Как создать новый шаблон в ворде

Как создавать шаблоны в Word

Рутинную работу с однотипными документами можно свести к минимуму, если формировать их на основе шаблонов Word. О том, что они из себя представляют, и как их создавать, наш сегодняшний материал.

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы — заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.

Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют "рыбами". Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню "Файл" (File) и выберем команду "Сохранить как. " (Save as. ). Откроется диалоговое окно "Сохранение документа", в котором нам надо выбрать в поле "Тип файла" (Save as type) тип "Шаблон документа" (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка "Шаблоны", в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку "Сохранить".

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО "БЕЛЫЕ НОЧИ". Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке "Рисование" (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку "Линия" (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка "Тип линии" (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии — в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль "Заголовок 1" (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую "шапку". Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под "шапкой" дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню "Вставка" (Insert) выбираем команду "Дата и время" (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.

2. Отмечаем галочкой поле "Обновлять автоматически" (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты — с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке — дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню "Вставка" (Insert) выбираем команду "Поле" (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области "Категории" (Categories) выберите "Автоматизация" (Document Automation). В области "Поля" (Field names) выберите команду MacroButton. В области "Сообщение" (Display text) наберите текст "Вставить ФИО получателя" и нажмите OK.

Строго говоря, в области "Имя макроса" следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню "Сервис" (Tools) и выберите команду "Параметры" (Options) и на вкладке "Вид" (View) в группе "Показывать" (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню "Файл" (File) и выбрать команду "Создать" (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию "Общие шаблоны" (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете "OK". Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.

Как создать шаблон в ворде

Как создать шаблон в вордеЗдравствуйте дорогие посетители блога moikomputer.ru

Вам приходится ежедневно по долгу вашей работы создавать однотипные документы или вы возможно студент постоянно пишите контрольные, рефераты, курсовые и т.п. То есть большой смысл настроить и сформировать нужные шаблоны для дальнейшего использования что бы каждый раз не начинать все сначала.

В этой статье я покажу вам как создать шаблон документа в Word для быстроты и удобства работы с новыми документами.

Сохраняем созданный шаблон

Я не буду показывать какие-то конкретные настройки документа к примеру межстрочный интервал, шрифт, размер или другие параметры у каждого они свои поэтому исходить будем из того, что вам нужно вы уже настроили сами. Осталось лишь только сохранить все это дело.

Показывать буду на примере документа Word Office 2016 данное руководство скорее всего будет отличаться от более ранних версий офиса 2003—2007, но сказать точно не могу потому как ими никогда не пользовался.

Ну так вот теперь для сохранения документа как шаблон, выбираем вкладку Файл,

здесь нажимаем пункт Сохранить как. Далее двойным кликом ЛКМ по пункту Этот компьютер.

  • Присваиваете любое удобное вам Имя файла.
  • Выбираете Тип файла из трех доступных мне подошел первый вариант, если вам нужно сохранить c поддержкой макросов, то выбираете это тип файла.
  • Далее нажимаете кнопку Сохранить.

По умолчанию сохраненные шаблоны находятся вот по такому пути: C:\Users\Валерий\Documents\Настраиваемые шаблоны Office\

Который при желании можно легко изменить на свой путь сохранения, для этого в любом открытом документе нажимаем Файл ⇒ Параметры ⇒ Сохранение ⇒ Расположение личных шаблонов по умолчанию.

Если вы не очень разбираетесь в компьютере, то лучше ничего не меняйте пусть останется все как есть.

Кстати по такому же принципу можно создавать не только шаблоны в ворде но и таблицы в Exel тоже.

Как создать документ из шаблона

Щелкаем вкладку Файл ⇒ Создать ⇒Личные ⇒ Выбираем нужный шаблон если он у вас не один.

Обновление шаблона

Иногда чтобы не создавать новый шаблон проще будет отредактировать существующий после сохранив его.

Вкладка Файл ⇒ Открыть ⇒ Этот компьютер ⇒ Настраиваемые шаблоны Office ⇒ Выбираете тот который хотите изменить. (после действий по изменению шаблона не забываем сохранять: Файл ⇒ Сохранить)

Как удалить шаблон

Для удаления не нужных шаблонов рекомендую использовать самый простой способ через меню Пуск.

На клавиатуре нажимаем кнопку Win в поисковой строке пишем название удаляемого объекта после кликаем по нему ПКМ и выбираем пункт Удалить.

Если же выбрать пункт Расположение файла, то можно перейти в папку где находятся все ваши шаблоны, которые можно удалять или переносить в другое место.

Вот теперь вы знаете как сделать шаблон в Word, от чего ваша продуктивность значительно увеличиться.

Я же на этом сегодня с вами прощаюсь, пока до новых встреч на блоге!

Использование шаблонов для создания документов

  • Создание документа с помощью шаблона
  • Доступность шаблонов
  • Создание шаблона
  • Изменение шаблона
  • Копирование элементов шаблона
  • Присоединение к документу другого шаблона и загрузка общих шаблонов
  • Создание электронных форм

Шаблон – это модель для создания нового документа. В шаблоне хранятся разнообразные элементы, составляющие основу документа Word:

  • постоянный текст, графика документа вместе с назначенными им атрибутами формата ;
  • параметры печатной страницы документа;
  • список доступных стилей;
  • макрокоманды (последовательность действий автоматизирующих работу с документом) ;
  • элементы автотекста для вставки в документ текстовых или графических фрагментов ;
  • пользовательские панели инструментов, меню и сочетания клавиш.

При создании нового документа некоторые из этих элементов (например, текст и стили) копируются в него из выбранного шаблона. Другие элементы (автотекст, макросы) хранятся в шаблоне. Шаблоностается присоединенным к документу, и последний имеет доступ к его элементам.

Создание документа с помощью шаблона

Шаблон “Обычный” служит для хранения стандартных параметров форматов документа Word , стандартных меню, панелей инструментов, определений стандартных стилей. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне “Обычный”, доступны в любом документе. Сам шаблон хранится в файле Normal.dot в папке Шаблоны.

Для создания документа, базирующегося на другом шаблоне, нужно выполнить команды меню Файл – Создать – выбрать шаблон по своему усмотрению.

Замечание : Документ может обратиться к любому элементу, хранящемуся в его шаблоне. Документ также имеет доступ к любому элементу шаблона “Обычный” . Наконец, документ может обратиться к любому документу произвольного шаблона, который был по желанию пользователя загружен как общий шаблон .
содержание темы

Доступность шаблонов

Параметр Общие шаблоны указывает на расположение общих для сети шаблонов . Данные шаблоны располагаются на сервере с ограниченным правом доступа и имеют атрибут только для чтения.
содержание темы

Создание шаблона

I способ. Изменение документа и сохранение его в виде шаблона .

  1. Откройте документ, на основе которого создается новый шаблон .
  2. Выполните команды меню Файл – Сохранить как
  1. в поле Тип файла укажите значение Шаблон документа ;
  2. в поле Папка необходимо выбрать папку, в которой будет храниться ваш шаблон;
  3. в поле Имя файла укажите название нового шаблона.
  • Добавьте текст и рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на данном шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.
  • Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
  • Сохраните изменения.
  • Замечание : Элементы автотекста и макросы, создаваемые в документе, основанном на шаблоне “Обычный”, всегда сохраняются в шаблоне “Обычный”. Даже если вы сохраните новый документ как шаблон. Чтобы сделать эти элементы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сначала сохраните документ как шаблон, и только потом создавайте элементы автотекста и макросы.

    II способ. Модификация существующего шаблона и сохранение его под новым именем .

    1. Выполните команды меню Файл – Создать .
    2. Установите переключатель Создать в положение Шаблон .
    3. Выберите нужный шаблон на вкладышах окна “Создание документа”.
    4. Нажмите кнопку ОК.
    5. Внесите все необходимые изменения.
    6. Сохраните шаблон.

    III способ. Создание нового шаблона в процессе работы над документом.

    Создание нового шаблона схоже с созданием нового документа. Только в данном случае вы готовите тот текст и те изображения, которые должны появляться в каждом документе, создаваемом с помощью данного шаблона.

    Схема создания шаблона

    Проанализируйте типичные образцы документов, которые вы собираетесь создавать по шаблону. Ответьте на вопросы:

    • Какие фрагменты одинаковы во всех образцах?
    • Может быстрее форматировать однотипный текст с помощью полей (текущая дата, поля слияния и т.д.)?
    • Как оформлены документы? Например, оформление заголовков, оформление текста документа, дополнительный интервал до и после таблицы, цитаты в кавычках и т.д.
    • Какие команды применяются чаще всего? Какие вообще не используются?

    Создание (2 этап)

    1. Выполните команды меню Файл – Создать.
    2. В окне диалога Создание документа установите переключатель Создать в состояние Шаблон.
    3. Введите текст и изображения которые будут повторятся во всех создаваемых документах.
    4. Вставьте поля для однотипных элементов текста, но в тоже время уникальных (текущая дата, ФИО адресата и т.д.).
    5. Создайте элементы автотекста (стандартные фразы приветствия, прощания и т.д.).
    6. Настройте элементы форматирования (колонки, обрамление, отступы, межстрочный интервал и т.д.) и стили. Чтобы увязать воедино все стили, воспользуйтесь полем Стиль следующего абзаца в окнах Создание стиля , Изменение стиля.
    7. Настройте панели инструментов с помощью команд меню Вид – Панели инструментов ( отображение панелей) и Сервис – Настройки (создание пользовательских панелей).
    8. Сохраните шаблон.
  • содержание темы
  • Изменение шаблона

    Последний способ изменения шаблонов — открыть файл шаблона и отредактировать его так, как редактируется документ. Для этого :

    1. Выполните команды Файл – Открыть .
    1. в поле Тип файла укажите Шаблон документа ;
    2. в поле папка укажите месторасположение шаблона (если это не стандартная папка для хранения шаблонов).
  • Отредактируйте и отформатируйте шаблон теми же приемами, которыми вы пользуетесь для работы с документами.
  • Сохраните шаблон.
  • содержание темы

    Копирование элементов шаблона

    Для открытия окна организатора выполните команды меню Сервис – Шаблоны и надстройки – кнопка Организатор . В окне Организатор выберите вкладку, соответствующую типу элемента шаблона, с которым вы хотите работать (см Рис.) и выполните нужные операции (следуйте инструкциям на рисунке).

    Присоединение к документу другого шаблона и загрузка общих шаблонов

    Ссылка на основную публикацию