Как создать базу данных в ворде

Создание источника данных для слияния в Word

Теперь нужно создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма).

1. В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выберите пункт Создание списка (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Окно Выбор получателей мастера Слияние

2. Щелкните на команде Создать в разделе Создание списка. Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.7.

Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.

Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

Рис. 8.7. Создание источника данных

Другие пункты раздела Выбор получателей позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.

Примечание Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.

3. Щелкните на кнопке Настройка. Откроется окно диалога, пока занное на рис. 8.8.

4. Выделите пункт Обращение.

5. Щелчком на кнопке Удалить сотрите выделенное поле.

Рис. 8.8. Настройка полей источника данных

Рис. 8.9. Окно диалога Получатели слияния

6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя, Фамилия, Организация, Адрес 1 и Индекс.

7. Щелкните на кнопке ОК.

8. Щелкните на кнопке Закрыть окна диалога Создание источника данных.

9. В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить. Появится показанное на рис. 8.9 окно диалога Получатели слияния, в котором в настоящее время нет ни одной записи.

10. Вам обязательно придется когда-нибудь ввести информацию в источник данных. Щелкните на кнопке Изменить. , чтобы сделать это сейчас. Откроется форма для ввода данных. Давайте добавим несколько записей. Позже слияние сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.

11. Заполните поля формы.

12. Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись.

13. Введите еще несколько записей, перенеся в них информацию, представленную в табл. 8.1.

ТАБЛИЦА 8.1. Источник данных слияния

Как мне создать базу данных Microsoft Word? — Вокруг-Дом — 2021

Table of Contents:

В Microsoft Word есть функция слияния, которая связывает документ Word с информацией, хранящейся в файле данных, который называется источником данных. Источником данных может быть база данных. Перед слиянием вы можете создавать и управлять базой данных в Word. База данных сохраняется как файл базы данных Access в Word.

Макет основного документа

Откройте пустой документ Word.

На Mailings нажмите вкладку Начать слияние и выберите Справочник. каталог Тип документа сообщает Word для создания списка и использования полей из источника данных, такого как база данных.

Настроить поля базы данных

Нажмите Выберите получателей и выберите Введите новый список открыть Новый список адресов диалоговое окно. Используйте его для настройки полей, которые будут использоваться в базе данных. Нажмите Настроить столбцы. Настроить список адресов диалоговое окно появляется.

  • Чтобы удалить имена полей, выберите имя поля, нажмите удалять и нажмите да удалить имя поля.
  • Чтобы редактировать имена полей, выберите имя поля, нажмите переименовывать, Переименовать поле появится диалоговое окно, измените имя поля и нажмите Хорошо.
  • Чтобы добавить дополнительные имена полей, нажмите добавлять, Добавить поле Появится диалоговое окно, введите новое имя поля и нажмите Хорошо.
  • Чтобы изменить порядок имен полей, выделите имя поля и нажмите Двигаться вверх или же Двигаться вниз.

Нажмите Хорошо когда вы закончите. Новый список адресов диалоговое окно отображает настроенные имена полей в таблице.

Введите информацию базы данных

Введите данные в каждое поле. Используйте клавишу Tab для перемещения из одного поля в другое. Нажмите Новая запись перейти к следующей записи в базе данных. После ввода последней записи не нажимайте Новая запись перейти к новой записи.

Проверьте записи и внесите любые изменения

  • Чтобы редактировать запись, выделите данные и введите изменения.
  • Для поиска записи нажмите найти, Найти запись Появится диалоговое окно, введите слово для поиска и нажмите Найти следующий.
  • Чтобы удалить запись, щелкните квадрат, расположенный слева от первого поля, нажмите Удалить запись и нажмите да удалить запись.

Нажмите Хорошо когда сделано.

Сохранить базу данных и основной документ

Сохранить список адресов диалоговое окно появляется. Выберите, где вы хотите сохранить файл базы данных, введите имя файла и нажмите Сохранить.

Сохранить основной документпустой каталог, который ссылается на базу данных, на случай, если вы решите выполнить слияние позже. Закройте основной документ а также Выход из слова.

Просмотр базы данных

Перейдите к файлу базы данных Access и откройте его. Microsoft Access открывается. Нажмите Office_Address_List под таблицы заголовок и таблица базы данных, которая была создана в Word, отображается.

Вернуться в базу данных и редактировать данные

Откройте основной документ в слове. Microsoft Word диалоговое окно появляется. Нажмите да поэтому основной документ может извлекать информацию из базы данных. На Mailings нажмите вкладку Изменить список получателей. Mail Merge Получатели диалоговое окно появляется. Под заголовком Источник данных выберите имя файла базы данных. Нажмите редактировать и Изменить источник данных диалоговое окно появляется. Редактировать данные. Когда закончите, нажмите Хорошо и нажмите да обновить базу данных. в Mail Merge Получатели диалоговое окно, вы можете уточнить информацию о базе данных, используя Сортировать, Фильтр, Найти дубликаты, найти получатель а также Проверить адреса опции.

Нажмите Хорошо когда сделано. Закройте основной документ, Нажмите Сохранить. Выход из слова.

Работа с таблицей Word как с базой данных

Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной, каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту).
Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных.
В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментов ^ Таблицы и границы или команды меню Сортировка®ТАБЛИЦА . В диалоговом окне Сортировка указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки.
Таблицы Word могут также использоваться для выполнения операции слияния документов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д.
С таблицами Word можно работать в режиме формы данных, при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данных на панели инструментов Базы данных.

Вычисления в таблицах Word

В таблицах Word реализованы некоторые функции электронных таблиц. Подобно Excel, Word позволяет выполнять вычисления с помощью формул и функций.Для проведения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ^ Формула®ТАБЛИЦА и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака «равно» (=).Word вставляет результаты вычисления в виде полей. При изменении исходных данных в ячейках таблиц Word в отличие от Excel не происходит автоматического пересчета результатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необходимо обновлять (с помощью клавиши F9 или команды контекстного меню Обновить поле).
При копировании формул ссылки на адреса ячеек в таблицах Word не изменяются автоматически – не «настраиваются», как в Excel, т.е. ссылки на ячейки в таблицах Word всегда являются абсолютными, хотя и отображаются без знака доллара $. Поэтому при копировании формул ссылки на адреса ячеек Word нужно редактировать вручную.

Работа с полями

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы — поля. Поля — это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы — конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п. Word поддерживает несколько десятков различных типов полей Наиболее часто в документах встречаются поля ^ РАGЕ (номер страницы) и DАТЕ (дата), которые вставляются с помощью команд Дата и время.® Номера страниц и ВСТАВКА ®ВСТАВКА Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.

Ссылка на основную публикацию