Как сделать служебную записку в ворде

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

Образец служебной записки

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Как создать шаблон Служебная записка

    Как создать шаблон Служебная записка

    Рисунок 1. Создание шаблона "Служебная записка" И последний пожалуй самый важный пункт создания документа, Вы должны сохранить документ в виде Шаблона. Для этого выполните следующие действия: 1. Файл -> Сохранить как. появится диалоговое окно сохранения документа. 2. В нижнем поле Тип шаблона выберите Шаблон документа (см. Рис.2)

    Рисунок 2. Сохранение шаблона "Служебная записка" 3. Задайте имя для шаблона, например, Шаблон служебная записка и нажмите клавишу ОК. Важно ! Все шаблоны в программе Word имеют расширение *.dot . Если Вы помните, то документы в отличие от шаблонов имеют расширение файла *.doc Теперь при наличии созданного шаблона Вы можете создавать Документы Служебок. Для этого щелкните дважды на шаблоне служебки и Вы увидите, что создан Документ 1, но содержание его соответствует Служебной записке.

    Для пользователей компьютером

    Практические советы. Обучение MS Word. Ссылки. Интересное и полезное

    • Главная
    • Горячие клавиши Word
    • Полезное

    Обучение программе MS Word

    Для пользователей компьютером — сайт, предназначенный для тех, кто желает научиться работать с программой MS Word. Шаг за шагом, онлайн обучение, бесплатный курс с рисунками и пояснениями. Наиболее часто встречаемые вопросы у пользователей при работе с текстовым редактором.

    Используйте уроки и в результате Вы сможете создавать большие, красиво оформленные документы в программе Word. Дополнительно вынесены "горячие клавиши", которые помогут продвинутым пользователям компьютера.

    Сайт поддерживает и публикует полезные ссылки и статьи на различные тематики. Вы можете ознакомиться с каталогом Полезное

    Об имеющихся на сайте статьях по обучению подробнее читайте далее..

    Рекомендую

    Как создать шаблон Служебная записка

    Создание шаблонов в программе Word сильно облегчает работу тем пользователям, которые часто обращаются к одним и тем же документам, например, исходящие письма, служебные записки и др., но приходится менять только какие-то предложения, даты и т.п. В шаблоне, как мы уже и говорили ранее, создаются стили, параметры страницы, вставляются колонтитулы, что очень удобно для дальнейшего использования и создания документов на базе данного шаблона.
    Давайте рассмотрим создание шаблона "с нуля", например , служебной записки.
    1. Запустите программу Word и перед Вами чистый лист Документа 1.
    2. Для начала установите поля и Служебной записки. Для это выполните команду Файл -> Параметры страницы .
    3. Если Ваша компания имеет колонтитулы, то их целесообразно вставить в верхний колонтитул документа.
    Работа с колонтитулами в документе рассматривалась ранее в статьях:

    • Колонтитулы. Миниинструкция
    • Колонтитулы в разных разделах. Панель инструментов
    • Колонтитулы. Разрывы разделов
    • Колонтитулы. Разрывы страниц, колонок, строк
    • Колонтитулы. Различие с первой страницей

    Для этого выполните команду Вид -> Колонтитулы и затем, установив курсор текста в верхнем колонтитуле, команду Вставка -> Рисунок -> Из файла .
    4. Далее работаем со стилями документа. Для этого включите Область задач со стилями и создайте стиль Название документа (либо дайте стилю любое другое Вам запоминающееся имя). Создать стиль можно, нажав на команду Создать стиль , далее у Вас появится окно подобное изменению стиля, в котором Вы задаете параметры форматирования шрифта и абзаца.
    5. Используйте стиль Название документ а для слов "Служебная записка".
    6. Далее вставляем таблицу, задаем стилем шрифты в таблице (причем во всех ячейках, поскольку при вводе текста в ячейки формат шрифта будет сохранен), например, создаем стиль Кому , задаем границы и заливку таблицы, в данном случае все границы и заливка отсутствуют (невидимы).
    7. После таблицы создаем стиль Уважаемый, применяем его для фразы "Увадаемый _______!"
    8. Создаем стиль Основной текст документа и задаем его основному тексту, который Вы будете каждый раз вводить заново.
    9. Если необходимо, то создайте стили для нумерованных и маркированных стилей.
    10. Опять же вставляем невидимую таблицу, в которой вносим Должность и Фамилию И.О. того, кто подписывает служебную записку.
    В итоге у Вас примерно должен получиться следующий документ (см. Рис. 1).


    Рисунок 1. Создание шаблона "Служебная записка"

    И последний пожалуй самый важный пункт создания документа, Вы должны сохранить документ в виде Шаблона. Для этого выполните следующие действия:
    1. Файл -> Сохранить как. появится диалоговое окно сохранения документа.
    2. В нижнем поле Тип шаблона выберите Шаблон документа (см. Рис.2)


    Рисунок 2. Сохранение шаблона "Служебная записка"

    3. Задайте имя для шаблона, например, Шаблон служебная записка и нажмите клавишу ОК.
    Важно ! Все шаблоны в программе Word имеют расширение *.dot . Если Вы помните, то документы в отличие от шаблонов имеют расширение файла *.doc

    Теперь при наличии созданного шаблона Вы можете создавать Документы Служебок. Для этого щелкните дважды на шаблоне служебки и Вы увидите, что создан Документ 1, но содержание его соотвествует Служебной записке.

    Ссылка на основную публикацию