Чем документ отличается от справочника 1с
— команда «Ввести на основании». Что это? В ряде случаев, мы делаем не один документ, а связку, например – приход товара на оптовый склад и перемещение на розничный. Понятно, что если мы один раз завели документы в поступление, то зачем еще раз вводить те же товары в документ перемещения товаров? Для этого и используется операция «Ввести на основании», — на основании одного документа, вводим другой, а программа сама выполняет рутинные операции: загружает номенклатуру в один документ, ориентируясь на другой, определяет склад-отправитель и т.д. Данная команда доступна как из формы списка, так и из формы документа.
· 
— документ записан, но не сделал движения;
· 
— документ записан и проведен, создал движения.
Кроме этих значков, может существовать еще один: 
— документ помечен на удаление. Такой документ не создает движения и специальной обработкой будет удален из системы администратором.
- УУ – признак принадлежности к управленческому учету;
- БУУ – признак принадлежности к бухгалтерскому учету;
- УУ – признак принадлежности к налоговому учету.
— найти текущий элемент в форме списка. Открывается форма списка, курсор устанавливается на текущем элементе;
— обновить данные объекта;
— создать новый копированием текущего;
— провести документ, не закрывая формы;
— отменить проведение;
— ввести новый документ на основании текущего;- «Перейти» — кнопка, позволяющая перейти к информации, связанной с текущим документом (например, движения);
- «Закрыть» — закрывает форму. Если документ был изменен, система предварительно спросит, необходимо ли записать изменения.
- «Записать» — записывает документ. Если документ был проведен, то система перепроведет документ;
- «ОК» — записывает, проводит и закрывает документ;
- «Печать» — открывает список возможных для данного документа печатных форм:
Платформа 1с. Просто о сложном
Многие работают с базами 1С, но не многие понимают внутренние процессы этой системы. Для большинства платформа 1С все также остается «черным ящиком»: ввели какие-то данные, система с ними что-то сделала, получили некий результат. Чтобы уйти от этих неоднозначных понятий, давайте разберемся что же, все-таки, происходит внутри.
Для начала вспомним или узнаем что такое 1С. 1С ‒ это российская компания, специализирующаяся на дистрибуции, поддержке и разработке компьютерных программ и баз данных делового и домашнего назначения. Компания была основана в 1991г. Главными разработками компании 1С являются «1С: Предприятие», «1С: Школа», «1С: Образование», различные компьютерные игры.
Из перечисленного выше списка нас интересует лишь «1С: Предприятие». Это технологическая среда, с помощью которой разработчики создают программы. То есть некий конструктор, позволяющий разработчикам собирать различные программные продукты.
Компания «1С» выпускает собственные решения «1С: Предприятие»:
1С Зарплата и управление персоналом (1с ЗУП);
1С Управление торговлей;
Используя среду «1С: Предприятие», разработчики могут создавать собственные решения и дорабатывать существующие под нужды клиентов. Рассмотрим, какие существуют инструменты для реализации этих нужд.
Метаданные
Так как 1С – это некоторая база данных, то метаданные – это структура этих данных. Некоторая сущность, которая описывает как мы будем хранить данные в системе.
Всю систему можно представить следующей схемой:
Конфигурация = структура всей базы.
Это самый верхний уровень. Сама конфигурация состоит из метаданных уровнем ниже, таких как: справочники, документы, регистры, перечисления и так далее, которые, в свою очередь, делятся на более мелкие объекты метаданных.
В данной статье разберем подробнее справочники, документы и слегка затронем регистры.
Справочники
Справочники – это прикладные объекты конфигурации, которые позволяют хранить в базе данные, имеющую одинаковую структуру и носящие списочный характер. Например: физ.лица, сотрудники, перечень товаров. Для того, чтобы хранить более подробную информацию, а не только, например, ФИО сотрудника, у справочника есть реквизиты и табличные части. Рассмотрим подробнее что это такое.
Структура справочника
Реквизит – это поле, которое содержит определенную информацию элемента справочника.
Представим, что у нас есть справочник «Номенклатура», который хранит перечень всех номенклатурных позиций. Помимо наименования в данном справочнике есть, например, артикул этой номенклатуры. Это и есть реквизит справочника.
Пример справочника
Табличная часть – это таблица, которая также позволяет хранить однотипную информацию элементов справочника, а реквизиты табличной части — это столбцы данной таблицы.
Табличная часть справочника
Например, у справочника «Комплектация» ‒ это список номенклатурных позиций. Мы заранее не знаем, сколько их будет, но даем пользователю структуру, чтобы он заполнил эту таблицу нужной информацией.
Документы
Документ — одно из основных понятий системы 1С:Предприятие. При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях или о событиях, произошедших «в жизни» предприятия вообще, а также ее просмотр и корректировка.
В большинстве своем документы в 1С являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, являющихся основаниями для тех или иных учетных действий или расчетов. У каждого документа в 1С обязательно есть номер и дата.
Документы, как и Справочники, включают в себя реквизиты и табличные части. Кроме того, у них есть такое понятие как «Движения».
Структура документа
Но рассмотрим все по порядку.
Реквизиты – это поля, для хранения определенной информации документа. Например, есть документ «Приходная накладная». Данный документ отражает факт того, что на склад поступили те или иные товары. Значит, нам в документе нужно хранить информацию о складе, поэтому в документе будет реквизит “Склад” и так далее.
Пример документа
Табличные части – это таблицы, которые хранят в себе однотипную информацию
Если говорим о документе «Приходная накладная», то нам надо указать какие товары и в каком количестве поступили. По своей структуре это однотипные данные и их можно хранить в таблице с колонками (реквизитами): номенклатура, цена, количество, сумма и так далее.
Перейдем к тому, чего нет у справочника — к движениям.
Документы отражают ФАКТ совершения операции, но чтобы эти действия отразились в системе, документы должны сделать некие манипуляции, движения.
То есть они должны быть не только статическим доказательством определенной операции, но и отразить ее в нашей учетной системе. По своей сути они делают движения, то есть какие-то действия. В 1С есть такое понятие как «провести документ» и «распровести». Проведение – это когда мы документу говорим: «сделай движения, соверши эту операцию», распровести – «удали эти действия», при этом сам документ остается.
Какие же движения (действия) и где делает документ? При проведении документ делает записи в таблицы, которые называются регистры и отражают суть данной операции. Допустим, мы говорим о документе «Приходная накладная». Данный документ должен делать записи в таблицу (регистр), например, «Остатки на складах». Что он должен туда записать? Что на такой-то склад, такого-то числа, такого-то товара пришло 10 шт.
Записи в регистры
Для отражения операций в системе 1С существует 4 вида регистров:
Регистры
Регистр бухгалтерии используе тся в механизме бухгалтерского учета и позволяет вести многоуровневый и многомерный аналитический учет, учет по нескольким планам счетов, опциональное ведение количественного, суммового и валютного учета по отдельным разрезам аналитики и т. д.
Регистр бухгалтерии
Данный регистр представляет собой таблицу проводок. А проводка должна содержать счет дебет и счет кредит. Аналогично, этот регистр содержит счет дебет и счет кредит. Есть данные, которые отражаются во всех проводках, такие как «Организация» и «Сумма», например. А есть данные, которые отражаются, в зависимости от счета. Такая аналитика называется «субконто». Например, на счете 79.09 нам нужно хранить информацию о контрагентах, а на счете 51 такая информация не нужна, но необходима информация о расчетном счете. Тогда для каждого счета мы настраиваем собственное субконто.
Регистр накопления – это более универсальный регистр, который предназначен для разных учетов, не только бухгалтерского. Эта таблица как бы накапливает информацию из документов.
Регистр накопления
Чаще всего он используется в торговых операциях. Это таблица, которая хранит данные с одинаковой структурой для всех записей (тут нет разделения в зависимости от счетов), но с каким-то знаком: + или -. Например, если это «Остатки товаров на складах», то документ «Приходная накладная» будет делать записи с плюсом ( +10шт), а «Расходная накладная» будет делать записи со знаком минус (-5шт), в результате чего мы можем получить остаток 5шт.
Регистр сведений 1С: 8 — объект метаданных, предназначенный для хранения справочной информации с какой-то периодичностью или на постоянной основе. По сравнению с другими регистрами, в регистре сведений информация может вносится не только документами, но и непосредственно пользователем. Самым распространенным регистром сведений можно назвать «Курсы валют».
Регистр сведений
Здесь информация хранится по каждой валюте с определенной периодичностью (обычно каждый день) и записывается она не документом, а подгружается из сети.
Регистр расчета — объект метаданных конфигурации, служащий для реализации периодических расчетов в системе 1С. Из очевидных областей применения регистров расчета можно выделить следующие: расчет заработной платы, расчет квартплаты, расчет арендной платы. Основное отличие данного регистра от других заключается в том, что помимо хранения информации, он помогает и осуществляет расчет тех данных, которые необходимо записать.
Регистр расчета
С этим регистром тесно связан план видов расчетов (если говорить о зарплате, то это объект метаданных, который хранит виды расчетов такие как “оплата по часам”, “оклад”, “премия” и т.п.). Когда документ делает движения в этот регистр, регистр расчета выполняет анализ полученных данных, определенный расчет и записывает полученный результат как строку таблицы, где обязательно указан вид расчета и суммовой показатель. Например, оплата по окладу – 55 000.
Стоит отметить, что все записи в регистры осуществляются по алгоритмам, зашитым непосредственно в код. Если вам необходимо будет поменять эти алгоритмы, то нужно обращаться к разработчикам или приобрести специальные продукты, позволяющие вмешиваться в алгоритмы проведения документов без разработчиков, такие как “Модификатор” от компании Галочка или сам сервис Галочка.
Отчеты
После введения всех необходимых данных в систему и отражения операций в регистрах, появляется необходимость упорядочить всю эту информацию и получить ее в нужном нам виде. Для этого в 1С предусмотрен такой элемент как «Отчеты».
Сами отчеты никакой информации не хранят, они получают ее из регистров, определенным образом компонуют и выводят на экран в том виде, в котором было предусмотрено разработчиками.
Стандартные конфигурации поставляются со стандартными отчетами, которые чаще всего используются пользователями. Например, в 1С Бухгалтерии есть такие отчеты как Оборотно-сальдовая ведомость, где за период выводятся обороты и сальдо по всем счетам, в 1С ЗУП можно построить 2 НДФЛ и 6 НДФЛ, а также различные отчеты по задолженностям сотрудников или организации и так далее.
Отчеты, как и записи в регистры, формируются по алгоритмам, зашитым непосредственно в код. Для того, чтобы создать собственные отчеты, которых нет в базе, также необходимо приглашать разработчика или прибегать к существующим на рынке инструментам, например, «Конструктор отчетов» от компании Галочка.
Итоги
Мы прошлись по основным терминам и составляющим платформы 1С, которые помогут понять принцип работы любой системы 1С. Регистры – очень обширная тема, в этой статье мы просто рассказали что они из себя представляют и где используются, в следующих статьях мы подробнее рассмотрим каждый, расскажем где какие регистры можем встретить в стандартных конфигурациях, разберем их структуру.
Специализированные объекты в составе древа метаданных, в задачи которых входит хранение информации справочной направленности, получили название справочников в 1С. Примерами справочников являются: Контрагенты, Банки, Расчётные счета, Договоры, Номенклатура, Сотрудники и т.д. Справочники формируются пользователями 1С. Обычно в дальнейшем справочники в 1С редко изменяются. Они используются на всех этапах работы в программе, как часть аналитики. Справочники 1С – это основа рабочей базы данных предприятия.
Преимуществом программного решения 1С является тот факт, что пользователь может вести практически неограниченное число справочников. Внутри справочника располагаются группы однородных элементов: основные средства, материалы, сотрудники, организации и т.п. Шаблон каждого справочника в 1С закладывается в Конфигураторе. Список элементов справочника наполняется пользователями, исходя из уже заложенных в Конфигураторе структуры, экранного и печатного представления.
Справочники в 1С: атрибуты и типы данных
Обязательными реквизитами справочника являются его Код и уникальное Наименование. Причём код может содержать как цифры, так и буквенные обозначения. Дополнительно код проверяется на уникальность функционалом системы. Есть возможность автоматического присвоения кода справочника. Вся остальная информация в справочнике в 1С заносится с учётом задач, которые должен выполнять каждый элемент данного справочника. Удобно, когда к справочнику есть список его реквизитов. Например, для справочника «Основные средства» кодом может быть Инвентарный номер, а Наименованием – название основного средства. Дополнительными реквизитами справочника «Основные средства» могут быть: тип основного средства, срок полезного использования, номер паспорта, страна-производитель и т.п.
Типы данных реквизитов в справочниках 1С делятся на базовые и сложные. К базовым типам данных относятся, к примеру: число, дата, строка. Сложными типами данных являются: Адреса, Должности, Вид документа и т.п. Таким образом, сформирована и настроена связь между справочниками, т.е. информация одного справочника «Должности» может быть использована для заполнения реквизитов в других элементах справочников.
Подчинённые Справочники в 1С и иерархия
Многоуровневые справочники в 1С содержат не только элементы, но и группы внутри справочника. Группы – это и есть уровни в справочниках. К примеру, элементами справочника «Контрагенты» являются Поставщики, Покупатели. Внутри каждого элемента справочники содержат информацию более низкого уровня. В элементе «Поставщики» справочника «Контрагенты» могут быть предусмотрены группы: Постоянные, Разовые. Главное, один и тот же элемент справочника «Контрагенты» не должен быть забит в программу дважды. К примеру, если ваш постоянный Покупатель разово выступает в роли Продавца, забивать его повторно в Группу «Продавцы» не нужно. Иначе вы никогда не получите развёрнутую информацию по данному контрагенту в рамках одного отчёта.
Справочники 1С: отличия от констант, документов и перечислений:
- Константа хранит значение, справочник 1С хранит целый список однородных элементов;
- Документы отражают текущие факты деятельности, справочники 1С группируют информацию нормативно-справочного характера;
- Перечисления в 1С создают список значений, справочники 1С содержат множество значений, которые может вводить пользователь в системе.
Функционал 1С создаёт возможности искать элемент справочника по наименованию, делать отбор по коду, менять данные в справочниках и удалять его объекты.