Гугл календарь как пользоваться

Гугл календарь как пользоваться

Completing the CAPTCHA proves you are a human and gives you temporary access to the web property.

What can I do to prevent this in the future?

If you are on a personal connection, like at home, you can run an anti-virus scan on your device to make sure it is not infected with malware.

If you are at an office or shared network, you can ask the network administrator to run a scan across the network looking for misconfigured or infected devices.

Another way to prevent getting this page in the future is to use Privacy Pass. Check out the browser extension in the Chrome Web Store.

Cloudflare Ray ID: 71fd5c414aa89c04 • Your IP : 217.138.209.85 • Performance & security by Cloudflare

Google Календарь: как создать, настроить и использовать весь доступный функционал

С ростом количества задач и встреч у каждого человека появляется необходимость где-то фиксировать информацию, чтобы всё успевать и ничего не забывать.

В Yagla уже есть статья про тайм-менеджмент где мы затрагиваем тему грамотного планирования времени, рассказываем про самые популярные техники и делимся шаблоном планировщика в Notion. Сегодня мы затронем конкретный инструмент, который на самом деле способен дать фору любом таск-трекеру — Google календарь.

Что такое Google календарь

Гугл календарь — это бесплатный сервис, который можно использовать для организации своего расписания, координации встреч с другими людьми, а также фиксирования и напоминания о каких-то особо важных задачах и событиях. Он обладает множеством полезных функций, включая возможность открывать доступ к собственному календарю другим людям. Получить доступ к календарю можно с любого компьютера или мобильного устройства, если есть аккаунт в Гугл. На телефон нужно будет скачать приложение, а вот на компьютере календарь будет сразу встроен в Google Chrome.

Сервис можно использовать в личных делах или вести взаимодействие с целой командой. Например, если кто-то является руководителем отдела — он может открыть доступ и скидывать свой календарь команде, чтобы они видели, когда у него есть свободное время. Это помогает упростить коммуникацию с командой, так как они смогут бронировать время на созвон или просто приходить за советом в мессенеджер.

Использовать сервис для личных нужд еще проще. Его можно вести как обычный блокнот и просто накидывать разные дела на определенные даты и время. Например, не забыть погулять с собакой, сходить в магазин за молоком, поставить напоминание о дне рождения друга и что угодно еще.

Как попасть в Google календарь

Сервис интегрирован в браузер. Достаточно зарегистрировать аккаунт, скачать браузер и кликнуть на своем мониторе девять точек, которые находятся в верхнем правом углу. Нажав на эту кнопку можно увидеть инструменты, которые есть у Google, в том числе и календарь:

Настройка Google календаря

Перед началом работы в календаре, можно отправиться в настройки и выставить параметры под свои нужды. Меню настроек можно вызвать путем нажатия на шестеренку в верхнем правом углу:

Настройки позволяют выставить собственный часовой пояс, указать страну, а также формат времени, который вам привычнее — AM или PM. Также, с помощью настроек можно активировать опцию вторичного часового пояса, чтобы открыть возможность начинать события в одном часовом поясе, а заканчивать в другом. Зайдите в «Настройки» → «Часовой пояс» → «Показывать дополнительный часовой пояс» и выберите его из списка.

Сервис синхронизирован с видеоконференцией «Google Meet» и параметры встреч можно настроить прямо внутри календаря: выставить предпочитаемую продолжительность звонка, а также поставить ограничения для будущих гостей встречи. Это напрямую относится к организации группового созвона, так как только организатор решает, что могут делать остальные участники, а что нет. Возможно, кто-то из участников решит самостоятельно пригласить на созвон того, кого быть не должно. Такие моменты стоит учесть заранее.

Также можно создать собственный настраиваемый вид в дополнении к стандартным «Сеткам» дней, недель, месяцев и годов. Перейдите в «Настройки» → «Режим просмотра» и задайте параметр «Персонализированный режим просмотра».

В меню настроек доступен импорт и экспорт — можно сохранить на ПК собственный календарь или же добавить чей-то календарь к себе. Например, импортировать календарный план проекта из Trello, чтобы видеть дедлайны и определенные вехи.

Как работать с Google календарем

При попадании в сервис, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. По своей сути это обычный расчерченный календарь, где человек практически сразу может написать свою первую карточку.

Для того, чтобы создать карточку есть два пути:

• нажать на кнопку «Создать» в левом верхнем углу,

• кликнуть на любое пустое место в самом календаре.

После этого откроется окно с возможностью выбора типа карточки, даты, времени и полем для описания самой задачи.

Помимо возможности создать простую задачу, на скриншоте изображены кнопки «Мероприятие» и «Напоминание». Давайте разберемся подробнее, что это значит.

Мероприятие

Самым очевидным и часто используемым инструментом является создание карточки мероприятий. Все потому что именно у нее самый обширный функционал.

«Мероприятие» позволяет фиксировать задачи, важные события, рабочие встречи и привязывать их к определенному временному диапазону. То есть если вам нужно выделить под сложную задачу 3 часа свободного времени в своем календаре или запланировать созвон с 12:15 до 13:00, то лучше сделать это с помощью мероприятий. Также, это единственный инструмент, который позволяет выбрать дату начала и окончания, а также добавить напоминания.

Добавить, отредактировать или удалить карточки можно в любой момент, используя компьютер или мобильное устройство. Единственное — сервис предварительно нужно синхронизировать с мобильным устройством.

Теперь к вопросу о том, как работать с сервисом в режиме планирования мероприятий. В этом плане все также, как и при создании обычной задачи:

• Нажмите на любое место в календаре и или нажмите на кнопку «Создать»;
• Выберите типа карточки — «Мероприятие»;
• Задайте необходимые параметры.

Если к мероприятию нужно подключить несколько людей и отправить им приглашение, то нужно сделать следующее:

• В разделе «Добавить гостей» введите их имена или адреса почты;
• Чтобы добавить сразу большую группу пользователей используйте список адресов рассылки;
• Если оказалось так, что кто-то из гостей лишний — нажмите на крестик сбоку его почты;
• Чтобы позволить скорректировать доступ к событию другим пользователям — в настройках в разделе «Разрешения» для гостей проставьте нужные галочки.

Также следует внести необходимую информацию о запланированном событии, а именно:

• Настроить часовой пояс;
• Добавить место проведения встречи — удобнее всего будет воспользоваться встроенной видеоконференции «Google Meet», но никто не запрещает использовать «Zoom» или «Skype»;
• Указать, какое оборудование потребуется — веб-камера, микрофон;
• Внести описание встречи, чтобы всем было понятно, по какому вопросу все собираются;
• Прикрепить необходимые файлы, изображения или другие материалы, если они нужны.

После завершения всех настроек карточка автоматически появится в календаре гостя, если он им пользуется, а также продублируется на почту.

Напоминание

По сути эта карточка — маленькая записка, которая поможет не забыть что-то важное: дни рождения друзей, знакомых и коллег, праздничные дни, юбилеи, годовщины людей и события вроде «забрать ноут из ремонта» или « не забыть ограничить доступ к списанию средств на карте».

Для начала проверьте включена ли вообще эта функция. Для этого посмотрите в календарь и проверьте наличие галочек в разделе с календарями:

Если галочка не активна — никакие уведомления о предстоящих событиях приходить не будут.

Чтобы прикрепить «напоминалку», необходимо:

1. Выбрать нужную дату или интервал в календаре;
2. Нажать на кнопку «Напоминание»;
3. Ввести дату, время, название события;
4. Для настройки частоты напоминаний кликните на «Не повторять» и там выберите нужные настройки. Например, вы можете выбрать ежедневные напоминания или же напоминания по определенным дням;
5. Чтобы не привязывать напоминание к определенному времени поставьте флажок на пункте «Весь день». Так вы закрепите напоминание в самом верху календаря;
6. Сохранить изменения.

Когда карточка будет создана — ее интерфейс немного поменяется. Появится значок с изображением ручки, который позволит редактировать карточку, а галочка даст возможность отметить событие как выполненное, и тем самым прекратить повторяющиеся «напоминалки». Либо можно удалить карточку, кликнув на значок мусорного бака.

Мои календари

В левом нижнем углу находится функция «Мои календари». Если есть потребность разделить свои рабочие задачи, досуг и что угодно еще — можно создать сразу несколько вкладок, которые помогут рассортировать карточки по разным сферам.

Вот так выглядит стандартный интерфейс календаря. Здесь указан аккаунт пользователя, задачи и напоминания, о которых мы уже говорили ранее:

Самое распространенное деление — рабочие и личные встречи. Чтобы максимально удобно распределить свои ежедневные дела, в календаре можно создать отдельную вкладку для каждого подраздела жизни.

Чтобы создать дополнительный календарь — нужно нажать на плюсик рядом с разделом «Другие календари» и создать персональные вкладки.

После того как удалось создать интересующие вкладки, этой функцией можно будет пользоваться только с помощью мероприятия. Распределить задачи и напоминания по разным календарям нельзя.

На примере выглядит пустовато, но если у кого-то будет каждый день с десяток карточек, то фильтрация по цвету поможет сразу понимать, к чему относится задача. Таким образом можно привязывать мероприятие к определенной задаче, так как само слово «мероприятие» не обязует пользователя использовать ее только для каких-то встреч.

От нас можем посоветовать создать вкладки «срочное», «важное» и «неважное», воспользовавшись матрицей Эйзенхауэра. Так будет еще удобнее ориентироваться в календаре и понимать, какой карточке уделить больше внимания.

Дополнительные возможности и фишки

Откройте или закройте доступ к своему календарю для других

Неочевидный момент, который заставляет гуглить и нервничать в попытках найти информацию. Чтобы открыть доступ для других людей, нужно навести курсор на определенную вкладку в колонке «Мои календари» и нажать на появившиеся три точки.

В открывшемся меню, в разделе «Разрешения на доступ», можно сделать календарь общедоступным, добавить отдельных знакомых, либо скопировать ссылку на календарь, которую потом следует разослать любым удобным способом.

Таким образом можно точечно открыть доступ на конкретные части календаря, ну или открыть все и сразу.

Это полезно если кто-то управляет отделом и хочет, чтобы сотрудники не доставали его в любое время, а знали, когда и во сколько у него будет свободное окно. При определенном доступе, сотрудники смогут самостоятельно вписать в персональный календарь руководителя встречу, тем самым никого не отвлекая.

Добавляйте интересные календари

Гугл позволяет добавлять так называемые «Интересные календари». Чтобы увидеть весь список доступных календарей — нажмите на плюсик рядом с «Другие календари» и перейдите в соответствующую вкладку.

В интересных календарях можно посмотреть расписание праздников разных народов, события из мира спорта или фазы Луны. В стандартном календаре будут доступны праздники, которые проходят в регионе, в котором он живет.

Используйте горячие клавиши

Работа с помощью горячих клавиш удобна в любом месте, в том числе и Гугл календаре. Мы не будет показывать весь список, так как с ним можно ознакомиться на официальном сайт Google support.

Расскажем о тех клавишах, которые показались самыми удобными:

• Обновление календаря — R
• Удаление задачи — Delete или BackSpace
• Отмена — Z
• Переход в настройки — S
• Переход к конкретной дате — G

Используйте вложения

Если кто-то проводит рабочие встречи, то чаще всего у него есть дополнительные материалы, которыми он собирается поделиться. Чтобы не высылать каждому человеку какие-то документы или изображения, их можно просто прикрепить в саму карточку.

Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана и тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам. Чтобы сделать это, необходимо создать карточку «Мероприятие» и тыкнуть на «Другие параметры».

После этого нажать на значок скрепки и прикрепить необходимые документы, изображения, файлы или видеоматериалы.

Укажите рабочие часы

У всех нас абсолютно разное расписание. Особенно, это заметно, когда люди работают удаленно из разных часовых поясов. Если же человек не раз сталкивался с тем, что ему писали или звонили рано утром или поздно ночью, то эта функция как раз для него.

«Рабочие часы» – это функция, которая уведомляет других пользователей, пытающихся назначить встречу во внеурочное время, о расписании человека. Другими словами, если кто-то работает с 12:00 до 19:00 по мск, а ему хотят поставить встречу в 10:00 то организатор получит сообщение, в котором будет указано, что рабочие часы конкретно этого человека начинаются в 12:00.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы.

Только у обладателей бизнес-аккаунта Google есть доступ к функции «Рабочие часы».

Дополнения Гугл календаря

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения — это приложения, которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Чтобы посмотреть все дополнения нажмите на «+» на боковой панели:

После клика по кнопке откроется доступ к различным дополнениям. В списке, который выйдет после нажатия находится достаточно много приложений, которые можно интегрировать в календарь:

Три полоски в левом верхнем углу это разбивка всех сервисов по категориям — они помогут вам сориентироваться в приложениях исходя из задач. Также в верхней части окна есть поиск, который поможет быстро проверить совместимость календаря с каким-то конкретным приложением.

Гугл календарь — это сервис, который представляет из себя обширный и удобный инструмент планирования своего личного времени. Так как гугл синхронизирует свои сервисы, все уведомления поступают на почту, а встроенная видеоконференция помогает не тратить время на интеграцию сторонних приложений и назначать созвон в одной карточке. А возможность открывать доступ к календарю дает возможность превратить сервис в корпоративный инструмент. Также, в новых версиях постоянно появляются дополнительные функции, которые упрощают и улучшают работу с приложением.

Практически все люди много времени проводят в браузере, поэтому приятно иметь инструмент, который всегда находится под рукой. Быстрый доступ к сервису и простота интерфейса помогут заглядывать в календарь чаще и выработать привычку фиксировать свои дела на постоянной основе. По сути, любой инструмент может стать прекрасным решением в заинтересованных руках. Таск-трекеров также много, как и техник планирования и каждый в определенный момент выбирает то, что больше всего ему подходит. Поэтому, остается только самому все пощупать и решить, подходит ли вам календарь для ежедневного использования или нет.

ЛАЙФХАКИ GOOGLE CALENDAR

Говорят, время – плоский круг. В случае с Google Calendar это верно вдвойне. Шли годы, проводились олимпиады, заканчивались войны, менялись президенты (не везде), а этот маленький помощник все продолжал тихо и незаметно тянуть лямку тайм-менеджмента (если интересуетесь лайфхаками тайм-менеджмента – вот вам наша статья об этом, а вот – подборка книг о тайм-менеджменте). И тянет ее аж с 2006 года, когда впервые была анонсирована бета-версия приложения. На минуточку, как раз в том же году была закрыта сделка по покупке Гуглом Youtube.

Совсем недавно в нашей статье мы описывали Omnifocus – мощный планировщик, интегрирующий в себя календарь. Вообще, gриложений для календаря масса, в том числе и очень неплохих. В чем же секрет Google Calendar? Конечно, в первую очередь в органичном вплетении в all-n-one-систему приложений Google. Если у вас почтовый ящик gmail, то использование календаря от этой же компании становится чуть больше, чем просто уместным.

Но не все так просто. Google Calendar превосходно организован интерфейсно и логически. У него едва ли не самые лучшие функции для организации совместных встреч и масса других лайфхаков (по простоте он в чем-то похож на Notion – мы писали об это здесь). В этой статье мы рассмотрим не очевидные, но крайне полезные инструменты Google Calendar. Если думаете, что знаете об этом приложении все, этот материал точно для вас. Поехали.

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

Чертовски удобно – приглашение или уведомление с почтового ящика автоматически сохраняется в календаре с соответствующим напоминанием. Самый популярный кейс – это покупка билетов (кино, самолет, поезд), бронь гостиниц и посещение массовых мероприятий (концертов, презентаций). Покупаете билет на премьеру – и у вас же есть событие в календаре. Для включения этой функции переходим в «Настройки» — «Мероприятия из Gmail» и ставим галочку в чекбоксе «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail».

Клевые лайфхаки командировок (покупка билетов, гостинницы и прочее) есть в нашей статье про это.

Ищете недорогой билет? Попробуйте сервис Kupibilet – мне часто попадались там варианты дешевле, чем в Aviasales. Ссылка тут.

ВНИМАНИЕ! Если вы решили использовать этот инструмент, позаботьтесь о настройках спам-фильтров в вашем Gmail. В последнее время участились случаи нежелательных рассылок – когда в своем календаре вы видите совершенно неожиданные и непонятные приглашения. Это не решенная пока уязвимость – послать приглашение можно послать любому аккаунту Gmail. Чтобы вычистить свой календарь от нежелательных приглашений, включите «Показывать только приглашения, на которые уже отправлен ответ» там же в «Настройках».

Другие интересные фишки Gmail ищи в нашей статье.

Цвет в Google Calendar

Это крайне важно. Создавайте календари для разных типов мероприятий и красьте их в разные цвета. Такой фокус позволит интуитивно оценивать свою загрузку в необходимых перспективах даже при беглом взгляде на календарь. Может показаться, что это не более чем игра. Однако, не заблуждайтесь, это едва ли не самое важное при планировании. Помните, каждый календарь – это аналог проекта. Вы сможете добавить к нему описание, определенные права доступа и прочее. Раскрасьте свои проекты и убедитесь насколько удобно станет оценивать прогноз своей занятости. Самый популярный кейс – по-разному выделять личные и рабочие дела (это, кстати, одна из рабочих фишек GTD – тут полный материал об этом). Выбрать цвет можно при добавлении нового календаря.

Еще один фокус с цветом – менее яркая подсветка уже прошедших мероприятий. Включается в настройках.

Выделение цветом – фишка успешных менеджеров проекта. Узнал об этом на курсе руководителя digital-проектов от Skillbox, который впервые готов порекомендовать. Тут ссылка на регистрацию.

Горячие клавиши в Google Calendar

Многократно упрощают работу в вебе. Включаются в настройках. Самые удобные – те, что позволяют быстро менять перспективу (день, неделя, месяц, год) и создавать мероприятие. Горячие клавиши для режимов просмотра чрезвычайно удобно запомнить: D для «Дня», W для «Недели», M для «Месяца».

Если используете для серфинга Google Chrome – почитайте нашу статью про расширения для продуктивности.

Уведомления «Повестка дня» в Google Calendar

Можно настроить получение небольшого саммари на день — с основными задачами и временем. Повестка дня приходит на почту ежедневно в 5 утра. Будет удобно тем, кто привык планировать день заранее (так называемые жаворонки – мы уже писали про них в статье о биоритмах). Можно настроить получение повестки для разных календарей, для всех сразу – нельзя. Также нельзя изменить время получения письма. Включается все в настройках конкретного календаря.

Место мероприятия в Google Calendar

Для каждого мероприятия (естественно, речь о тех, что проходят оффлайн) обязательно выбирайте его место. В случае если это совместная встреча – остальным будет легко найти точку сборки на Google Maps. Если нет – вы сможете быстро узнать время, которое вам понадобится на дорогу. Делается это опять-таки с помощью Google Maps – просто кликайте по строчке с местом в самом событии. Кроме того, в уведомлении будет подсказка о пробках. Функция доступна при создании каждого мероприятия.

Функция «Найти время» в Google Calendar

Удобно для организации встреч – если все оппоненты используют Google Calendar. При создании встречи нажмите «Другие параметры», добавьте гостей и выберите «Найти время». Календарь проанализирует занятость участников и сам предложит свободные слоты для события. Must have, если работодатель использует экосистему Google для организации работы офиса.

Больше о приложениях для своего бизнеса есть в нашем обзоре облачных хранилищ.

Дополнения Google Calendar

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения – это приложения (в основном для бизнеса), которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Включается на боковой панели. После клика по кнопке откроется окошко с доступными дополнениями.

Интересной выглядит возможность интеграции сервисов видеовстреч – GoToMeeting и Zoom. После установки и добавления аккаунта вы сможете создавать видеовстречи прямо из карточки события.

Сегодня видеовызовы обеспечивают вполне качественную картинку. Я использую для этого свой Macbook Pro, который брал в «М-Видео». Оказалось, у них на удивление низкие цены и хороший выбор. Будете выбирать лэптоп – загляните к ним.

Вложения в Google Calendar

Еще один полезный инструмент для рабочих встреч. Вложите необходимые файлы (повестка дня, фотографии, презентации) в само мероприятие заранее. Все участники смогут ознакомиться с ними, подготовить комментарии. Кроме того, все вложенные файлы можно будет обсудить на самом событии. Добавить вложение можно в разделе описания мероприятия.

Интеграции Google Calendar (IFTTT, Zapier)

Google Calendar работает обладает публичным API. Это значит, что сторонние разработчики способны включать его для организации удобных интеграций. То есть вы можете использовать фиксацию событий в Google Calendar для запуска других приложений и наоборот. Наиболее полно это реализовано в сервисах автоматизации – Zapier, IFTTT, Flow и других. Мы уже подробно писали об основных сценариях в нашей статье. Google Calendar позволяет организовать очень интересные цепочки. Например:

• отправлять сообщение в групповой чат Slack при наступлении какого-то события или напоминания в календаре;
• создавать задачки в Asana, Todoist или Trello при создании события в Google Calendar;
• фиксировать ваши рабочие часы (время нахождения на работе) в Google Calendar;
• добавлять напоминание взять зонт в Google Calendar, если завтра будет дождь.

Для подключения интеграции необходимо зарегистрироваться в Zapier, IFTTT или Flow, добавить свои аккаунты и включить соответствующую цепочку.

Интересные календари в Google Calendar

Календарь от Google дает интересную возможность подписываться на календари интересных людей (коллеги, члены семьи) и давать им доступ к своему календарю. Одна из частных реализаций этого – функция «Интересные календари». Для подключения необходимо зайти в «Настройки» — «Добавить календарь» — «Интересные календари».

Там можно найти массу доступных календарей с религиозными и национальными праздниками разных стран. Кроме того, есть возможность подписаться на расписание матчей в НХЛ, НБА, НФЛ и других профессиональных лигах. Нет, РПЛ теперь не доступна. И КХЛ тоже.

Выводы о Google Calendar

Публичный API, простота, легкость и мультиплатформенность – все это делает Google Calendar потрясающим подспорьем для тайм-менеджмента. Возможно вы знаете другие лайфхаки этого приложения – обязательно выскажитесь о них в комментариях.