Как использовать офисный МФУ по максимуму (часть 2)
Рынок оргтехники сегодня переполнен как высококачественными, так и низкосортными предложениями. Определить, что же заслуживает вашего внимания, а что является очередным поводом вытянуть деньги из доверчивой аудитории, можно лишь при наличии определённой «теоретической базы». Словом, вы должны понимать, за что платите и чего стоит ожидать от качественного современного МФУ. Но, прежде всего, давайте определимся, нужно ли вам многофункциональное устройство в принципе.
МФУ — может включать в себя принтер, сканер, факс и занимать при этом минимум офисного пространства
Раздельные устройства или МФУ?
Многофункциональный принтер — это решение, которое обладает массой достоинств, но при этом не может считаться идеальным вариантом для любого случая. Назовём несколько серьёзных оснований для того, чтобы предпочесть МФУ раздельной оргтехнике:
- дефицит свободного пространства в офисе
- нехватка времени на обслуживание раздельных устройств
- интенсивный документооборот
- потребность обустроить офис в короткий срок
Многие современные офисы сталкивается сразу с несколькими проблемами из этого списка, так что приобретение МФУ для них — единственное рациональное решение. Если же ни один из перечисленных факторов в вашем офисе не наблюдается, покупка раздельной техники может оказаться ещё более эффективным вариантом. Ведь главный минус МФУ в том, что при его поломке есть риск остаться сразу без 3-4 офисных устройств. Впрочем, поломки никогда не бывают своевременными, и сказать, что скорее выйдет из стоя: МФУ или отдельный принтер — невозможно.
Лазерная или струйная печать?
Если говорить о качестве печати, всё зависит от конкретной модели. И лазерные, и струйные МФУ могут выдавать одинаково качественную полиграфию. Другое дело, что лазерное устройство справляется с задачей в разы быстрее струйного и создаст меньше шума. Хорошо и то, что тонер-картриджи к лазерным устройствам достаточно дёшевы. Совсем избежать недостатков «лазерникам», конечно же, не удалось. Во-первых, они занимают больше места (и много весят), во-вторых, сами по себе стоят дороже; в-третьих, при работе выделяют озон, так что очень желательно, чтобы помещение, где они будут работать, хорошо вентилировалось.
По сумме всех качеств, лазерные устройства рассчитаны на «массовую печать» — они быстро выдают лист за листом и используют дешёвые картриджи, которые легко менять или перезаправлять. А «струйники», в свою очередь, хороши как более компактные решения для неторопливой, но высококачественной цветной печати.
На чём сэкономить?
Многофункциональные устройства экономичны по своей природе, вопрос лишь в том, какие именно ресурсы помогает сэкономить та или иная модель. Выбирать приходится между тремя различными (зачастую конфликтующими друг с другом) видами экономии: • Экономия свободного места • Экономия средств • Экономия времени
На первый взгляд, мы имеем дело лишь с тремя параметрами: размером, ценой и скоростью работы МФУ. Но в действительности за каждым видом экономии стоит сразу несколько свойств.
Для экономии свободного места важны не только физические габариты устройства, но и тип его подключения
Например, для экономии свободного места важны не только физические габариты устройства, но и тип подключения. Ведь если МФУ подключается к компьютеру с помощью проводов, они занимают лишнее место и могут мешаться под ногами.
Экономия времени, в свою очередь, зависит не только от скорости выполнения базовых операций (печать/сканирование/копирование/передача факсов), но и от того, насколько эти действия автоматизированы, а также от того, сколько времени требуется на обслуживание (легко ли заменить картридж и/или фотобарабан). В условиях офиса, сэкономить время помогает и наличие сетевого интерфейса (LAN). Сетевое МФУ может принимать задания с любого компьютера из офисной локальной сети, так что быстрый доступ к устройству получает вся рабочая группа. При прочих равных, струйные принтеры и МФУ компактнее лазерных, но печатают гораздо медленнее и требуют более трудоёмкого обслуживания.
При выборе МФУ следует обратить внимание на стоимость и сложность замены картриджей
Экономия денежных средств складывается из таких факторов как цена самого устройства и себестоимость печати. Знатоки оргтехники часто говорят, что, выбирая принтер или МФУ, стоит смотреть в первую очередь даже не на сам аппарат, а на картриджи к нему: сколько они стоят, на сколько страниц рассчитаны, допускают ли перезаправку, часто ли встречаются в магазинах. Подробнее о том, как правильно рассчитать будущие расходы на печать вы можете прочесть в одной из наших прошлых статей.
Поэтому, чтобы покупка МФУ оказалась выгодной, нужно помнить о специфике офиса для которого вы закупаете технику. Компактность не принципиальна, если в вашем кабинете полно свободного места, а высочайшая скорость печати не так ценна, если объём и режим вашей работы вполне допускают и среднее быстродействие. Эта мысль очень проста, но как часто мы сбиваемся с толку и платим за преимущества, которыми не пользуемся. В то же время, существуют полезные функции, наличие которых однозначно приветствуется: например, автоматическая двусторонняя печать и вместительный лоток для бумаги будет полезны вне зависимости от того, в какой сфере вы работаете.
Современные МФУ оснащаются сканерами двух типов. В одних используются светочувствительные датчики CIS, в других — CCD
Важен ли тип сканера?
Современные МФУ оснащаются сканерами двух типов. В одних используются светочувствительные датчики CIS (Сontact Image Sensor), в других — CCD (Charge-Coupled Device). Светочувствительный датчик — базовый элемент любого сканера; именно он фиксирует изображение сканируемого документа. Какой тип датчика лучше? Как всегда, зависит от обстоятельств.
Датчики CCD славятся особой глубиной резкости и высоким качеством цветопередачи. Они незаменимы в ситуациях, когда нужно отсканировать переплетённый документ, толстую книгу или даже маленький объёмный предмет. Сканируемая поверхность может не прилегать вплотную к стеклу сканера и её изображение всё равно будет достаточно чётким. При отсутствии механических повреждений, CCD-сканер проработает около 10 тыс. часов, не снижая качества изображений. В то же время, чувствительная оптическая система CCD-сканеров требует ухода и очень бережного обращения.
Датчики CIS — напротив, обладают более «стойкой» к повреждениям оптической системой, поскольку вообще не имеют объектива. Они стоят дешевле и позволяют производителям собирать более компактные (т.к. сам датчик имеет малую толщину), тихие в работе сканеры. Интересно и то, что вместо ртутной лампы в CIS-сканере используются светодиоды — с ними устройство не требует прогрева при запуске и приступает к сканированию сразу по команде пользователя. Но глубина резкости у CIS-датчика многократно ниже, чем у CCD, так что качественно сканировать можно лишь плоскопечатные документы, плотно прилегающие к стеклу планшета (лучше всего сканируются одиночные листы). Минусом является и то, что, проработав несколько сотен часов (т. е. ориентировочно 3-4 года), CIS-датчик начинает выдавать изображения со сниженным уровнем яркости.
Итак, CCD-сканер при должном уходе прослужит дольше без потери качества и будет удобен при сканировании объёмных носителей, но обойдётся вам дороже, не сможет стартовать мгновенно (из-за необходимости прогрева) и в процессе работы будет создавать больше шума. Пожалуй, такая конфигурация подойдёт не для каждого офиса, но окажется идеальна для работы по созданию больших электронных архивов.
CIS-сканер стоит дешевле, работает тише и не нуждается в частом уходе, однако, эффективен лишь для сканирования плоскопечатных текстов и только при условии, что листы плотно прилегают к стеклу планшета. Для сканирования обычных непереплетённых документов или тонких брошюр это очень удобно, а вот книги придётся прижимать к стеклу вручную, чтобы чётко запечатлелся текст у переплёта. Если сканировать вам предстоит часто и много, важно помнить, что яркость картинки со временем начнёт снижаться. Зато простоев в работе будет меньше, ведь аппарат стартует сразу после включения. Можно сказать, что CIS-сканеры лучше оптимизированы под нужды среднестатистического малого офиса.
Зачем нужны дополнительные модули?
Самые распространённые и полезные дополнительные модули для оргтехники — это модули автоматической двусторонней печати и автоподачи. Первый экономит бумагу и время, пропечатывая лист сразу с двух сторон; второй — позволяет МФУ самостоятельно обрабатывать целые кипы документов, забирая оригиналы для сканирования/копирования из специального лотка. Мы уже упоминали об этих полезных функциях в первой части данной статьи.
Самые распространённые и полезные дополнительные модули для оргтехники —
Некоторые модели МФУ снабжены этими модулями по умолчанию, другие предлагают их в качестве опции, третьи вовсе лишены подобной «роскоши». Так что, если вам нужна максимальная автоматизация рабочего процесса, помните: стоит изначально включить наличие желаемых модулей в список ваших требований к МФУ.
Впрочем, существуют и более специфичные модули — не обязательные для одних пользователей, но незаменимые для других. Например, модуль прямой печати позволяет распечатывать документы прямо из памяти МФУ — в обход компьютера. Разумеется, чтобы этот метод работал, МФУ должно, во-первых, поддерживать современные языки разметки страниц (PostScript 3 или PCL). Во-вторых, оно должно быть оснащено разъёмом для подключения USB-Flash и/или слотом для чтения карт памяти — для прямой загрузки данных в память.
PostScript, PCL или GDI?
Только что мы выяснили, что PostScript и PCL – это языки управления принтером. Но мини-программы на этих языках, как правило, не пишутся программистами, а создаются автоматически. Каждый принтер, поддерживающий PS или PCL, снабжён так называемым растровым процессором — устройством, которое принимает программу на языке разметки страниц и «расшифровывает» (интерпретирует) её для принтера. Так набор команд превращается в массив расположенных определённым образом точек. Затем эти точки наносятся на бумагу. Использование растрового процессора снимает лишнюю нагрузку с компьютера, а значит, отправив документ на печать, пользователь сможет тут же продолжить работу с различными приложениями, не опасаясь их «подвисания».
Языки PostScript и PCL разработаны разными компаниями и являются достойными альтернативами друг другу. В последнее время производители принтеров всё чаще снабжают свою продукцию поддержкой PCL, хотя раньше предпочтение отдавалось PS. В этой статье нам незачем перечислять все различия между этими двумя стандартами, скажем лишь, что в большинстве случаев тип поддерживаемого языка не имеет значения. Важно другое — оснащён принтер растровым процессором или нет.
Если в характеристиках МФУ поддержка PS или PCL не прописана, значит это устройство пользуется другим, более старым, но во многом эффективным инструментом для обработки заданий — графическим интерфейсом GDI. Принтеры, использующие GDI, получают информацию о печатаемом документе постепенно — по мере того, как компьютер ведёт растризацию изображения. Поскольку средний современный компьютер гораздо производительнее любого МФУ, растризация «тяжёлых» графических файлов на компьютере проходит быстрее. Так что в случаях, когда вам требуется печатать качественные цветные постеры большого формата, GDI-интерфейс даже предпочтителен.
А теперь представим, что МФУ работает в локальной сети. Если растризация изображения выполняется на ПК и данные передаются на принтер по мере поступления, трафик в локальной сети оказывается гораздо выше, чем если бы с компьютера на принтер «ушла» только одна партия данных — программа на PS или PCL. Допустим, несколько сотрудников направили задания на печать почти одновременно. При использовании GDI-принтера, работа в локальной сети может существенно замедляться, а при сбое связи документы и вовсе не будут допечатаны до конца. Использование PS/PCL-принтера позволит полностью загрузить файлы в память принтера и поочерёдно вывести их на печать. Главное, чтобы объём принтерной памяти оказался достаточным для временного хранения всех «входящих» файлов, иначе кто-то из пользователей (чей файл поступит последним и не уместится в память) получит отказ и сообщение об ошибке. Как видите, для среднего офиса, где есть локальная сеть и нет потребности печатать красочные дизайн-макеты, принтер со встроенным растровым процессором подойдёт лучше.
Для среднего офиса, где есть локальная сеть и нет потребности печатать красочные
Выводы
Подытоживая наш разговор об МФУ, ещё раз назовём важнейшие моменты, на которые стоит обратить внимание при подборе конкретной модели.
- Учитывайте количество свободного пространства, темп и объём повседневной работы в вашем офисе, чтобы верно определить список конкретных требований к покупке.
- Если вы приобретаете сетевое МФУ и собираетесь печатать в основном обычную офисную документацию — выбирайте модели со встроенным растровым процессором (и поддержкой стандартов PostScript/PCL). Если же вы собираетесь печатать большие плакаты, растризация которых может занять много времени — ищите модель с GDI-интерфейсом.
- Не забывайте о себестоимости печати.
- Заранее убедитесь в том, что достаточно легко сможете найти расходные материалы к выбранной модели в магазинах.
- Продумайте, как впишется новое устройство в уже существующую IT-инфраструктуру офиса.
Используя эти ориентиры и приведённые выше сведения, вы не растеряетесь, даже если вам придётся выбирать из широчайшего ассортимента устройств. Правильно подобранная техника, безусловно, станет залогом комфортной и эффективной работы в вашем офисе, поэтому время, потраченное на выбор многофункционального принтера, не раз окупит себя. Удачных вам покупок!
Как использовать иммерсивное средство чтения в Microsoft Word, Outlook и OneNote
Чтобы упростить чтение документов, электронных писем и заметок, попробуйте иммерсивное средство чтения в Microsoft Office. С помощью шрифтов, грамматики, голоса, фокуса и других параметров вы можете настраивать и использовать иммерсивное средство чтения в Word, Outlook и OneNote.
Как один из Инструменты обучения Microsoft, Immersive Reader — прекрасный вариант для людей с дислексией или дисграфией. Но этот инструмент на самом деле идеально подходит для всех, кто хочет улучшить свои навыки чтения.
Доступность иммерсивного читателя
Как уже упоминалось, Immersive Reader в настоящее время доступен в Microsoft Word, Outlook и OneNote. Однако на момент написания этой статьи доступность зависит от вашего устройства.
- Word: Интернет, рабочий стол Windows, Mac, iPhone и iPad
- Outlook: онлайн и рабочий стол Windows
- OneNote: Интернет, рабочий стол Windows (с надстройкой), OneNote для Windows, Mac и iPad
Обратите внимание, что некоторые функции зависят от приложения и версии. Дополнительные приложения и функции могут быть добавлены в любое время.
И в качестве бонуса вы можете использовать Immersive Reader в Microsoft Edge, Office Lens и Microsoft Teams.
Включить иммерсивное средство чтения
Чтобы открыть инструмент в Word, Outlook и OneNote, перейдите на вкладку «Просмотр» и нажмите «Immersive Reader».
Чтобы открыть его в окне электронной почты Outlook, выберите вкладку «Сообщение» и нажмите «Immersive Reader».
Это отображает окно приложения в сфокусированном виде. Затем вы можете настроить Immersive Reader для текстовых предпочтений, параметров грамматики и предпочтений чтения.
Настроить иммерсивный читатель
Ключ к использованию Immersive Reader — это то, как вы настраиваете его под свои нужды.
Хотя Immersive Reader предлагает одни и те же базовые функции для разных приложений, интерфейс настроек в настоящее время различается. Таким образом, в зависимости от используемого приложения и версии вы увидите один из двух интерфейсов.
Чтобы проиллюстрировать эти два представления, мы будем использовать настольную версию Word в Windows и Word в Интернете.
Программа для чтения с эффектом присутствия в настольном приложении Word
В настольной версии Word для Windows инструмент иммерсивного чтения имеет собственную ленту. Это поместит все ваши настройки в одно удобное место.
Начиная с левой стороны, у вас есть следующие параметры настройки на рабочем столе:
Ширина столбца: выберите один из четырех видов: очень узкий, узкий, средний и широкий.
Цвет страницы: выберите цвет фона страницы из более чем дюжины вариантов или выберите «Дополнительные цвета» для пользовательского цвета.
Линия фокусировки: используйте одну линию, три линии, пять линий или ничего. Это выделит количество строк, выбранных вами для фокусировки, а остальные части страницы затемнят.
Интервал текста: этот параметр просто включен или выключен. Щелкните «Интервал текста», чтобы освободить место вокруг букв и слов. Щелкните еще раз, чтобы вернуться к нормальному виду.
Слоги: этот параметр также может быть включен или отключен. Когда вы нажмете «Слоги», вы увидите свои слова с разбивкой по слогам. Это помогает с произношением при чтении каждого слова.
Чтение вслух: если вы хотите, чтобы документ читался вам вслух, нажмите «Прочитать вслух». Вы не только услышите слова, но и увидите, как они подсвечиваются одновременно. Когда откроется панель инструментов, щелкните значок шестеренки, чтобы открыть настройки. Затем вы можете настроить скорость чтения и используемый голос. Затем при необходимости используйте кнопки воспроизведения, паузы, следующего или предыдущего.
Когда вы закончите использовать инструмент, вы можете щелкнуть «Закрыть иммерсивное средство чтения» на ленте и вернуться к предыдущему виду документа.
Иммерсивное средство чтения в Word в Интернете
в онлайн-версия Word, Immersive Reader немедленно преобразует вашу страницу в более крупный и просторный вид. У вас есть аналогичные параметры настройки, но они отображаются в правом верхнем углу в виде трех значков.
Начиная с левой стороны, у вас есть следующие параметры настройки в Интернете:
Настройки текста: вы можете настроить размер текста, расстояние между буквами и словами, стиль шрифта и тему (цвет фона) — все в одном месте.
Параметры грамматики: в этой области можно легко переключать слоги и части речи. Если вы включите переключатель для одной или нескольких частей речи, вы можете выбрать цвет. У вас также есть возможность включить ярлыки, при которых аббревиатура части речи помещается над словом.
Настройки чтения: как и в Word на рабочем столе, вы можете выбрать фокусировку линии из одной, трех или пяти строк. Здесь вы также можете включить словарь изображений и использовать функцию перевода с поддержкой десятков языков.
Чтение вслух: в отличие от настольной версии функция «Чтение вслух» всегда доступна на экране. Нажмите кнопку «Воспроизвести», чтобы прослушать документ, прочитанный вам, и в любой момент приостановите воспроизведение. Вы также увидите, как каждое слово выделяется, когда вы его слышите. Щелкните значок «Настройки голоса», чтобы настроить скорость и выбор голоса.
Когда вы читаете документ с помощью Immersive Reader, вы можете щелкнуть слово, чтобы услышать его вслух, или увидеть изображения, если вы включили Словарь с картинками (см. Выше). Используя стрелку вверху справа, вы можете перевести страницу в полноэкранный режим.
Когда вы закончите использовать инструмент, щелкните стрелку в верхнем левом углу. Затем вы вернетесь к предыдущему просмотру документа.
Чтобы вам было удобнее читать, воспользуйтесь иммерсивным средством чтения в Office.
Как пользоваться электронной книгой
В современный век развития технологий нужно также же быстро осваивать новые гаджеты, так как именно эти устройства помогают успешно решить множество задач, при этом в определенных ситуациях еще и интересно проводить время. Электронная книга является одним из таких устройств. Она имеет маленькие габариты, но позволяет носить постоянно под рукой огромную библиотеку.
Особенности электронной книги
Электронное устройство для чтения имеет определенные достоинства, в отличие от традиционных бумажных изданий. Не секрет, что есть постоянные читатели, болезненно реагирующие на пыль от книг, так как у них появляется аллергическая реакция. Электронный вариант не имеет таких недостатков.
Помимо того, обычная книга имеет конкретный шрифт и определенную расцветку чернил. При этом привнести изменения уже не получится. Чаще всего от этого страдают люди, у которых нарушено зрение. Избавиться от недостатка на современном устройстве можно очень просто, если знать информацию, как произвести настройки электронной книги и ей в дальнейшем пользоваться.
Как пользоваться электронной книгой
Любой гаджет продается со стандартными настройками, их можно оставить, либо же привнести коррективы, если определенные моменты не устраивают, вызывают не очень удобную работу.
Но первое что нужно сделать для хозяина оборудования, это произвести полную зарядку гаджета. Чтобы решить эту проблему нужно подключить устройство либо к электросети, либо к ноутбуку, с помощью USB-провода.
Первая подзарядка иногда длится более 10 часов. Тревожить электронную книгу и принудительно заканчивать процесс зарядки не советуют, так как аккумулятору может не хватить требуемой емкости. То есть, в дальнейшем держать необходимо время без зарядки гаджет не сможет.
Справка! По окончании процесса подзарядки, можно начать изучение меню оборудования, а после внести коррективы.
Чтобы произвести необходимые манипуляции, нужно зайти в меню, коснувшись пальцем нижней части дисплея. Но это получится только в устройствах, которые оборудованы сенсорным дисплеем. Если куплено оборудование с управлением на кнопках, то на корпусе должна быть клавиша открытия меню. Все кнопки обычно находятся тут же под экраном.
В меню находится режим яркости экрана, изменения шрифта, выбора требуемого цвета, настройка громкости, если захотелось не читать, а слушать аудиокнигу. Когда все внесения произведены, нужно проверить комфортность использования для определенного пользователя. Делать эти изменения очень просто, потому, если нужно, можно заново все исправить, если чтение осложнится какими-то затруднениями.
Удобно ли читать электронные книги
Несмотря на большое количество разных моделей электронных книг, эти устройства имеют ряд абсолютно одинаковых возможностей.
Для начала это функция перелистывания единичных листов, а также моментального перехода на несколько страниц, это можно произвести за счет режима «быстрое перелистывание».
На электронное устройство для чтения закачивается не один текст. Даже на новом оборудовании уже находятся несколько рассказов. Чтобы открыть именно то произведение, которое хочется прочитать сейчас, используется режим быстрого просмотра текстов. Это можно выполнить с помощью курсора, который управляется клавишами или сенсорным дисплеем.
Справка! Во время чтения больших произведений необходимо помечать закладки, чтобы при следующем открытии книги быстро найти требуемое место и продолжить чтение.
Очень важно новичкам познакомиться на начальных этапах, как скачивать книги на электронное устройство. В первую очередь необходимо прочитать инструкцию, находящуюся в комплекте. Это требуется, чтобы узнать, какие форматы может поддерживать оборудование. Именно эти форматы и нужно найти в интернете, а в дальнейшем скачать.
Определенные модели могут переформатировать текст. Если этот режим присутствует, можно закачивать любые книги, а после перед прочтением их просто переформатировать.
Скачивать тексты, естественно, нужно из интернета, для чего надо знать, как подсоединить гаджет к ноутбуку, либо использовать WI-FI, если он есть. Подключение к ноутбуку производится USB-проводом, затем книга определяется, как обычная флэшка, куда можно легко скопировать требуемые файлы.
Внимание! Во время загрузки текста этот процесс не сопровождается трудностями. Нужно зайти в библиотеку, отыскать требуемый рассказ, затем нажать на клавишу «Загрузить». Произведение начнет скачиваться, а после пользователь сможет его скопировать на карту памяти.
«Зависает» устройство очень редко. В таком случае устройство необходимо перезапустить, подключив к ноутбуку и найдя этот режим. Также можно перезапустить иногда с помощью иголки, вставив ее в специальное отверстие, которое находится на боковой части.
В общем же, электронная книга принимается большинством пользователей как полезное устройство, чтение с которого не сопровождается какими-то трудностями. Электронная книга дает возможность получать настоящее наслаждение от чтения разных произведений.