Советы чайника
Простые советы, представляющие собой пошаговые инструкции по оптимизации и работе в операционных системах Win7, Vista, Win XP. Описание и работа популярных программ. Безопасность ПК. Советы не переполнены терминологией и доступны для повторения даже начинающему пользователю.
Приветствие
Страницы
суббота, 2 февраля 2013 г.
Работа с несколькими документами Word 2010
Необходимость работы с несколькими документами обуславливает использование средств автоматизации Word для правильной организации дел. Осуществление действий с несколькими файлами подразумевает применение нескольких задач. В первую очередь это открытие документов, затем расположение документов на экране и переключение между ними, и конечно закрытие всех документов. Эти вопросы будут рассмотрены в данном материале.
Итак, для начала работы пользователю перво-наперво требуется открыть несколько документов Word. В запущенном текстовом редакторе Microsoft Word перейдите в меню «Файл» и выберете пункт «Открыть». В появившейся диалоговой панели выберете файлы, которые вам требуются и, удерживая клавишу Ctrl, щелкните левой клавишей на каждом из них, при этом они будут выделены. Как только вы нажмете кнопку «Открыть», все выбранные вами документы будут открыты.
Следующий шаг в организации работы с несколькими документами это расположение окон открытых документов на экране вашего монитора. Расположить окна так чтобы они были одновременно видны, поможет вкладка «Вид» на ленте. Перейдите на эту вкладку и нажмите пункт «Упорядочить все».
Если же пользователю требуется лишь переключиться в другое окно, не применяя функцию упорядочивания, то на этой же вкладке «Вид» есть другая удобная функция – «Перейти в другое окно». Нажав ее, выберете в списке необходимый документ для перехода.
Одновременное открытие двух документов MS Word
Иногда во время работы в Microsoft Word возникает необходимость одновременного обращение к двум документам. Конечно, ничего не мешает просто открыть парочку файлов и переключаться между ними, кликая по иконке в строке состояния, а затем выбирая нужный документ. Вот только это не всегда удобно, особенно, если документы большие и их нужно постоянно пролистывать, сравнивать.
Как вариант, всегда можно разместить окна на экране рядом — слева направо или сверху вниз, кому как удобнее. Но эта функция удобна в использовании только на больших мониторах, да и реализована она более-менее хорошо только в Windows 10. Вполне возможно, что многим пользователям этого будет достаточно. Но что, если мы скажем, что существует куда более удобный и эффективный метод, позволяющий одновременно работать с двумя документами?
Ворд позволяет открыть два документа (или один документ дважды) не только на одном экране, но и в одной рабочей среде, предоставляя возможность полноценной работы с ними. Более того, открыть два документа одновременно в MS Word можно несколькими способами, и о каждом из них мы и расскажем ниже.
Расположение окон рядом
Итак, какой бы метод расположения двух документов на экране вы не выбрали, для начала нужно открыть эти самые два документа. Далее в одном из них выполните следующие действия:
Перейдите на панели быстрого доступа во вкладку «Вид» и в группе «Окно» нажмите кнопку «Рядом».
Примечание: Если в данный момент у вас открыто более двух документов, Ворд предложит указать, какой из них следует расположить рядом.
По умолчанию оба документа будут прокручиваться одновременно. Если вы захотите убрать синхронную прокрутку, все в той же вкладке «Вид» в группе «Окно» нажмите на кнопку отключите параметр «Синхронная прокрутка».
В каждом из открытых документов можно выполнять все те же действия, что и всегда, разница лишь в том, что вкладки, группы и инструменты на панели быстрого доступа будут ужаты вдвое из-за недостатка места на экране.
Примечание: Открытие двух документов Word рядом с возможностью их синхронной прокрутки и редактирования позволяет также выполнить сравнение этих самых файлов вручную. Если же ваша задача выполнить автоматическое сравнение двух документов, рекомендуем ознакомиться с нашим материалом по этой теме.
Упорядочивание окон
Помимо расположения пары документов слева-направо, в MS Word также можно расположить два и более документов один над другим. Для этого во вкладке «Вид» в группе «Окно» следует выбрать команду «Упорядочить все».
После упорядочивания каждый документ будет открыт в своей вкладке, но расположены они на экране будут таким образом, что одно окно не будет перекрывать другое. Панель быстрого доступа, как и часть содержимого каждого документа, всегда будут оставаться на виду.
Аналогичное расположение документов можно сделать и вручную, перемещая окна и подстраивая их размер.
Разделение окон
Иногда при работе с двумя и более документами одновременно, необходимо сделать так, чтобы часть одного документа постоянно отображалась на экране. Работа с остальным содержимым документа, как и со всеми остальными документами, при этом должна проходить как обычно.
Так, к примеру, в верхней части одного документа может находиться шапка таблицы, какая-то инструкция или рекомендации по работе. Именно эту часть и нужно зафиксировать на экране, запретив для нее прокручивание. Остальная же часть документа будет прокручиваться и доступной для редактирования. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:
1. В документе, который необходимо разделить на две области, перейдите во вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Разделить», расположенную в группе «Окно».
2. На экране появится линия разделения, кликните по ней левой кнопкой мышки и разместите в нужном месте экрана, обозначив статичную область (верхняя часть) и ту, которая будет прокручиваться.
3. Документ будет разделен на две рабочих области.
-
Совет: Для отмены разделения документа во вкладке «Вид» и группе «Окно» нажмите кнопку «Снять разделение».
Вот мы с вами и рассмотрели все возможные варианты, с помощью которых в Word можно открыть два и даже более документов и расположить их на экране так, чтобы было удобно работать.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Помимо этой статьи, на сайте еще 11905 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Как быстро перемещаться между открытыми документами в редакторе Microsoft Office Word?
Редко бывает так, когда открыт один документ. Ситуация с несколькими открытыми документами более частое явление. Большинство для работы то с одним, то с другим документом используют мышку, наводя которую на иконку Word в панели инструментов, можно открывать окно с нужным. Для того чтобы быстро переключаться между открытыми документами можно использовать сочетание клавиш или макрос в виде кнопки.
Для быстрого перемещения между открытыми документами нужно нажать на клавиши Ctrl + F6. Ппри таком использовании клавиш документы будут открываться от последнего созданного к первому (от более нового по времени к старому). Если использовать клавиши Shift + Ctrl + F6, то документы будут открываться в порядке их создания (от более старого по времени к более новому).
Можно для такой цели использовать макрос и вывести его на панель инструментов любой вкладки меню.
Код макроса:
Sub ChangeWindow()
On Error GoTo ChangeWinErr
Set bb = ActiveWindow.Next
If Windows.Count > 1 Then
bb.Activate
Exit Sub
End If
ChangeWinErr:
Windows(1).Activate
End Sub
Алгоритм создания макроса:
1. Копируем код, который можно видеть выше и идем в «Вид → Макросы → Макросы».
2. В поле «Имя» пишем имя макроса (любое, без пробелов) и нажимаем «Создать». Я использовал готовое имя макроса (хотя это неважно, мы его заменим).
3. Откроется окно визуального редактора Microsoft Visual Basic. Снизу будет текст макроса с именем, который вы ему дали. Выделяем весь созданный макрос и заменяем его кодом, который скопировали на шаге1.
Макрос готов к работе. Его работу уже можно проверить. Для этого идем в «Вид → Макросы → Макросы», находим «ChangeWindow» и нажимаем «Выполнить». Открытое окно должно измениться на другое.
Но смысл от использования по такому длинному пути нулевой. Поэтому добавим наш макрос на панель меню.
Алгоритм для добавления макроса на вкладку панели меню:
1. Открываем «Файл → Параметры → Настроить ленту».
2. Под текстом «Выбрать команды:» выбираем «Макросы».
3. Под словами «Настроить ленту:» выбираем вкладку меню на которую будет добавлен макрос (я выбрал «Главная»).
4. Тогда нажимаем «Создать группу» (потому что макрос может быть добавлен только в группу) и называем ее (я назвал «Макросы»).
5. Переименовываем группу и выбираем иконку для нее.
6. Тогда выбираем наш макрос и кнопкой «Добавить >>» помещаем его в созданную группу. Готово. Теперь макрос можно запускать на выполнение только одним нажатием левой кнопки мыши.
Результат:
Данный макрос соответствует сочетанию клавиш Shift + Ctrl + F6.