Зачем бизнесу внедрять PIM-системы и как это сделать эффективно
Эта статья основана на нашем опыте внедрения PIM-системы – OpenPIM. Эффективное управление информацией о товарах имеет решающее значение для любой организации. В течение многих лет электронные таблицы были инструментом управления данными по умолчанию, но по мере того, как компании расширяют свой каталог продуктов и выходят на большее количество каналов и рынков, ограничения электронных таблиц становятся очевидными. В результате все больше и больше предприятий внедряют PIM-системы для управления информацией о своих продуктах.
PIM системы помогают улучшить конверсии товаров, оптимизировать управление данными о продукте, а также повысить производительность. Для успешного внедрения PIM компаниям необходимо правильно определить и понять, как они собираются использовать эту систему, чтобы ее можно было оптимизировать для своих конкретных потребностей.
1. Определите цели и объем вашего проекта PIM
Прежде чем внедрять PIM, определите основные бизнес-цели, которые вам необходимо достичь. Это важный шаг для определения ожиданий и определения того, как вы будете оценивать успех.
Вот несколько примеров целей, в достижении которых может помочь PIM:
Повышение клиентского опыта: предоставьте клиентам описания продуктов и изображения, которые вызывают необходимые эмоции и распространяйте их по всем каналам.
Повышение продуктивности маркетологов: вместо того, чтобы бороться с сотнями электронных таблиц, PIM предлагает эффективные процессы и удобный пользовательский интерфейс, чтобы сэкономить время и усилия при управлении каталогом продукции в различных каналах.
Повышение качества продуктовых данных: оптимизированные процессы и инструменты массового редактирования помогают обеспечить исчерпывающую, полную и безошибочную информацию о продукте по всем каналам.
Ускорение вывода на рынок: быстрее распространяйте новые продукты и контент по различным каналам, включая онлайн-магазины, мобильные платформы и многое другое.
Расширение каналов продаж: упростите процесс открытия новых каналов продаж, используя возможности вашей PIM для автоматического заполнения этих новых каналов информацией о продуктах.
Масштабирование в новые регионы: управление переводом и автоматизация конвертаций единиц измерения делают локализацию намного быстрее и эффективнее.
Упрощения взаимодействия с поставщиками: упростите процесс сбора информации о продуктах от поставщиков, позволив им легко загружать данные в любых форматах.
Затем вы можете начать думать о фазах вашего проекта. Стоит ли смоделировать весь каталог и начать управлять всеми своими продуктами с самого начала? Или вам следует начать с ограниченного подмножества ваших брендов, продуктов, каналов или регионов? Это решение будет зависеть от ваших бизнес-целей, а также от сложности и зрелости вашей организации.
Аргумент в пользу того, чтобы начать с малого, заключается в том, что вы можете тестировать и внедрять процессы и интеграции с другими бизнес-приложениями, чтобы убедиться, что все работает, как ожидалось, а затем уже развертывать их далее на последующих этапах. Этот подход может хорошо работать для крупных предприятий, которые хотят начать с продуктовой линейки или определенного региона, а затем внедрить их во всей организации.
С другой стороны, некоторым предприятиям более выгодно развертывание «все сразу», чтобы получить централизованное управление все линейкой продуктов.
Независимо от подхода, убедитесь, что он соответствует вашим бизнес-целям, и задайте себе следующие вопросы:
Можем ли мы начать с подмножества продуктов или следует заняться всем каталогом?
Какие каналы наиболее важны для нашего бизнеса?
Является ли какой-либо регион более важным, чем другой?
Насколько важно время вывода на рынок для вашей компании?
2. Определите команду и процессы
После четкого определения общих бизнес-целей и области действия вы должны определить команду, которая будет работать над вашим проектом PIM, определить и распределить их роли, а также определить оптимальный процесс управления внедрением системы.
Определите, кто будет работать с PIM на ранней стадии процесса. В идеале эти люди должны иметь всесторонние знания о ваших продуктах, желаемой структуре каталога и потребностях вашего канала сбыта. PIM — это бизнес-приложение, предназначенное для обслуживания ваших команд, а не наоборот, поэтому вы должны обязательно определить людей, которые отвечают за управление информацией о продукте и которые получат выгоду от решения PIM.
После того, как вы выбрали свою команду, важно выяснить, какими будут ваши процессы управления информацией о продукте и как ваша команда будет вписываться в этот рабочий процесс. Помните, что эти люди являются вашими экспертами в этой области, поэтому они, вероятно, имеют представление о том, что они хотят.
Определите вклад каждого человека в процесс и составьте список всех ролей и разрешений, которые им потребуются для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Определите структуру вашего каталога
Создание каталога вначале может показаться простой задачей, если вы хорошо знаете свои товары. Но на самом деле создание эффективной структуры каталога требует глубокого понимания категорий, семейств, вариантов и атрибутов ваших продуктов, а также того, как каталог может использоваться по-разному в разных каналах продаж и регионах.
Распространенная ошибка организаций — начать использовать PIM как «удобный интерфейс базы данных» вместо того, чтобы использовать все его инструменты и функции. PIM — это больше, чем просто интерфейс для создания, чтения, обновления или удаления данных о товарах. PIM позволяет вам эффективно моделировать ваш каталог для всех ваших каналов и регионов.
Структура вашего каталога должна учитывать и поддерживать:
Категории продуктов, семейства, варианты и атрибуты продуктов в разбивке по различным каналам.
Атрибуты канала, такие как более короткие описания для мобильных приложений или большее количество изображений для сайтов электронной коммерции и маркетплейсов.
Атрибуты, зависящие от локали, такие как валюты и описания.
Определенные отношения и ассоциации между продуктами.
После того, как вы определили цели и объем своего проекта PIM, определили свою команду и заинтересованных лиц, а также определили структуру каталога, ваша следующая задача — собрать, стандартизировать и обогатить информацию о ваших продуктах.
4. Определите источники и соберите данные
Вам необходимо определить источники данных о продукте чтобы загружать все необходимые данные в PIM. Выбор правильных источников избавит от многих утомительных задач копирования и вставки, необходимых при работе с электронными таблицами.
Примите во внимание следующее:
Каковы ваши самые надежные источники?
Что будет источником каждой части данных о вашем продукте?
Какие источники содержат лучшие данные по определенным атрибутам?
Какие бывают форматы?
Могу ли я разрешить поставщикам предоставлять данные о товарах?
5. Автоматизируйте управление каталогом с помощью бизнес-правил и массовых действий
Одним из основных преимуществ PIM является множество функций автоматизации, которые ваша команда может использовать для искоренения утомительной и повторяющейся работы, позволяя им сосредоточиться на реальной работе.
Одним из примеров автоматизации PIM является использование механизма бизнес-правил для автоматического заполнения значений атрибутов, которые применяются ко многим продуктам и моделям продуктов. Это может привести к гораздо более высокому качеству данных за счет устранения человеческой ошибки, а также ускорения процесса обогащения.
Использование бизнес-правил позволяет автоматизировать такие действия, как:
Автоматическая категоризация новых продуктов по семейству.
Копирование значения из одного атрибута в другой.
Установка значения по умолчанию для пустого поля.
Назначение семейств на новые продукты.
Другой пример автоматизации PIM — использование массовых действий для одновременного выполнения действий со многими продуктами. Массовые действия упрощают выполнение множества задач, таких как редактирование и добавление значений атрибутов, изменение семейств, добавление продуктов и моделей продуктов в группы, добавление категорий и перемещение продуктов в разные категории, изменение родительского элемента продукта и добавление ассоциаций к выбору продуктов. Возможность массового добавления ассоциаций к выбору продуктов упрощает создание коллекций продуктов, позволяя группировать вместе все продукты, соответствующие выбранным критериям.
Вместо того, чтобы вручную выбирать товары на вкладках Excel и рисковать забыть товар или внести ошибки при публикации, бренды и ритейлеры должны автоматизировать процесс создания коллекций с помощью PIM. Предположим, ваше исследование показывает, что в этом сезоне коричневые куртки-бомберы стали очень популярны. Просто создайте индивидуальную коллекцию со словами «коричневый», «куртка-бомбер» и «мужчины», и все подходящие товары будут сгруппированы вместе. Более того, когда члены команды импортируют новые продукты, они автоматически добавляются в список, если соответствуют существующим критериям. Точно так же вы можете создавать ассоциации других связанных продуктов, чтобы создать возможности для перекрестных продаж — например, сопоставив коричневые кожаные перчатки с куртками-бомберами.
Статья получается довольно объемной, поэтому мы решили разбить ее на две части. Во второй части мы опишем следующие шаги внедрения PIM, такие как: валидацию и качество данных, экспорт данных и т.д.
Простой, эффективный и инновационный почтовый клиент и органайзер
EssentialPIM развивался в течение многих лет, чтобы стать гибким, но в то же время очень интуитивно понятным, повышающим производительность приложением, которое позволяет вам эффективно работать с электронной почтой, календарями, делами, заметками, контактами и паролями на нескольких платформах и с разными облачными сервисами.
- Возможности
- Pro и Free версии
Latest Release
Доступна новая версия EssentialPIM 10.2!
- Преобразование контактов в заметки, дел в события и наоборот
- Сортировка дел прямо на панели Дел
- Создание групп стики заметок
- Продвинутое диалоговое окно «Перейти к дате» в Календаре
- Новые действия для фильтров писем. Сохранение вложений электронной почты в выбранные папки на диске и запрет уведомлений для определенных писем.
Почему пользователи выбирают EssentialPIM
Гибкая альтернатива Microsoft Outlook
EssentialPIM – это интеллектуальная альтернатива Microsoft Outlook, предлагающая удобный интерфейс, позволяющая вам справляться с делами и организацией ежедневных задач, электронных писем, календарей, заметок, контактов и паролей.
Беспрецедентные возможности синхронизации
EssentialPIM полностью совместим со всеми популярными облачными решениями, такими как Google (Календарь, Контакты, Дела), iCloud, Microsoft 365, ownCloud и многими другими. Включена также встроенная поддержка Dropbox сервиса.
Перекрёстные ссылки и метки
Записи в EssentialPIM могут ссылаться друг на друга для обеспечения быстрой навигации между ними. Поддержка цветных меток позволяет вам отмечать различные элементы и работать с ними как с единым проектом.
Идеально безопасные календарь и электронная почта
Ваши данные шифруются с использованием передового 256-битного ключа AES (Rijndael) и хранятся в безопасной, быстрой и масштабируемой базе данных. Может быть настроен детализированный доступ к отдельным модулям данных.
Будьте организованы!
Screenshot Slider
EPIM Cloud
EPIM Cloud – быстрый и удобный способ синхронизации данных EssentialPIM
между несколькими компьютерами через безопасный облачный сервис.
Повысьте свою эффективность!
Получить Pro версию прямо сейчас
EssentialPIM Pro
Заплатите только раз. Купив EssentialPIM Pro, вы можете пользоваться им вечно.
- Взаимосвязанные Электронная почта, Календарь, Задачи, Заметки, Контакты, Пароли
- Встроенная синхронизация со всеми известными облачными сервисам
- Собственное облачное решение EPIM Cloud
- Синхронизация с Android и iOS
EPIM Pro Business EssentialPIM Pro Business – это решение для малых и средних рабочих групп. Разграничивайте права доступа и работайте коллективно с календарями, контактами, задачами, заметками и паролями как через локальную сеть, так и через интернет.
Заплатите только раз. Купив EssentialPIM Pro Business, вы можете пользоваться им вечно.
Как ускорить работу с товарными карточками в 30 раз
Проблема заполнения карточек товара и управления контентом обостряется с развитием омниканальности и маркетплейсов. Продавцам товаров приходится нанимать большое количество контент-менеджеров для заведения нового ассортимента и наполнения карточек информацией. Работа с данными о товарах требует значительных финансовых и временных затрат и при этом плохо контролируется. Решить эти проблемы позволяет автоматизация с помощью PIM-системы. Рассмотрим подробнее, каким компаниям нужен PIM и что необходимо знать при выборе решения.
Изображение: Compo.
PIM (product information management) – система управления информацией о товарах, обеспечивающая заполнение, обновление, отправку и получение данных.
Товар обладает десятками разных атрибутов, например, ценой, техническими характеристиками, цветом, QR-кодом, фото, промо и прочими, которые необходимо показать в карточке, редактировать и передавать в информационные системы и каналы продаж с учетом различных требований.
Это длительный процесс, требующий большого количества действий. Торговые и производственные компании постоянно расширяют ассортимент, при этом базы товаров, как правило, ведутся в ERP, но в них не всегда содержится вся информация, необходимая для продвижения и продаж. Покупателю важны фото, технические характеристики, цвет и так далее – максимально полное описание товара.
Кроме того, в разных системах хранится разная информация о товаре, нет централизованного хранилища и инструмента управления данными. Приходится неоднократно менять информацию по одному товару. А если умножить это на несколько отделов, работающих в разных информационных системах, то получится полный хаос. И тут выручает PIM – система, способная собрать в одном месте данные о товаре из всех источников, агрегировать, систематизировать и обеспечить возможность управления.
Вторая главная функция PIM – передача консолидированной информации о товарах в другие внешние системы – интернет-магазин, маркетплейс, мобильное приложение и так далее.
Почему PIM вдруг стал актуален?
Особую ценность PIM приобретает при наличии омниканальной дистрибуции.
«С развитием омниканальности использование PIM становится все более актуальным, – рассказывает директор по развитию компании Compo Максим Наумкин. – Когда работают несколько витрин – офлайн, интернет-магазин, маркетплейс, мобильное приложение, – агрегировать информацию из разных источников – ERP, Excel, хранилища медиафайлов и так далее – становится технически и физически очень сложно. Нужна специальная система, которая умеет собирать информацию со всех каналов и затем распределять информацию в нужном разрезе. При этом в каждом канале – свои требования к структуре каталога, разрешению фото, характеристикам. PIM-система позволяет настроить правила вывода данных под каждый канал».
Второй фактор, повышающий актуальность PIM, – увеличение объема оцифрованных товаров. Ритейлеры оперируют десятками или даже сотнями тысяч товаров, постоянно добавляя в ассортимент все новые и новые артикулы, и без единой системы управлять всеми этими данными очень сложно. Поэтому в крупных компаниях работают целые отделы контент-менеджеров, куда входят десятки человек.
Разумеется, крупные компании используют профессиональные системы управления информацией о товарах, например, сеть «М.Видео» несколько лет назад внедрила PIM.
Ни один полноценный маркетплейс невозможно было бы запустить без PIM, потому что площадке приходится оперировать сотнями тысяч товаров от разных поставщиков.
Но чаще всего ритейлеры используют стандартные программы предприятия – Excel, Битрикс и другие, затачивая их под функции PIMа. Некоторые создают самописные системы. Но каждый из этих способов имеет свои ограничения. Специализированный инструмент всегда лучше широкопрофильного.
Нужен ли PIM небольшим ритейлерам?
Необходимость внедрения PIM зависит в первую очередь от количества ассортимента товаров и сложности информации о составе. Полноценная PIM-система нужна, если в ассортименте продавца – более 10 тыс. SKU. Таким ритейлерам обычно требуются многофункциональные программы, способные решать разные задачи управления большим количеством быстро меняющихся данных.
Вторая целевая аудитория PIM – небольшие предприниматели, сотрудничающие с разными маркетплейсами. Здесь используются более простые решения, и точка входа – несколько сотен товаров. Например, предприниматель продает 100 SKU на пяти маркетплейсах, все карточки на каждой площадке приходится заполнять вручную, а с помощью системы этот процесс можно автоматизировать.
Практические кейсы применения
Самая большая задача, которую решает PIM, – консолидация всех данных из разных источников и последующее обогащение этих данных новой информацией.
Например, интернет-магазин работает на рынке десять лет, за это время качество фото, загруженных еще при запуске магазина, перестало удовлетворять современным требованиям, поэтому картинки товаров плохо смотрятся на экране смартфона. Чтобы заменить фотографии ко всему ассортименту в тысячи позиций, потребуется долгая ручная работа. С помощью автоматизации этот процесс можно ускорить в десятки раз.
В маркетинге PIM помогает управлять акциями. Например, маркетолог алкогольной сети, имеющей ассортимент 10 тыс. наименований, хочет провести фестиваль испанских вин. Система сможет легко выбрать все карточки товаров, относящихся к Испании, и добавить в них информацию о том, что данное вино участвует в фестивальной акции, и в какие дни действует предложение.
Можно добавить акционную картинку или создать группу товаров. Если отбирать испанские вина в учетной системе, то провести такую массовую акцию тяжело, придется составлять специальные выборки, писать команды и т.д. А с PIM акцию может организовать любой менеджер.
Еще один способ применения – заведение новых товаров пакетным принципом. Например, поставщик описывает товары в таблице Excel, и, чтобы завести товарные карточки по всему ассортименту, ему придется копипастить вручную данные из каждой строки таблицы и переносить в систему. Так вот PIM может вобрать в себя все данные из таблицы и представить товарные карточки уже в предзаполненном виде для дальнейшего обогащения.
Другой вариант – оформление карточек на линейку одного товара. Для примера – выходит новый айфон, контент-менеджер создает карточку товара, описывая несколько десятков характеристик. Но так как в одной линейке товары различаются по цвету корпуса и количеству оперативной памяти, придется заводить карточку под каждый вариант и вручную в каждой карточке заменять параметры. А PIM позволяет создать «мастер-сущность» с группой характеристик, один раз сформировать карточку товара и сделать аналоги, отличающиеся только цветом и объемом памяти через опцию «группа характеристик». Во-первых, это в несколько раз быстрее, чем копипастить руками, во-вторых, снижает риск ошибки.
Можно отслеживать уровень наполненности карточек – с помощью инструментов PIM выстроить графики, показывающие, в каких карточках недостает описания или нет фото и где требуется приложить усилия контент-менеджеру, чтобы улучшить качество товарного описания. При работе в стандартной системе практически невозможно проследить, что одна из тысяч карточек недозаполнена.
Система позволяет контролировать качество работы контент-менеджеров. В крупных компаниях число контент-менеджеров может достигать 30–50 человек, – проблема в том, что руководителю сложно отследить, сколько каждый контент-менеджер заполнил и обновил карточек, а с помощью PIM такой учет ведется легко и наглядно.
Что предлагает рынок
В мире понятие product information management появилось около десяти лет назад, на рынке существует несколько десятков PIM-систем, но в розничной торговле они пока применяются мало: как показывают международные исследования, в ритейле PIM используют меньше 10% компаний.
В Россию технология пришла значительно позже – первое внедрение было сделано примерно 5–6 лет назад, но массовое понимание, насколько необходим инструмент управления информацией о товаре, пришло только в прошлом году, с резким уходом торговли в онлайн.
«В основном у нас внедряются популярные западные решения, но все они созданы несколько лет назад, поэтому выполнены на устаревших технологиях, – рассказывает технический директор компании Compo Владимир Гантурин. – Это универсальные коробочные программы с избыточным функционалом, из которого 90% опций могут оказаться ненужными. Эти системы переусложнены и требуют специального обучения, поэтому в них могут работать только профессионалы. При большом объеме характеристик часто дают сбой, так как изначально не нацелены на высокую производительность. Но ключевой момент – сложность адаптации: западные продукты не позволяют сторонним разработчикам заходить в ядро, и компаниям на местах приходится подстраивать свои процессы под систему либо дополнительно устанавливать интеграционные шины для доработки функциональности».
В отличие от сложных коробочных решений новая российская платформа PIM Compo изначально разрабатывалась на самых современных технологиях (Java, PostgreSQL, Angular, Rabbitmq, ElasticSearch) и способна подстраиваться под любые запросы крупных компаний.
Источник: Compo
Решение для российского ритейла
Платформа PIM Compo создана по принципу фреймворк – мощное ядро включает в себя безграничные возможности, а набор конкретных функций создается под каждого заказчика с учетом его процессов и пожеланий. Решение гибкое, не требует адаптации, имеет интуитивно понятный дизайн, поэтому для работы в системе не нужно специальное обучение. Платформа PIM Compo изначально нацелена на крупный ритейл. Еще одним преимуществом решения является мощный поиск и сортировки на базе Elasticsearch. Алгоритм понимает синонимы, устоявшиеся замены слов, написание иностранных слов на русском, частичные коды производителей, свойства товаров и т.д. При этом поисковая строка выдает полную и грамотную выборку по товарам.
Важное преимущество – цена решения значительно ниже западных аналогов, где только лицензия обойдется больше чем в 100 тыс. долларов.
Стоимость внедрения PIM Compo – 3–5 млн рублей в зависимости от доработок и интеграций. Но проект довольно быстро окупается.
«Система позволяет существенно сэкономить на ФОТ, – рассказывает Максим Наумкин. – То же самое количество контент-менеджеров сможет обрабатывать в два раза больше информации о товарах. Ускоряется развитие компании. Например, у одного из наших клиентов работают 20 контент-менеджеров, которые в месяц успевают заводить 8 тыс. новых карточек товара, а хотят заводить 50 тыс. в месяц, тем самым увеличить товарооборот и прибыль. Внедрение PIM Compo обеспечит им такую возможность без найма дополнительного персонала».
Среди реализованных проектов компании Compo – внедрение PIM для маркетплейса «Дочки-Сыночки». Решение позволило оптимизировать работу с контентом: каждый поставщик, благодаря интеграции личного кабинета с PIM, сам отправляет заявку на регистрацию, загружает свои товары, видит статистику продаж и может сформировать документы на отгрузку, получить выплату и так далее. Регистрация нового поставщика стала занимать меньше времени. Быстро заводятся новинки – товар появляется на виртуальной полке в течение одного – трех часов.
Еще один проект реализован на рынке электротехнической продукции по унификации товарных карточек. Для крупнейшего дистрибьютора электротехнической продукции, в рамках проекта по внедрению B2B-платформы, был разработан PIM, интегрированный с единой PIM-системой ETIM на 2 млн электротехнических товаров, которым пользуются все игроки рынка.
Также сейчас в процессе внедрения находятся несколько проектов для крупного ритейлера, который выбрал Compo PIM под свои задачи масштабирования и автоматизации работ с товарным контентом.
«Преимущество нашей PIM-системы еще и в том, что это только часть целой экосистемы ИТ-продуктов – Cоmpo B2B Platform, где кроме PIM есть MDM, B2B/B2C е-commerce модуль, Личный кабинет для поставщиков и другие модули, связанные между собой и не нуждающиеся в интеграции, что позволяет контролировать все данные бизнес-процессов и управлять ими в одной системе, – поясняет Владимир Гантурин. – Сейчас мы выделяем PIM в отдельный продукт, но он также может быть частью комплексной системы и при необходимости решать большинство задач ритейлера по автоматизации процессов продаж. Кроме того, при создании платформы использован наш опыт разработок на оптовом рынке, где процессы более сложные, чем в ритейле, высокие нагрузки и огромное количество товаров, поэтому наша система продвинутая, мощная и быстрая».
Сейчас компания Compo разрабатывает продукт для небольших компаний, позволяющий автоматизировать торговлю на маркетплейсах.
Compo – специализированное B2B e-commerce агентство. Ключевые направления: разработка B2B-платформ, разработка личных кабинетов и маркетплейсов, внедрение PIM и MDM-систем, автоматизация процессов на базе «1С».