Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно
Как правильно нумеровать страницы в журнале: простым карандашом, в правом верхнем углу каждого листа, не задевая текст, в валовом порядке арабскими цифрами.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.
Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.
Как нумеровать журналы
Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».
Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:
Шаг. 1. Открываем первую страницу.
Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.
Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.
Нумерацию делаем по следующим правилам:
- Ставим арабские цифры.
- Используем карандаш.
- Титульные, чистые, заверительные листы и описи не нумеруем.
- Неправильно проставленный номер зачеркиваем, рядом ставим правильный и заверяем ответственным лицом.
Пронумеровав все, составляем лист-заверитель, где указываем количество листов документа, их физическое состояние, особенности, которые хотим отметить. Все подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Можете воспользоваться установленной формой (Приложение № 23 к вышеуказанным Методическим рекомендациям Росархива). Подойдет обычный формат А4, который либо подшивается в журнал самым последним, либо приклеивается на внутреннюю сторону обложки журнала. Вот образец бланка:
С вопросом о том, как нумеровать страницы в журнале инструктажа или любого другого журнала правильно, как нужно пронумеровать сформированные дела, разобрались. Теперь требуется все прошнуровать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как и какими нитками шнуровать
Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:
Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.
Шаг 2. Выравниваем все.
Шаг 3. На левом поле, отступив 2 см от края текста, делаем отверстия. Используем шуруповерт, дырокол, шило, иглу.
Шаг 4. Берем нить и прошиваем все страницы.
Шаг 5. Оба конца используемой нити пропускаем через среднее отверстие на наружную сторону обложки.
Шаг 6. Завязываем обе нити узлом.
Шаг 7. Лишнюю длину нитей отрезаем так, чтобы остались кончики около 5–6 см.
Шаг 8. На завязанный узелок крепим специальную наклейку или приклеиваем кусок бумаги размером 6 на 4 см. Вот образец:
Всего прошито, пронумеровано
и скреплено печатью
__________ (_______________________________________) листов
Подпись _____________________ /___________________________/
«______» _____________________20 ____ г. М.П.
Шаг 9. После высыхания (если пользовались клеем) заносим информацию о том, сколько листов в документе пронумеровано и прошнуровано, кем и когда это сделано, подпись ответственного лица.
Шаг 10. Заверяем запись печатью организации (если есть).
Прошивка Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей имеет важную особенность: их следует скрепить сургучной печатью или опломбировать (пункт 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование
При работе с журналами административная ответственность отсутствует. Ответственное лицо, допустившее ошибку в работе с такими документами, в том числе при их нумерации, можете привлечь к дисциплинарной ответственности на основании ст. 192 ТК РФ. Но необходимо соблюдать условие: обязанность, которую работник не сделал или сделал плохо, допустив ошибку, возложена на него трудовым договором или должностной инструкцией.
Ошибки в нумерации и несоблюдении правил шнурования Книги учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей чреваты наказанием на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление "Менеджмент организации", в 2008 г. специализация "Трудовое право и кадровое делопроизводство". С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.
Нумерация
Мы будем рады ответить на все ваши вопросы и принять заказ!
Начните диалог прямо сейчас: включите камеру своего смартфона и наведите на QR код для начала диалога в чате WhatsApp
Не надо объяснить для чего нужна нумерация и где она применяется. Это очевидно и удобно для нас, что страницы книг, документы нумеруются, это позволяет находить необходимую информацию, помнить ее расположение.
Заказать нумерацию
В нашей типографии Вы можете заказать нумерацию и персонификацию двумя методами: классическая нумерация высокой печати и цифровая нумерация/персонификация.
Классическая нумерация высокой печати в нашей типографии выполняется с помощью автоматиечского нумератора PS-7. Две нумерационные головы позволяют нумеровать параллельно по несколько 6-значных номеров методом высокой печати.
Второй способ нумерации, который Вы можете заказать у нас, — это цифровая персонификация/нумерация, которая позволяет не только ставить номер, но и персонифицировать продукцию любыми кодами, номерами, словами и даже картинками.
В любом случае, если Вам требуется персонифицировать или пронумеровать любую продукцию, в нашей типографии мы сможем предложить Вам удобный и технологичный способ для воплощения Ваших идей.
Нумерация в полиграфии
Нумерация в полиграфии это — технологический процесс нанесения номеров на полиграфические изделия. Нумерация имеет более широкую область использования, чем может казаться на первый взгляд. Нумерация используется при печати бланков, счетов, счетов фактур, необходимых в бухгалтерии и не только. Нумерация документов необходима для удобства, но и часто обязательна, согласно требованиям налоговых (органов), поскольку эти документы — формы строгой отчетности.
Возможности нумерации
Нумерация обеспечивает возможность счета и контроля различных форм документов. Пронумерованные документы легче подвергать статистической обработке, а также нумерация документов упрощает делопроизводство и архивирование. Фактически все виды нумерации облегчают обработку информации на компьютере, поэтому каждый пронумерованный документ должен иметь уникальный (номер), по которому возможно определить требуемую информацию, нумерация бланков или квитанций делает процесс работы с ними легким и удобным.
Нумерация ярлыков, лотерейных билетов и других ценных бумаг защищают их от подделок. Каждый ценный документ имеет свой уникальный номер. Нумерация в полиграфии — это один из способов защиты документов от фальшивок.
Нумерация всегда присутствует на бланках строгой отчетности и других ценных бумагах. Нумерация используется при изготовлении гарантийных талонов, лотерейных билетов, проездных документов. Нумерация является одним из способов персонализации. Присваивая уникальный номер изделию, мы всегда сможем узнать, когда и где оно было произведено, и даже кому выдавался данный номер.
Необходимость нумерации
Нумерация необходима в любом документообороте, связанном с делопроизводством и статистикой. Нумерованные документы это — прежде всего порядок и учет. Нумеруют практически все документы, которые необходимо, так или иначе, учитывать.
Сквозная нумерация
Сквозная нумерация страниц предполагает, что страницы нумеруются в порядке следования, и каждая получает свой номер. Оборудование нашей типографии позволяет осуществлять одновременную печать и нумерацию бланков в максимально короткие сроки. Возможно выполнение нумерации самокопирующихся бланков разрядностью до семи знаков. В типографиях применяют автоматическую нумерацию, которая позволяет печатать любое сочетание номеров последовательно один за одним или повторяющиеся.
Заказать нумерацию
Нумерацию можно заказать как отдельную услугу или как услугу с последующей сборкой. По желанию клиента возможна нумерация подряд или с определенными интервалами, на офсетной и мелованной бумаге.
Для многостраничных изданий используется нумерация страниц необходимая для быстрого и удобного поиска информации в издании. При печати бланков, в том числе самокопирующихся бланков используется сквозная нумерация.
Как правило нумерация в процессе печати наносится несмываемой, штемпельной краской. Наша типография осуществляет печать и нумерацию бланков, счетов-фактур, самокопирующихся бланков, билетов, самоклеящихся этикеток, на которых выполняется чернильная нумерация.