Эксель или 1с что лучше
В прошлый раз мы убедились в том, что Excel обладает целым рядом серьёзных преимуществ перед 1С благодаря универсальности, гибкости и наглядности. Однако странное дело: в подавляющем большинстве российских компаний (думаю, минимум в 99%) установлена и активно используется именно 1С. Парадокс? Ни в коем случае. Просто 1С лучше, чем Excel.
На самом деле существуют десятки достаточно известных решений, аналогичных 1С и с успехом применяемых в целом ряде компаний. Однако 1С по сути стала отраслевым стандартом, монополизировала рынок и овладела умами, сердцами и десктопами миллионов финансистов и бухгалтеров в нашей стране. Поэтому говорить мы будем именно о ней, хотя всё сказанное вполне можно отнести и к другим аналогичным программам типа «Паруса» или «Галактики».
Итак, 1С лучше Excel, потому что:
- 1С — функциональное прикладное решение. То есть, в отличие от Excel, 1C с самого начала, сразу после установки умеет вести управленческий, бухгалтерский и налоговый учёт, формировать отчётность, давать разнообразную аналитику и т.д. Excel на этом фоне — просто белый лист бумаги, на котором, конечно, можно написать что угодно, однако этот процесс во многих случаях будет сродни изобретению велосипеда.
- 1С — это огромная индустрия, в которой задействованы сотни тысяч человек, которые занимаются её продажей, сопровождением, технической поддержкой, разрабатывают специализированные конфигурации и предоставляют решения любого уровня на базе этой платформы. В большинстве случаев, даже если у вас нет в штате собственных 1С-программистов, вы без особого труда сможете найти решение, наиболее близко соответствующее вашим потребностям и, при необходимости, заточить его (силами 1С-франчайзи) под себя.
- 1С — это отраслевой стандарт. Все бухгалтера умеют работать в 1С. Все финансисты и большинство специалистов других направлений (продажники, закупщики, логисты, топ-менеджеры) по определению умеют работать в 1С. Для большинства офисных и складских сотрудников 1С уютна и комфортна, как домашние тапочки. Да, она выглядит не слишком эффектно, но она решает свои задачи, а что еще надо?
- 1С — многозадачная система. Это особенно важно в условиях бизнеса, когда в учётном процессе задействованы десятки и сотни людей. Excel по определению — однозадачная система. Да, можно организовать коллективную работу с одним файлом Excel для нескольких человек, но это будет работать довольно криво и чревато большим количеством различных проблем.
- 1С с лёгкостью справляется с большим объёмом данных. В старых версиях 1С (7.7 и ранее) были проблемы с масштабируемостью, когда по достижении определённого размера базы данных система начинала сильно тормозить (автор помнит времена, когда в Фармацевтическом холдинге «Аконит» в начале каждого квартала приходилось создавать новую складскую базу, иначе система просто не работала), но начиная с версии 8.0 все эти проблемы в прошлом. Десятки и сотни тысяч транзакций теперь обрабатываются за доли секунды, размер базы данных практически не имеет значения.
- В силу того, что 1С — многозадачная система, в ней качественно реализован механизм регламентации доступа к данным для различных категорий пользователей. Когда в одной базе данных, содержащей всю информацию о компании, работают все сотрудники компании, начиная от стажёров и заканчивая генеральным директором, очень важно закрыть доступ к критически важным данным для людей, которым их знать не положено, при этом сохранив для них возможность полноценной работы в системе. 1С легко справляется с этой задачей, в отличие от Excel, в которая даже банальная парольная защита файла работает не слишком надёжно.
- Как уже было сказано выше, 1С — это серьёзная индустрия. Как следствие — если вам нужны программисты 1С, вы без проблем найдёте их на рынке, и сможете их силами разработать для себя решение, возможности которого будут ограничены лишь вашей фантазией (ну и потребностями вашей компании). В Excel тоже можно писать макросы на встроенном языке VBA, однако программистов VBA на рынке на три порядка меньше.
Итак, мы убедились в том, что 1С лучше Excel. Но в предыдущем материале столь же убедительно доказывалось, что Excel лучше 1С. Где же истина? Как всегда, истина находится где-то посередине. Но об этом — в следующий раз.
1С против Excel. Где лучше всего вести финансовый учет?
Учет ведут по-разному. Кто-то до сих пор все записывает ручкой в тетрадку, кто-то заполняет файлы, а другие пытаются все автоматизировать. Директор онлайн-бухгалтерии Небо Артем Туровец рассказывает, как перейти от табличек и ручного ввода формул к автоматизации.
Почему многие не любят 1С?
В сети иногда встречаются материалы с обсуждением программ для управленческого учета. В комментариях люди жалуются на сложность 1С и что простым смертным эта система пользы не приносит.
Взамен предлагают таблички Excel. Не спорю, что это удобно и практично, но не всегда. У некоторых компаний сложная деятельность и простые решения не всегда будут удобными. Поэтому хочу рассказать, как одному клиенту мы безболезненно заменили управленческий учет с Excel на 1С.
Когда 1С становится действительно нужен?
Наш клиент — компания «Шарик–Мастер», которая занимается продажей шаров. В бизнесе три направления:
Соответственно, появляются разные затраты. В рознице и опте учитываются себестоимость, зарплаты менеджеров и продавцов. В проведении праздников добавляются услуги (грузчики) и расходные материалы (закачка шаров гелием). Плюс есть общие затраты, которые хотели считать отдельно.
Компания хорошо наладила управленческий учет в Excel, но появилась необходимость в 1С. Почему? Потому что трудно собрать данные за месяц. Это делалось так. Брали амбарную книгу и переписывали данные в таблицы с применением формул. Это неудобно, да и работа делается 2 раза: сначала записи заносятся в амбарную книгу, а потом собираются в итоговой таблице.
Хочется просто в течение месяца вносить в программу цифры, а в конце нажать волшебную кнопку и получить сформированный отчет. Excel такое не может, а 1С: Управление Торговлей легко справляется.
Пришел товар на склад и вводишь документы о поступлении. Если прошла продажа, то заводишь подтверждающие документы. Все данные разбиваются по нужным ячейкам. Потом нажимается кнопка «Закрыть месяц».
Если нужно дополнительно провести какие-то документы, то система об этом скажет. По итогам программа формирует два отчета:
доходов и расходов;
В каждую цифру этого отчета можно «провалиться» и посмотреть, как она сформировалась, чтобы проверить на достоверность. Чтобы проверить в Excel, нужно взять амбарную книгу, калькулятор и… В общем, непродуктивные затраты времени.
Как построить такую систему?
В 1С настраивается структура статей затрат, аналитика затрат и правила распределения по документам на каждое направление. Например, зарплата директора по продажам должна распределяться на опт и розницу в пропорции 50/50, а аренда офиса должна считаться пропорционально выручке.
Часто говорят: «Я зашел в 1С, но она у меня пустая, я ничего не понял». Тут надо понимать, что структура управленческого учета напрямую зависит от структуры самого бизнеса. Например, в бизнесе на шарах 3 направления затрат, а у продуктового магазина будет только 2.
Поэтому 1С поставляется с пустыми справочниками, и подробной инструкцией по методике учета на все случаи жизни. Очевидно, что каждому отдельно взятому бизнесу не нужны все случаи, ему нужен один. И вот тут нужна помощь консультанта, который настроит конкретную базу 1С под конкретный бизнес.
Настройка — это даже не программирование. Но эта работа требует знаний финансового учета и особенностей 1С. Правда, и работать дальше нужно умеючи. Поэтому хороший консультант не оставит клиента один на один с настроенной, но от этого не менее сложной программой.
Как это работает?
После настройки системы, мы сделали подробную инструкцию для клиента. Там был прописан буквально каждый шаг. Мы созвонились с клиентом, и в режиме реального времени он попробовал совершить несколько действий по инструкции. После этого, он был готов делать все самостоятельно.
Например, в компании 15 статей расходов, но мы сделали 2. Остальные пользователь завел самостоятельно. И деньги на консультанта сэкономил, и результат получил.
Запись расходов стала удобнее. Допустим, заправили машину бензином, сотрудник предоставляет чеки, вносишь авансовый отчет, указываешь статью затрат, и программа автоматически разносит эти расходы по направлениям.
В конце месяца нажимаешь клавишу «Закрыть месяц», программа автоматически проверяет, все ли ты правильно сделал и дает подсказки, что нужно поправить.
После можно формировать управленческие отчеты. Кстати, данные которые сохранились в базе, со временем приобретают еще большую ценность. Можно смотреть старые периоды и оценивать ситуацию в динамике.
Кому подходит Excel, а кому 1С?
Мы в Небе считаем, что эти инструменты не нужно противопоставлять. Таблицы в «экселе» хороши на ранних этапах развития бизнеса. Когда мало оборотов и просто надо понять структуру расходов или планировать далекое будущее.
Когда бизнес развился, то учет становится сложным и отнимает кучу времени. Проще один раз настроить автоматизированную систему, чтобы сэкономить время и получить грамотный учет.
Почему Excel не может заменить полноценную учетную систему 1С
ПАО «НИКО-БАНК» выражает свою благодарность за оперативную и грамотную работу.
В условиях постоянно меняющегося законодательства Банк заинтересован иметь полную и актуальную номативную базу. Это обеспечивается использованием Банком справочно-нормативной системы «Гарант».
Безусловным плюсом в работе компании «МастерСофт» является быстрое реагирование сотрудников при предоставлении документов по запросу Банка, принятых до обновления справочно-правовой системы.
Коллектив компании «АЭРОПОРТ ОРЕНБУРГ» выражает благодарность за взаимовыгодное сотрудничество с МастерСофт-ИТ. Оперативная поставка антивирусных программ Dr. Web обеспечила надежную защиту нашей компьтерной сети.
Особая благодарность сотрудникам Департамента продаж СЦ ИТ за профессиональный подход в решении всех возникающих задач.
ООО «Орский Вагонный Завод» выражает искреннюю благодраность за качество обслуживания вашими специалистами. Консультации и поставка антивирусов всегда проходят оперативно и на высоком профессиональном уровне.
Уверены, что и в дальнейшем наше сотрудничество на взаимовыгодных условиях продолжится.
Главный бухгалтер муниципального бюджетного учреждения дополнительного образования «Дворец творчества детей и молодёжи» Кетерер Татьяна Михайловна выражает благодарность специалистам МастерСофт:
«Я хотела бы объявить благодарность вашим сотрудникам. Работает с нами по программе «1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» непосредственно Шевлягина Юлия.
Так же огромная благодарность за отзывчивость, терпение и квалифицированную, своевременную помощь Набокиной Олесе и Ерёменко Татьяне (они нас сопровождают по программе «Зарплата и Кадры»).
Им очень с нами тяжело, но они терпеливо продолжают сотрудничать. С вами очень надёжно. Конечно же наши ошибки есть и без вас мы бы вообще о них не знали и в суде, наверное, судились бы. А сейчас мы решаем вопросы. «.