблице есть столбец «Класс» . Здесь не может стоять число больше 11 и меньше 1, имеются ввиду школьные классы. Давайте сделаем так, чтобы программа выдавала ошибку, если пользователь введет в данный столбец число не от 1 до 11.
Выделяем нужный диапазон ячеек таблицы – С3:С7 , переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных» .
В следующем диалоговом окне на вкладке «Параметры» в поле «Тип…» выберите из списка «Целое число» . В поле «Минимум» введем «1» , в поле «Максимум» – «11» .
В этом же окне на вкладке «Сообщение для ввода» введем сообщение, которое будет отображаться, при выделении любой ячейки из данного диапазона.
На вкладке «Сообщение об ошибке» введем сообщение, которое будет появляться, если пользователь попробует ввести неправильную информацию. Нажмите «ОК» .
Теперь если выделить что-то из диапазона С3:С7 , рядом будет высвечиваться подсказка. В примере при попытке написать в С6 «15» , появилось сообщение об ошибке, с тем текстом, который мы вводили.
Теперь Вы знаете, как сделать защиту для ячеек в Эксель от изменений и редактирования другими пользователями, и как защитить ячейки от неверного вода данных. Кроме того, Вы сможете задать пароль, зная который определенные пользователи все-таки смогут изменять данные в защищенных блоках.