Сохранение файла после слияния
Помогите кто может. У меня есть экселевский файл куда вносятся данные о клиенте и один вордовский шаблон который связан с таблицей экселя слиянием. В шаблоне множество документов (договора разные, распоряжения, служебки и так далее). После слияния получается один файл со всеми этими документами. Можно ли разбить этот файл после слияния и сохранить по отдельности договор, распоряжение и т.д. сохранить в тот же каталог где находится файл шаблон и под именами названий документов, тоесть договор.doc, распоряжение.doc и т.д. Сразу говорю в програмирование я полный ноль. поэтому и обращаюсь за помощью к знатокам. По форуму читал похожие темы но так и не понял ничего. Заранее спасибо!
2 Ответ от Alex_Gur 17.01.2013 08:59:46
- Alex_Gur
- Модератор
- Неактивен
- Откуда: Москва
- Зарегистрирован: 28.07.2011
- Сообщений: 2,758
- Поблагодарили: 492
Re: Сохранение файла после слияния
Может быть, я не совсем понял ваш вопрос, но мне, кажется, что после того, как слияние было завершено (в Word 2010: Рассылки — Найти и объединить — Изменить отдельные документы — Объединить записи:Все) все поля слияния в файле Word преобразуются в обычный текст, и вы можете работать с файлом-результатом объединения, как с обычным файлом Word.
Другое дело, что автоматически выделить из этого файла отдельные виды документов (договора, распоряжения, служебки) в общем случае, скорее всего, не удастся — это придется делать вручную.
Если у вас возникнут уточняющие вопросы — пишите.
3 Ответ от maod 17.01.2013 11:51:50
- maod
- рядовой
- Неактивен
- Зарегистрирован: 27.02.2012
- Сообщений: 4
Re: Сохранение файла после слияния
Да мне нужно ( я так думаю делается это макросом) разбить документ после слияния на отдельные документы. Похожие темы рассматривались, но так как я не селен в "макропрограмировании" 
я мало, что понял. 
Сообщений [ 3 ]
Страницы 1
Чтобы отправить ответ, вы должны войти или зарегистрироваться
Похожие темы
Сохранение файла после слияния
Microsoft Word – приложение, которое значительно облегчило нашу жизнь. Сейчас трудно представить себе написание и редактирование текста без помощи Ворда. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: какие бывают сноски в тексте. Это не просто очень мощный, удобный, интуитивно понятный редактор, это еще и инструмент, позволяющий пользователю в полной мере проявить свою фантазию, настраивая работу программы в соответствии с теми функциями, которые наиболее важны в данный момент. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: как сделать ссылку на литературу в word.
Более полно пользоваться всеми функциями и возможностями приложения научат вас на форуме Ворд Эксперт. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: ключ активації офіс 2007. На этом ресурсе в удобной форме собрана вся информация по Ворду. Форум состоит из основного раздела, в котором вы найдете инструкции по написанию макросов и шаблонов, ответы на самые распространенные вопросы, обсуждение различных настроек всех версий Ворда, а также различных способов и проблем редактирования и форматирования текстов в Ворде. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: свойства документа office в word для чего нужны. В этом же разделе вы можете поделиться своими или просмотреть предложенные готовые решения различных задач. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: word vba. Например, макрос для автоформата таблиц, оптимизация работы с «горячими клавишами» и прочее.
Кроме этого, на форуме существует раздел, в котором можно описать свою проблему и оставить заявку на ее решение, а также подфорум для свободного общения. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: скачать безплатно редактор формул для word 2003.
Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы + 4 видео обзора
Руководства
Чтобы сохранить определённую часть текста внутри Microsoft Word в отдельном документе, не нужно знать никаких хитростей, касающихся работы с этим текстовым редактором. Просто выделяем блоком эту часть текста, копируем её в одном документе и вставляем в другом. Затем сохраняем новый DOCX-файл. Но что делать, если речь идёт о большом исходном документе? И нужно провести долгую, монотонную работу по его расформированию. Можно ли как-то упростить ручной труд по выделению разделов, подразделов или просто произвольных отрывков документа Microsoft Word в отдельные файлы? Не во многом, но можно. Ниже рассмотрим несколько таких способов.
В нашем случае имеем увесистый, тяжело открываемый Word-документ на почти что 150 тыс. слов. Он структурирован разделами и подразделами, и его необходимо расформировать на мелкие документы, содержащие текст отдельных подзаголовков. Проводить работу будем в среде Word актуальной версии пакета Microsoft Office 2016. Действия в старших версиях текстового редактора – 2010 и 2013 – будут аналогичны, каких-то принципиальных отличий в предлагаемых ниже операциях нет.
Чтобы было удобно расформировывать участки документа в отдельные файлы, клавишами Ctrl+F включаем панель навигации и для отображения структуры переключаемся на вкладку панели «Заголовки».
1. Быстрая установка блока выделения на раздел или подраздел документа
Если у документа есть структура разделов и подразделов, возможности контекстного меню на панели навигации здорово упростят работу по установке блоков выделения. В контекстном меню на выбранном заголовке или подзаголовке, который нужно сохранить в отдельный файл, выбираем пункт «Выделить заголовок и его содержимое».
Блок выделения будет автоматически установлен на весь текст, относящийся к выбранному разделу или подразделу. Далее этот блок копируем или вырезаем, вставляем в новый текстовый документ, форматируем при необходимости и сохраняем.
2. Сохранение разделов или подразделов документа в PDF
В контекстном меню выбранного заголовка или подзаголовка есть ещё один пункт, с помощью которого можно упростить выведение их содержимого в отдельный документ – в файл PDF. Реализована такая возможность в составе опции печати текстового редактора.
В Windows 10 в качестве принтера выбираем «Microsoft Print to PDF» – штатный PDF-принтер этой версии системы.
Называем и сохраняем файл.
PDF-файл таким образом сохраняется не как картинка, а как текст. Его в любой момент позднее можно открыть внутри того же Word.
И при необходимости пересохранить в любом другом формате, поддерживаемом текстовым редактором.
В Windows 8.1 и 7 эта процедура проделывается таким же образом. Однако в этих версиях системы штатного PDF-принтера нет, и прежде его необходимо установить. Делается это с помощью сторонних программ, например, BullZip PDF Printer, PDFCreator, doPDF и т.п.
3. Макрос копирования и вставки текста в новый документ
Если расформировываемый документ не имеет структуры разделов, можно либо её сформировать, либо оставить всё как есть, и ставить блоки выделения вручную. Но даже в последнем случае какую-то часть работы всё равно можно автоматизировать. Копирование или вырезание из исходного документа текста и его вставку в новый Word-файл можно поручить макросам. А их задействование наряду с быстрой установкой блока на целый раздел (подраздел) и вовсе минимизирует труды.
Если макросы в приложении Word задействуются впервые, первым делом необходимо разрешить их использование. В меню «Файл» открываем «Параметры».
Запускаем параметры центра управления безопасностью.
Далее отправляемся во вкладку «Вид» и кликаем «Запись макроса». В появившемся небольшом окошке записи макроса выбираем вариант его задействования в будущем – кнопка на панели быстрого доступа или горячие клавиши – и жмём «Ок».
- Теперь необходимо провести комплекс действий, которые макрос сначала запишет, а затем будет воспроизводить в дальнейшем:
- Выделяем заголовок, подзаголовок или произвольную область текста;
- Нажимаем кнопку (или горячие клавиши) вырезки или копирования;
- Нажимаем кнопку открытия нового документа (для удобства её можно вынести на панель быстрого доступа);
- Вставляем содержимое буфера в новый документ;
- Останавливаем запись макроса с помощью кнопки внизу окна.
Теперь этот макрос с помощью назначенной кнопки (или горячих клавиш) можно запускать для каждого нового блока выделения в исходнике. И всё само будет вырезаться и вставляться в новых документах. Их останется только сохранить потом. Сохранять файлы с нужными нам именами макросы, увы, пока что не умеют.
Как использовать слияние в Word?
Слияние писем — это функция Microsoft Word, которая позволяет персонализировать раздел для каждой копии аналогичного документа. Это позволяет вам использовать список контактов или другие части документа, хранящиеся в базе данных (это могут быть списки слияния писем Word, электронные таблицы Excel, доступ или другие формы баз данных). Другими словами, слияние почты позволяет пользователям создавать набор документов с аналогичным макетом и содержимым, но с другой информацией в некоторых разделах.
Связанный: Как изменить имя встроенного файла в документах Office?
Когда использовать слияние в Microsoft Word?
В основном эта функция используется для создания одинаковых писем, этикеток или электронных писем для разных получателей. Вы также можете использовать этот инструмент для персонализации отчетов, информационных бюллетеней или любых других документов и отправки электронной почты различным контактам в вашем списке рассылки. Как правило, слияние почты может быть полезно, когда вы хотите создать несколько выходных документов с фиксированным содержимым, например фирменным бланком, и конкретными частями с данными, различающимися в зависимости от конкретного источника данных.
Различные компоненты слияния почты
- Основной документ — документ Word, содержимое которого будет одинаковым для всех выходных данных. Это может быть обычный текст, объединяющий текст, направляющий текст, фирменный бланк компании и так далее.
- Источник данных — база данных со списком данных, которые меняются в зависимости от выходных данных слияния (например, получатели вашего ежемесячного информационного бюллетеня).
- Объединить документ — результат, полученный при объединении основного документа с источником данных.
В этом руководстве мы покажем вам, как использовать функцию слияния почты в MS Word.
Использование слияния в Microsoft Word
- Для начала откройте новый документ, шаблон или существующий основной документ в Word.
- Перейдите в меню «Рассылки» и на ленте щелкните стрелку «Начать слияние», чтобы развернуть.
- Выберите последний вариант «Пошагово…», чтобы запустить мастер слияния.
- В правой части документа откроется мастер слияния почты. Выберите тип документа, который вы хотите подготовить, и нажмите «Далее» в нижней части мастера.
Связанный: Как читать электронные книги в Microsoft Word?
Выбор основного документа
Здесь вам нужно выбрать свой стартовый документ.
- Если текущий документ является вашим основным, выберите первый вариант и продолжайте добавлять получателя.
- В некоторых случаях у вас может быть шаблон, который вы используете для своих писем. Если это так, отметьте опцию шаблона, а затем нажмите «Выбрать шаблон», чтобы выбрать из ваших сохраненных шаблонов.
- Когда у вас будет готов основной документ, отметьте вариант существующего документа и нажмите кнопку «Открыть», чтобы выбрать конкретный файл в хранилище вашего ПК.
Примечание: После выбора шаблона или существующего файла документ загружается, и параметр переключается на «Использовать текущий документ».
Добавление данных (получателей) к слиянию
MS Word предоставляет вам три варианта добавления данных из источника.
Выбрать список из существующего списка
- Вы можете хранить свои данные в базе данных (Excel, Access и т. Д.). Выберите «Использовать существующий список», щелкните ссылку «Обзор», чтобы указать список, который вы хотите объединить.
- Выберите источник данных и нажмите «ОК», чтобы добавить список.
- Вы можете добавить несколько источников данных, щелкнув ссылку «Выбрать другой список». Кроме того, нажав ссылку «Редактировать…», вы можете редактировать свой список, выбирая только те фрагменты данных, которые вам интересны.
Выберите Список из контактов Outlook
- Выберите вариант выбора данных получателя из почтовых контактов Outlook.
- Нажмите «Выбрать папку контактов», выберите свой профиль Outlook и нажмите кнопку «ОК».
Связанный: Как добавить оглавление в Word?
Создать список в Word
- Третий вариант позволяет вам создать новый список в MS Word для слияния почты.
- Щелкните «Введите новый список», а затем кнопку «Создать» в нижней части.
- Откроется табличное представление, в котором вы можете добавить и сохранить список получателей.
- Введите данные получателя и нажмите «ОК», затем сохраните документ.
Редактирование основного документа
- Теперь перейдите на следующую страницу, чтобы отредактировать основной документ.
- Если вы выбрали пустой документ, добавьте свое содержимое в документ и укажите место для слияния данных.
- Щелкните ссылку «Блокировать адрес», чтобы изменить порядок отображения сведений о получателе.
- Выберите предпочтительный стиль и нажмите «ОК», чтобы вставить адрес.
- В разделе «Линии приветствия» выберите приветствие и нажмите «ОК».
- Если вам нужно добавить больше деталей, перейдите в «Другие элементы» и вставьте дополнительные поля.
- Когда вы закончите, ваш документ должен выглядеть примерно так.
Связанный: Как исправить медленный Microsoft Word?
Предварительный просмотр выходных документов
- Нажмите «Далее», чтобы перейти к мастеру предварительного просмотра. Используйте двойные стрелки влево и вправо для предварительного просмотра нескольких персонализированных документов.
- Вы можете найти функцию для поиска конкретного получателя. После того, как вы проверили детали, нажмите «Далее», чтобы завершить слияние.
Сочетания клавиш для слияния почты
Вот некоторые из сочетаний клавиш при использовании функции слияния писем.
| кратчайший путь | Описание |
| Alt + Shift + K | Предварительный просмотр слияния писем |
| Alt + Shift + N | Объединить документ |
| Alt + Shift + M | Распечатать объединенный документ |
| Alt + Shift + E | Редактировать данные слияния писем |
| Alt + Shift + F | Вставить поле слияния |
| Alt + Shift + D | Вставить поле ДАТА |
| Alt + Control + L | Вставить поле LISTNUM |
| Alt + Shift + P | Вставить поле страницы |
| Alt + Shift + T | Вставить поле ВРЕМЯ |
| Ctrl + F9 | Вставить пустое поле |
| Control + Shift + F7 | Обновить связанные данные |
| F9 | Обновить выбранные поля |
| Control + Shift + F9 | Удалить ссылку из поля. |
| Shift + F9 | Переключить код и результат для выбранного поля |
| Alt + F9 | Переключить все коды полей и результаты |
| Alt + Shift + F9 | Запустите GOTOBUTTON или MACROBUTTON |
| F11 | Следующее поле |
| Shift + F11 | Предыдущее поле |
| Ctrl + F11 | Блокировка поля |
| Control + Shift + F11 | Разблокировать поле |
Заключение
Если вы хотите отправить одно и то же письмо нескольким получателям, распечатать этикетки или подготовить персонализированный, но стандартный документ, вы можете использовать слияние писем вместо создания столько документов, сколько указано в вашем списке. Функция слияния почты позволяет вам объединить ваш основной документ с источником данных, чтобы получить идентичные документы с уникальными деталями в некоторых разделах.